Conditions générales d’utilisation et de vente

Préambule

(A)     AXIOCAP, Société par actions simplifiée, au capital de 194,66 euros, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Montpellier sous le numéro 853 941 474 et dont le siège social est situé 143 Rue Albert Viger, 34070 MONTPELLIER, en sa qualité de filiale détenue majoritairement par le GIE INFOGREFFE (Groupement d’intérêt économique de nature civile), immatriculé au registre du commerce et des sociétés de Créteil sous le numéro 338 885 718 et dont le siège social est situé 5-7 Avenue de Paris, 94300 VINCENNES, propose et exploite, notamment via le site www.axiocap.com (ci-après le « Site ») une solution de dématérialisation des registres légaux et des assemblées générales des sociétés (ci-après la « Solution », cette dernière étant plus amplement décrite ci-après).

(B)      Leservice client, qui peut être joint par les Clients (tel que ce terme estdéfini ci-après) ou par les Utilisateurs (tel que ce terme est défini ci-après)est accessible aux coordonnéessuivantes (qui sont également rappelées à l’article 17 ci-après) :

Adresse physique : Support Axiocap, 143 Rue Albert Viger, 34070MONTPELLIER

Mail : support@axiocap.com

(C)      C’est dans le cadre de la commercialisation et del’exploitation de cette Solution auprès des Clients (tels que ce terme estdéfini ci-après) ainsi que dans le cadre de l’utilisation du Site par lesInternautes (tel que ce terme est défini ci-après) que sont établies les présentes CGUVqui s’appliquent à Axiocap ainsi qu’aux Clients, aux Utilisateurs et auxInternautes.

Article 1 : définitions

Pour l’interprétation des présentes CGUV, les termes suivants commençant par une majuscule, employés indifféremment au singulier ou au pluriel, auront la signification qui leur est attribuée ci-après sauf si le contexte indique explicitement une autre signification :

« Accompagnement personnalisé » : désigne toute intervention réalisée par Axiocap sur le compte du Client et à la demande du Client, n’entrant pas dans le cadre de l’assistance à la résolution d’Anomalie.

« Anomalie » : désigne tout incident, blocage, anomalie ou panne de la Solution ou des services auxquels donne accès la Solution, mais également tout défaut, non-conformité, insuffisance et/ou dégradation des performances de la Solution ou des services auxquels donne accès la Solution, ces anomalies pouvant être une Anomalie Bloquante, une Anomalie Majeure ou une Anomalie Mineure, étant précisé que seules les Anomalies concernant une Fonctionnalité Essentielle peuvent constituer une Anomalie Bloquante ou une Anomalie Majeure.

« Anomalie Bloquante » : désigne une Anomalie concernant une Fonctionnalité Essentielle provoquant l’arrêt de l’exploitation opérationnelle et/ou l’indisponibilité et/ou l’inopérabilité de la Solution ou des services auxquels donne accès la Solution, entrainant notamment l’impossibilité d’utiliser l’une des Fonctionnalités Essentielles de la Solution (blocage du processus sans Contournement possible). Une Anomalie Bloquante qui bénéficie d’un Contournement est assimilée à une Anomalie Majeure.

« Anomalie Majeure » : désigne une Anomalie concernant une Fonctionnalité essentielle n’empêchant pas l’utilisation de la Solution ou des services auxquels donne accès la Solution mais rendant l’exploitation de la Solution difficile et dans des conditions dégradées, une Anomalie Majeure  pouvant notamment à ce titre être une Anomalie qui affecte la conformité, l’intégrité ou la confidentialité du système ou des données qu’il gère ou restitue des données erronées et/ou affecte l’utilisation de fonctionnalités du système sur des composantes autres qu’ergonomiques et/ou produit un résultat fonctionnel erroné. Il est rappelé qu’est assimilée à une Anomalie Majeure une Anomalie Bloquante qui bénéficie d’un Contournement accepté par le Client.

« Anomalie Mineure » : désigne (i) toute Anomalie concernant une Fonctionnalité essentielle qui permet de poursuivre l’exploitation complète de la Solution et des services auxquels elle donne accès dans l’ensemble de ses fonctionnalités, y compris au moyen d’une procédure inhabituelle, mais qui affecte la conformité de la Solution et les services auxquels elle donne accès dans ses composantes mineures et/ou toute autre Anomalie concernant une Fonctionnalité Essentielle ne rentrant pas dans les catégories d’Anomalie Bloquante ou Majeure telle que, par exemple, une Anomalie qui, notamment, produit un fonctionnement dégradé de la Solution sur des aspects ergonomiques, graphiques ou éditoriaux, dits de « confort » pour l’Utilisateur, et/ou qui n’entache pas de façon significative la bonne marche d’une fonctionnalité (ii) et toute Anomalie concernant une fonctionnalité non essentielle de la Solution ou des services auxquels elle donne accès.

« Client » : Toute personne physique ou morale professionnelle, qui commande les services proposés par  Axiocap tels qu’identifiés aux présentes CGUV et entre, à ce titre, en relation contractuelle avec Axiocap. Dans le cas où un Client souhaiterait faire bénéficier à ses propres clients de la Solution, seul le Client sera considéré comme engagé dans une relation contractuelle avec Axiocap. Les clients du Client demeureront tiers à cette relation.

« Client Consommateur » : désigne tout Client (i) ayant la qualité de consommateur au sens de l’article liminaire du Code de la consommation, à savoir, au jour des présentes, toute personne physique qui agit à des fins qui n'entrent pas dans le cadre de son activité commerciale, industrielle, artisanale, libérale ou agricole (ii) et, en application de l’article L 221-3 du Code de la consommation, le professionnel concernant lequel la souscription de la relation contractuelle organisée par les présentes CGUV n’entre pas dans le champ de l'activité principale dudit professionnel et dont le nombre de salariés employés par ce dernier est inférieur ou égal à cinq.

« Compte » : désigne le compte créé par le Client, et qui permet au Client et aux Utilisateurs intervenant pour le compte du Client d’accéder à la Solution et aux services auxquels donne accès la Solution.

« Contournement » : désigne toute procédure ou solution, fournie en urgence par Axiocap, autre que la correction effective et pérenne de la cause de l’Anomalie ou du dysfonctionnement de la Solution constaté et permettant d’obtenir un fonctionnement dégradé mais acceptable, de la Solution sur le plan fonctionnel, technique, ou ergonomique (il s’agit d’un palliatif et non d’un curatif). Un Contournement implique également si nécessaire la modification des enregistrements de la base de données par Axiocap. Elle apporte une solution temporaire et transitoire, et doit faire l’objet d’une Correction dans les délais impartis.

« Correction » : désigne une solution fournie par Axiocap afin de remédier à une Anomalie ou un dysfonctionnement de la Solution.

« Disponibilité » : désigne le fait que les fonctionnalités de la Solution et les Données sont accessibles et utilisables par les Utilisateurs au moment voulu et avec la performance définie aux présentes CGUV (et/ou au contrat en cas de recours à un contrat).

« Dispositif d’enregistrement électronique partagé » ou « DEEP » : désigne une technologie de stockage et de transmission d’informations, transparente, et sécurisée. Il s’agit d’une base de données qui contient l’historique de tous les échanges effectués entre ses utilisateurs depuis sa création.

« Données » : désigne les données, bases de données, et informations du Client, notamment celles correspondant à ses registres légaux, celles relatives à ses mouvements de titres, et/ou son actionnariat et qui sont exploitées et/ou hébergées au travers de la Solution.

« Entité Affiliée » : par rapport à l’une des Parties, société qui est sa filiale au sens de l’article L 233-1 du Code de commerce, ou dont cette même Partie est une des filiales selon l’article L 233-1 précité, ou pour laquelle il existe une entité dont cette société et cette Partie sont toutes deux filiales au sens de ce même article.

« Fonctionnalités essentielles » : désigne les services majeurs suivants auxquels donne accès la Solution, ces services majeurs étant ci-après identifiés de manière limitative : (i) la tenue des registres de mouvements de titres et des autres registres légaux (ii) l’ancrage sur un dispositif d’enregistrement électronique partagé des mouvements de titres (iii) la tenue dématérialisée des assemblées (iv) la gestion de l’actionnariat. Seules ces Fonctionnalités Essentielles, en cas de dysfonctionnement avéré, peuvent donner lieu à des Anomalies Majeures et/ou Bloquantes.

« Identifiants » : désigne l’identifiant à proprement parler de l’Utilisateur (ou « login ») et le mot de passe (ou « password ») lui permettant d’accéder à la Solution.

« Internaute » : désigne tout internaute naviguant sur le Site.

« Maintenance » : désigne les prestations fournies par Axiocap au titre des prestations de Support, de Maintenance corrective, adaptative et évolutive et la livraison des Mises à jour mineures et majeures de la Solution. La Maintenance corrective concerne la Correction des Anomalies et l’amélioration de son fonctionnement (performance, sécurité, fiabilité) sans régression fonctionnelle. La Maintenance évolutive consiste en la mise à jour de la Solution. La Maintenance adaptative consiste à faire évoluer la Solution pour l’adapter aux changements règlementaires.

« Mise à Jour » : désigne une modification de la Solution effectuée par Axiocap, dans le cadre de l’amélioration du confort de fonctionnement de la Solution ainsi que du Support et/ou de la Maintenance, qui apporte notamment des Corrections et/ou Contournements d’Anomalies.

« Parties » : désigne d’une part Axiocap et d’autre part le Client qui commande et achète auprès d’Axiocap les services identifiés aux présentes CGUV et qui, à ce titre, entre en relation contractuelle avec Axiocap.

« Prestataire Tiers » : désigne les prestataires choisis par Axiocap pour le stockage, l’horodatage, l’envoi de lettre recommandée électronique, et la signature électronique des documents, comme stipulé à l’article 4.1.1 des CGUV.

« Solution » : désigne la solution applicative logicielle Axiocap donnant accès aux services identifiés à l’article 4 des CGUV et comprenant notamment les services de dématérialisation des registres de mouvements de titres et autres registres légaux tels que les registres des assemblées générales et autres organes sociaux délibérant des sociétés, et mise à la disposition du Client en mode SaaS, incluant toutes ses Mises à jour.

« SaaS  » ou « Software as a Service » : désigne un service permettant à l’Utilisateur d’accéder à distance aux fonctionnalités d’une solution applicative logicielle, via le réseau Internet et une connexion au serveur de l’opérateur du Service, sur lequel la solution est installée.

« Support » : désigne les services d’assistance dans la résolution des Anomalies, tels que définies dans les CGUV (et/ou dans le contrat en cas de recours à un contrat).

« Transaction » : désigne toute opération du Client ou d’Axiocap se rapportant aux Données du Client sur la Solution.

« Utilisateur(s) » : désigne la personne qui utilise la Solution et les services auxquels la Solution donne accès et qui est une personne physique, employée ou mandataire du Client ou est un prestataire avec lequel le Client est sous contrat, et qui, en tout état de cause, est autorisée par le Client à accéder, pour son compte, à la Solution. Le nombre d’Utilisateur(s) n’est pas limité.

Article 2 : application des CGUV - Descriptif du cadre contractuel entre Axiocap et le client

2.1       Les CGUV ont pour objet de définir les modalités de mise à disposition du Site vis-à-vis des Internautes, des Clients et des Utilisateurs.

‍

2.2       En ce qui concerne les Clients et/ou les Utilisateurs, les CGUV ont également pour objet de déterminer (i) les conditions et modalités d’utilisation des services auxquels donne accès la Solution ainsi que (ii) les obligations respectives des Parties dans le cadre de l’utilisation de la Solution et des services auxquels donne accès la Solution.

‍

2.3       En effet, et comme stipulé à l’article 3 ci-après, le Site offre un espace dont l’accès est gratuit et est accessible à tout Internaute et le Site comprend en outre un espace dont l’accès est réservé aux Clients et aux Utilisateurs à partir duquel est exploitée la Solution et sont mis en œuvre les services auxquels donne accès la Solution.

‍

2.4      Avant de passer commande au titre de son accès à la Solution et aux services auxquels cette dernière donne accès, le Client déclare avoir pris connaissance des CGUV et les avoir, de ce fait, préalablement acceptées, sans aucune réserve.

Le cas échéant, si un Client forme des demandes particulières ou si un Client souhaite également formaliser un contrat alors, en sus des présentes CGUV, est également conclu un contrat entre  Axiocap et le Client qui a valeur de « conditions particulières ». Ces conditions particulières peuvent alors déroger aux CGUV.

En cas de contradiction entre les CGUV et les conditions particulières susvisées, les conditions particulières prévalent.

En tout état de cause (i) la seule acceptation des présentes CGUV et (ii) la mise à disposition subséquente de la Solution et des services auxquels elle donne accès (iii) génèrent une relation contractuelle entre Axiocap et le Client.

L’Utilisateur ayant également accès à la Solution et aux services auxquels la Solution donne accès, les CGUV s’appliquent également aux Utilisateurs et le Client se porte fort du respect des CGUV par l’Utilisateur qui intervient pour le compte du dit Client.

Axiocap se réserve la faculté de modifier les présentes CGUV, en ce compris, les tarifs identifiés ci-après, sous réserve d’en informer individuellement les Clients, étant précisé que cette modification tarifaire est alors applicable au Client à date de renouvellement d’abonnement. Dans le cas où le Client refuserait cette modification des CGUV et/ou des tarifs ce dernier serait alors autorisé à résilier la relation contractuelle avec Axiocap dès la notification par Axiocap des modifications des CGUV et/ou des tarifs, dans ce délai d’un (1) mois après notification et sous réserve du respect d’un préavis d’un (1) mois, ledit préavis pouvant être envoyé par email à l’adresse suivante : contact@axiocap.com Axiocap pouvant également être contacté à ce titre comme stipulé à l’article 17 ci-après « Service Clientèle ») ou par lettre recommandée avec accusé de réception.

Article 3 : identification du site

Le Site offre un espace dont l’accès est gratuit et est accessible à tout Internaute.

Cet espace dont l’accès est gratuit comprend l’accès aux éléments suivants : (i) la présentation de la Solution et de ses fonctionnalités (ii) la consultation des tarifs de la Solution (iii) un formulaire de contact (iv) un blog contenant des articles relatifs à l’environnement du Site (v) une bibliothèque de modèles de documents.

Le Site comprend en outre un espace dont l’accès est réservé aux Clients et aux Utilisateurs à partir duquel est exploitée la Solution et sont mis en œuvre les services auxquels donne accès la Solution.

L’accès à la Solution et aux services auxquels elle donne accès est conditionné à la création d’un compte sur le Site ainsi qu’à la commande de services (comme stipulé aux articles 5 « commandes » et 6 « tarification »)

Dans le cadre de la création de ce compte, la personne créant le compte fournit les éléments relatifs à son identification. S’il s’agit d’une personne morale, lesdits éléments concernent le numéro de RCS, la forme sociale, l’adresse du siège social, l’identification du représentant légal. Toute personne morale créant un compte doit être légalement constituée et agir par l’intermédiaire d’un représentant dûment habilité.

S’il s’agit d’une personne physique, lesdits éléments concernent : le nom, prénom, adresse, date de naissance.

Toute personne physique créant un compte doit être âgé d’au moins dix-huit (18) ans et jouir de la pleine capacité juridique.

Toute personne créant un compte (i) s’engage à fournir des informations sincères et exactes concernant son identification et/ou état civil et/ou ses coordonnées, notamment en ce qui concerne son adresse email et (ii) et est responsable de la mise à jour des informations fournies, les modifications pouvant être effectuées en se connectant à son espace membre.

Une fois la création du compte effectuée et la commande de services opérée (comme stipulé aux articles 5 « commandes » et 6 « tarification »), le Client et les Utilisateurs se voient attribués des Identifiants leur permettant d’accéder à la Solution et aux services auxquels la Solution donne accès et qui sont identifiés ci-après.

Article 4 : identification des services   

Article 4.1: descriptif de la solution et identification des services auxquels la solution donne accès

4.1.1    La Solution, décrite dans la définition ci-avant, désigne la solution applicative logicielle de dématérialisation des registres légaux et des assemblées générales des sociétés, mise à la disposition du Client en mode SaaS.

‍

4.1.2    Les services auxquels cette Solution donne accès sont les suivants :

‍

4.1.2.1 La tenue d’un registre de mouvements de titres dématérialisé permettant à l’Utilisateur de mouvementer et d’administrer le registre de mouvements de titres dans le respect des dispositions légales et réglementaires en vigueur.

Le service de registre de mouvements de titres dématérialisé utilise la technologie du Dispositif d’Enregistrement Electronique Partagé et permet l’enregistrement des mouvements de titres d’une société donnée sur la base d’attributs standards :

-      Date du mouvement ;

-      Nom du compte du bénéficiaire ;

-      Nom du bénéficiaire ;

-      Nom du compte du titulaire ;

-      Nom du titulaire ;

-      Nature du titre ;

-      Quantité mouvementée ;

-      Dénomination de l’entreprise ;

-      SIRET de l’entreprise.

L’inscription de ces attributs dans le dispositif d’enregistrement électronique partagé génère un code unique, le hash cryptographique, lequel est immuable et permet d’identifier lesdits attributs. Ce hash constitue le moyen de preuve prévu par le décret n° 2018-1226 du 24 décembre 2018.

Le dispositif d’enregistrement électronique partagé est un système distribué qui enregistre l’ensemble des mouvements affectant les titres d’une société de manière chronologique et sécurisée.

Afin de garantir la sécurité des données présentes sur le dispositif d’enregistrement électronique partagé,  Axiocap implémente une base de données authentifiée de façon cryptographique. Cette base de données est gérée par le réseau distribué de nœuds de validation qui suivent le protocole de consensus Raft. Chaque nœud de validation génère des signatures cryptographiques attestant de l’état du dispositif d’enregistrement électronique partagé. Les nœuds de validation sont des organisations sélectionnées qui répondent à une liste de critères définis.

Chaque Transaction enregistrée sur le dispositif d’enregistrement électronique partagé est cryptée à l’aide du standard “Advanced Encryption Standard”. Chaque personne présente sur le réseau peut avoir une vue sur les Transactions présentes sur le réseau, mais ne peut lire les Données.

Le produit “Gestion des titres / parts sociales et RMT” permet de gérer tous types de titres et de mouvements, ainsi que de générer les ordres de mouvements et les formulaires CERFA idoines. De surcroît, ce produit permet auClient de visualiser sa table de capitalisation automatiquement mise à jour en fonction des mouvements de titres effectués, ainsi que la visualisation des éventuels vestings.

‍

4.1.2.2 La Solution offre en outre aux Utilisateurs un service de tenue et d’administration des autres registres légaux (autres que le registre de mouvement de titre susvisé) tels que registres des délibérations sociales et les registres de présence.

Les procès-verbaux d’assemblée sont signés électroniquement et consignés dans un registre numérique sécurisé conservant l’historique des preuves.

‍

4.1.2.3 La Solution offre également un service de secrétariat dématérialisé des assemblées délibérantes et autres organes délibérant permettant (i) l’envoi des convocations par Lettre Recommandée Electronique, par email simple ou par Envoi Recommandé Electronique, étant précisé qu’il convient que le Client et/ou l’Utilisateur s’assure que les statuts de la structure juridique à laquelle il appartient ne lui interdisent pas d’utiliser des convocations par Envoi Recommandé Electronique, et (ii) un service applicatif de vote électronique qui gère les droits de vote et dont les résultats s’intègrent automatiquement au procès-verbal, ainsi qu’une mise en registre automatisée.

‍

4.1.2.4 Registre unique du personnel (RUP) : La Solution permet lagénération d’un Registre Unique du Personnel (RUP). En quelques clics, lesentrées et sorties des collaborateurs sont enregistrées et facilement mises àjour. Le Client peut visualiser rapidement les registres de l’ensemble de sesétablissements et télécharger en format PDF sécurisé le RUP pour le communiqueraux personnes habilitées (délégués du personnel, organismes sociaux ...).

‍

4.1.2.5 La Solution donne également accès à (i) un service de signature électronique et (ii) un service de stockage des documents (dataroom).

‍

4.1.2.6 Les technologies utilisées dans le cadre de ces services susvisés sont les suivantes :

-        Certification eDoc Group

La Solution dispose d’un coffre-fort numérique sécurisé certifié eDoc Group, conformément aux Règles de certification NF Logiciel et à la norme ISO/CEI 25051 : 2014. Ce coffre-fort numérique est conforme aux exigences spécifiques concernant les Composants Coffre-Fort Numérique (CCFN) de la partie 10 des règles de certification NFLogiciel. eDoc Group est une société certifiée par l’association française de normalisation (AFNOR), et agréée par le service interministériel des archives de France (SIAF), depuis l’arrêté du 15 mars 2019, pour la conservation des archives publiques courantes ou intermédiaires.

Pour répondre aux exigences de la certification AFNOR et de l’agrément du Service Interministériel desArchives de France (SIAF), eDoc Group héberge ses infrastructures IT dans un cloud souverain. L’architecture informatique dédiée aux environnements d’eDoc Group est localisée dans des datacenters de type Tier 4. Elle bénéficie d’un Plan de Reprise d’Activité pour un démarrage du site de secours en une heure. L’infogérance des équipements s’appuie sur les certifications ISO27001 (sécurité), ISO 9001 (management qualité) et ITIL, ISO 20000 (service management).

-        Stockage, horodatage, et signature électronique de documents

La Solution intègre le stockage, l’horodatage et la signature électronique des documents, pour lesquels Axiocap fait appel à des Prestataires Tiers. Les Prestataire Tiers choisis par Axiocap sont OVH pour le stockage et Signaturit pour la signature électronique.

‍

-        Envoi de Lettre Recommandée Electronique (LRE) et Envoi Recommandé Electronique (ERE)

La Solution intègre la possibilité d’envoyer des convocations par LRE ou ERE, pour lesquelles Axiocap fait appel au Prestataire Tiers AR24. En utilisant la Solution, il est expressément prévu que les Utilisateurs et Clients acceptent automatiquement les CGU d’AR24, consultables ici : https://www.ar24.fr/cgu/

‍

4.1.2.7 Il est convenu que les technologies susvisées peuvent évoluer pendant le cours de la relation contractuelle avec le Client, en fonction notamment des évolutions législatives et réglementaires et en fonction des évolutions informatiques et des technologies, ce qui est expressément accepté par le Client et les Utilisateurs. De la même manière, pendant le cours de la relation contractuelle entre le Client et Axiocap, ce dernier peut à tout moment changer de Prestataires Tiers, ce qui est expressément accepté par le Client et les Utilisateurs.

‍

4.1.2.8 La Solution permet enfin d’accéder à différents simulateurs indicatifs tels que simulateur de levée de fonds, de versement de dividendes ainsi qu’à différents tableaux de bord offrant une vue synthétique des principales informations capitalistiques de la société concernée.

‍

4.1.2.9 Selon la formule choisie par le Client, la Solution permet également de visualiser un organigramme des sociétés inclues dans le portefeuille duClient.

‍

4.1.2.10        Selon la formule choisie par le Client, ce dernier peut archiver des sociétés de son portefeuille. Cet archivage permet de stocker les données de ses sociétés pour une durée déterminée ou indéterminée, avec intégrité des données archivées de 99,99% et une disponibilité 24/7. Cela entrainera une tarification particulière exposée à l’article 6.1.

‍

4.1.2.11         Synchronisation à distance des données des sociétés du portefeuille du Client : Selon la formule choisie par le Client, Axiocap met en place la synchronisation des données entre un connecteur type INPI (guichet unique par exemple) et la Solution. La garantie de disponibilité de la synchronisation des données est de 99,5% mensuelle, cette garantie pouvant légèrement varier suivant celle de l’INPI.

‍

4.1.2.12        Intégration API. Selon la formule choisie par le Client, Axiocap met en place un service d’interface de programmation d’applications (API)permettant de connecter la Solution avec le système d’information du Client afin d’échanger et de faire circuler facilement des données. Axiocap fournit une documentation régulièrement mise à jour, sur les API, à la demande duClient. Une aide à l’intégration API peut être fournie au Client par Axiocap, sur demande.

‍

4.1.2.13 Mises à jour de la Solution :

Le Client et/ou l’Utilisateur bénéficie des Mises à jour de la Solution qui peuvent être librement mises en œuvre par Axiocap dès lors qu’elles n’emportent aucune régression permanente des services proposés en termes de performances. En tout état de cause, les évolutions fonctionnelles ou techniques ne devront pas remettre en cause les exigences termes de sécurité ou compromettre une éventuelle opération de réversibilité et de transfert des Données.

Dans ce cadre, Axiocap garantit le maintien des performances et lors de la livraison de chaque nouvelle Mise à jour et notamment :

-       La non-régression permanente des fonctionnalités de la Solution par rapport à la version précédente ;

-       La non-régression permanente du paramétrage fonctionnel (fiche descriptive, structure de la chambre forte, habilitation) ;

-       Le maintien des niveaux de fiabilité, de Disponibilité, de sécurité et de maintenance, ainsi que des niveaux de service, voire une amélioration de ces niveaux.

Toutefois, le Client et/ou l’Utilisateur reconnaissent, sont conscients et acceptent sans réserve que toute Mise à jour pourra entrainer de légers défauts temporaires qui seront corrigés conformément aux stipulations de l’article 4.7 ci-après.

‍

4.1.2.9 Modèles de documents

La bibliothèque de documents mise à disposition sur le Site ne présente qu’un caractère indicatif, et ne saurait à ce titre se substituer à un conseil juridique établi par un(e) avocat(e), ni engager la responsabilité d’Axiocap pour quelque motif que ce soit.

4.1.3    Les Services auxquels donne accès la Solution permettent au Client de partager son compte avec les Utilisateurs de son choix, étant à ce titre rappelé que les présentes CGUV s’appliquent aux Clients et aux Utilisateurs.

Article 4.2 : hébergement

Axiocap héberge la Solution et stocke les Données sur le territoire de l’Union Européenne, auprès d’OVH, lequel est basé en France métropolitaine.

Le site principal d’hébergement est situé à Gravelines, France.

Il est dupliqué géographiquement sur un site secondaire, situé en Allemagne.

Axiocap fournit un service d’hébergement géographiquement dupliqué.

En sus, Axiocap stocke certaines données en Espagne (les données en lien avec le service de signature électronique fourni par le prestataire Signaturit) et sur des serveurs français d’Orange concernant les données en lien avec le service de coffre-fort numérique sécurisé.

Pendant le cours de la relation contractuelle avec le Client, Axiocap pourra modifier les sites d’hébergement susvisés et/ou le prestataire susvisé en charge de l’hébergement à la condition que le nouveau prestataire et/ou les nouveaux sites présentent une qualité et une sécurité équivalente au prestataire actuel et aux sites actuels.

Toutefois, Axiocap ne pourra déplacer ses serveurs, héberger la Solution, ou stocker et sauvegarder les Données du Client en dehors de l’Union Européenne sans en avoir au préalable informé par écrit le Client.

Axiocap s’assure que, par le biais de l’hébergeur susvisé que soient mis en place des pare-feu, anti-virus, et outils de détection d’intrusion ou de spyware garantissant une protection efficace.

‍

Article 4.3 : respect de la sécurité - disponibilité de la solution

4.3.1 Axiocap s’engage à mettre en œuvre tout moyen pour préserver la sécurité, l’intégrité, la Disponibilité et la confidentialité des Données du Client, ainsi que des éventuels supports électroniques sur lesquels ces dernières seraient stockées.

Axiocap dispose d’un système sécurisé conforme au dernier état de l’art.

Axiocap s’engage à informer immédiatement le Client par écrit de tout risque réel ou potentiel lié à la sécurité dont il a connaissance et à prendre immédiatement toute mesure qui s’impose pour protéger ou restaurer la sûreté, la sécurité, l’intégrité, la confidentialité et la Disponibilité ou l’intégrité des Données du Client et de la Solution.

Axiocap s’engage à préserver à tout moment l’intégrité et la confidentialité des Données communiquées par le Client et/ou les Utilisateurs.

La sauvegarde des Données est effectuée de manière quotidienne.

‍

4.3.2     Axiocap met tout en œuvre à l’effet d’assurer la continuité d’accès à la Solution et sa Disponibilité et met tout en œuvre à l’effet que la Solution ne soit pas indisponible plus de vingt-quatre (24) heures.

Axiocap met en place une duplication et une redondance de ses serveurs de sorte à ce que, en cas d’anomalie rencontrée sur un serveur (panne, incendie, etc.), un autre serveur puisse prendre le relais, assurant la reprise de la sauvegarde la plus récente des données.

‍

4.3.3  Axiocap met tout en œuvre à l’effet de garantir le Client que les données insérées dans le coffre-fort numérique sont protégées de toute divulgation.

Article 4.4 : langue

Le Site, de même que les services auxquels donne accès la Solution sont exclusivement proposés en langue française.

La langue d’interprétation des CGUV est la langue française.

‍

Article 4.5 : migration

Axiocap peut, sur demande du Client et après accord entre le Client et Axiocap, effectuer la migration des fichiers et des Données du Client vers la plateforme Axiocap. Cette opération donnera lieu à l’établissement d’un devis, lequel devra être accepté par le Client avant que les opérations de migration ne soient mises en place.

Une fois les opérations de migration réalisées, un formulaire de fin de migration est envoyé au Client et il est demandé au Client de retourner à Axiocap ce formulaire complété et signé, dans les trente (30) jours suivant sa réception. Le Client ne retournant pas le formulaire dans ce délai est réputé avoir pris connaissance de la migration effectuée et en avoir validé sa conformité. Dans un tel cas, Axiocap ne pourra être tenu pour responsable si des erreurs de retranscription (lors des opérations de migration) sont révélées. La correction de ces erreurs par les services d’Axiocap donnera lieu à établissement d’un nouveau devis.

En tout état de cause, l’envoi et le retour par voie postale des Données sous format papier au Client demeurent à la charge exclusive du Client.

Article 4.6 : formation

Axiocap peut effectuer, sur demande du Client, une formation à l’utilisation de la Solution pour un ou plusieurs collaborateurs, sur un volume horaire déterminé, en visioconférence, selon le calendrier convenu entre Axiocap et le Client. Cette opération donnera lieu à l’établissement d’un devis qui devra être validé par le Client avant la mise en œuvre de cette formation.

Article 4.7 : support - maintenance

4.7.1    Le service d’assistance technique dans le cadre du Support et de la Maintenance corrective s’applique à la Solution et à tout service auquel la Solution donne accès.

Cette assistance technique consiste à assister le Client et les Utilisateurs par email et/ou par télémaintenance, pour la gestion et la résolution des incidents, dysfonctionnements et Anomalies.

Le service d’assistance technique assure au Client une réponse sous 48 (quarante-huit) heures ouvrées, le service d’assistance technique étant accessible comme suit :

-    Une assistance par chat, directement accessible depuis la Solution ;

-    Une assistance par email à l’adresse suivante : support@axiocap.com

-    Etant précisé que l’adresse de correspondance postale est la suivante : Support Axiocap, 266 PlaceErnest Granier, 3ème étage Montpellier ;

-    La mise en place d’un outil de supervision (statistiques, performances, monitoring mémoire, etc.) ;

-    L’expertise technique et fonctionnelle sur les montées de Mises à jour ultérieures.

‍

4.7.2    Le Client et/ou l’Utilisateur se doit de signaler, sans délai, les incidents et Anomalies rencontrés qu’il documentera en fournissant à Axiocap les éléments dont il dispose, de manière à ce que Axiocap puisse traiter au mieux la demande du Client et/ou de l’Utilisateur. Axiocap procèdera alors au diagnostic de l’Anomalie et procédera à sa résolution selon les modalités suivantes de Maintenance corrective :

-       En cas d’Anomalie Bloquante, Axiocap mettra en place un Correctif ou un Contournement dans un délai de deux (2) jours ouvrés, à compter de la notification de l’Anomalie par le Client et/ou l’Utilisateur ;

-       En cas d’Anomalie Majeure, Axiocap s’engage à mettre en place un Correctif ou un Contournement dans un délai de cinq (5) jours ouvrés, à compter de la notification de l’Anomalie par le Client et/ou l’Utilisateur ;

-       En cas d’Anomalie Mineure, Axiocap s’engage à mettre en place un Correctif ou un Contournement dans un délai de quarante-cinq (45) jours ouvrés, à compter de la notification de l’Anomalie parle Client et/ou l’Utilisateur.

Axiocap ne saurait engager sa responsabilité au titre des opérations susvisées dans les cas suivants :

-       Refus du Client et/ou de l’Utilisateur de collaborer avec Axiocap dans la résolution des Anomalies et notamment en cas d’absence de réponse aux questions et demandes de renseignement ;

-       Utilisation de la Solution par le Client ou par l’Utilisateur, de manière non conforme à sa destination ou à sa documentation ;

-       Modification non autorisée de la Solution par le Client ou par l’Utilisateur ;

-       Manquement grave du Client à ses obligations au titre des CGUV et/ou du contrat qu’il aurait conclu avec Axiocap;

-       Implantation par le Client ou par l’Utilisateur de tous progiciels, logiciels ou système d'exploitation ou utilisation de consommables, incompatibles avec la Solution ;

-       Défaillance des réseaux de communication électronique du Client et/ou de l’Utilisateur ;

-       Acte de dégradation, malveillance, sabotage du Client et/ou de l’Utilisateur ;

-       Cas de force majeure ou tout fait de tiers.

En outre, Axiocap décline toute responsabilité en cas de mauvaise utilisation ou négligence de la part du Client et/ou d’un Utilisateur quant à l’utilisation de la Solution qui serait directement ou indirectement, exclusivement ou en partie à l’origine d’une Anomalie.

Les opérations et interventions susvisées, au titre du Support et de la Maintenance corrective, entendus comme la résolution d’Anomalies, sont comprises dans le prix de l’abonnement à la Solution, tel qu’identifié ci-après.

Les interventions réalisées au titre d’un Accompagnement personnalisé n’entrent toutefois pas dans le cadre de l’assistance à la résolution d’Anomalie(s) et doivent faire l’objet d’un accord spécifique entre le Client et Axiocap, étant précisé qu’avant que ne puisse être délivrée une opération d’accompagnement, un accord entre le Client et Axiocap doit intervenir à cet effet.

‍

4.7.3    Outre ces opérations de Maintenance corrective susvisées, pendant le cours de la relation contractuelle entre Axiocap et le Client, Axiocap pourra procéder aux opérations de Maintenance et de Mises à Jour de la Solution, étant précisé à ce titre qu’Axiocap garantit que les Mises à jour de la Solution n'entraînent aucune régression permanente des services proposés en termes de performances et/ou de sécurité.

Dans le cadre de ces opérations de Maintenance et de Mises à Jour de la Solution, la Disponibilité de la Solution et des services auxquels cette dernière donne accès pourra ne pas être assurée de manière momentanée, ce qui est accepté par le Client et les Utilisateurs.

‍

Article 4.8 : sous-traitance

Il est expressément convenu qu’Axiocap pourra sous-traiter à tout tiers de son choix tout ou partie des services identifiés au présent article 4 et, plus globalement, aux présentes CGUV.

Axiocap demeurera cependant seul responsable vis-à-vis des Clients et/ou des Utilisateurs.

Article 5 : commande -paiement

5.1       Le Client procède à sa commande en ligne, dans l’espace dédié du Site, au moyen du formulaire dédié figurant sur le Site et conformément aux stipulations de l’article 23 ci-après « Droit de Rétractation ».

Afin que la commande du Client soit validée, le Client doit accepter les présentes CGUV, cette acceptation étant matérialisée par un clic d’acceptation par le Client des CGUV et ce dans le bloc spécifique dédié à cet effet sur le Site ou par la signature du devis les incluant.

Cette acceptation par le Client des CGUV et la confirmation par le Client de sa commande dans l’espace dédié du Site donne lieu à l'envoi au Client par Axiocap d'un courriel de de confirmation de la commande du Client.

Toute commande par le Client conformément aux stipulations ci-avant vaut acceptation par le Client des services identifiés aux présentes CGUV (notamment leur article 4 ci-avant) ainsi que des tarifs prix identifiés aux présentes CGUV (notamment en leur article 6 ci-après).

En cas de défaut de paiement et/ou en cas de coordonnées erronées concernant le Client telles que figurant à son compte et/ou en cas de toutes autres difficultés concernant notamment le compte du Client, Axiocap se réserve le droit de suspendre la commande du Client jusqu'à la résolution de cette difficulté telle que notifiée au Client par Axiocap à l’adresse e-mail spécifiée par le Client dans son compte.

Concernant toute question relative au suivi d'une commande, le Client peut contacter Axiocap à l’adresse e-mail : contact@axiocap.com ; Axiocap pouvant également être contacté par le Client au titre de toute question concernant sa commande comme stipulé ci-après à l’article 17 « Service Clientèle ».

‍

5.2       Le paiement par le Clients'effectue par prélèvement SEPA.

La solution GoCardless est utilisée pour permettre les prélèvement SEPA.

Lors du paiement en ligne de fonctionnalités supplémentaires, leClient indique le nom du titulaire de la carte bancaire, le numéro de la carte bancaire, la date d'expiration de la carte bancaire et les trois chiffres du cryptogramme de sécurité inscrits au dos de sa carte bancaire. En procédant au paiement, le Client déclare et garantit qu’il est bien habilité et autorisé à utiliser cette carte bancaire à l’effet de réaliser ce paiement.

Le paiement en ligne est sécurisé et est effectué via la solution de paiement en ligne « STRIPE (stripe.com/fr) » et ce pour l’ensemble des services monétiques de paiement par carte bancaire et par débit direct libellés en euros.

Les conditions d’utilisation de GoCardless sont disponibles sur https://gocardless.com/fr-fr/legal/conditions-dutilisation-du-site-internet/.

Les conditions particulières d’utilisation des services de la solution Stripe sont disponibles sur www.stripe.com/fr/checkout/legal.

Article 6 : conditions tarifaires

Article 6.1 : tarifs de base

Le droit d'utiliser la Solution et les services auxquels la Solution donne accès est consenti en contrepartie du paiement effectué par le Client du prix applicable, dont les détails des prestations sont consultables sur le Site, dans les devis transmis et/ou dans toute négociation contractuelle entre Axiocap et le Client.

Les prix des différents services sont indiqués en « euros » et « hors taxes » sur la page de détails des tarifs disponibles sur le Site à cette adresse : https://www.axiocap.com/tarifs et reproduits dans tout devis transmis.

Trois formules d’abonnement sont proposées au Client :

-             La formule Basic ;

-             La formule Business ;

-             La formule Entreprise Grid ;

Chaque formule d’abonnement propose des services etprestations différents. Pour connaitre ces prestations, le Client serapprochera de l’équipe commerciale d’Axiocap.

Le Client peut intégrer dans la Solution en toute autonomie une ou plusieurs société(s), dès lors qu’il procède au paiement préalable d’un abonnement à la carte selon les tarifs consultables sur le Site, lesquels sont conditionnés au choix d’un ou plusieurs produits :

-       Produit “Gestion des titres / parts sociales et RMT*” : En souscrivant à ce produit, le Client bénéficie de la possibilité d’éditer des registres de titres et de procéder à la gestion de ses titres.

-       Produit “Registres des délibérations et des décisions: En souscrivant à ce produit, le Client bénéficie de la possibilité d’éditer tous types de registres obligatoires (registres des délibérations et décisions, registres sociaux, etc.).

-       Produit “Assemblées en ligne*”: En souscrivant à ce produit, le Client bénéficie de la possibilité de réaliser tous types d’assemblées en ligne (convocations et procès-verbaux dématérialisés, votes en ligne).

-       Produit “Registre Unique du Personnel (RUP)*” :En souscrivant à ce produit, le Client bénéficie de la possibilité de gérer et mettre à jour facilement et numériquement toutes les entrées et sorties des salariés de sa ou ses société(s), et d’éditer facilement le registre unique du personnel sur un support informatique conforme au Code du Travail.

*La dénomination des produits peut évoluer dans le temps.

‍

Le Client est libre de choisir l’un ou les produits qui satisferai(en)t ses besoins.

Le prix de l’abonnement est payable par le Client de manière annuelle,selon le volume de Produits souscrits.

Tout ajout de Société sera facturé. En effet, l’ajout dans la Solution de société “vides”, c’est-à-dire sans aucun produit rattaché, ni création d’un quelconque registre, sera soumis à tarification. Également, l’archivage des sociétés sur une durée déterminée ou indéterminée sera soumis à tarification. Seule la suppression totale et définitive d’une Société entrainera la fin de sa tarification.

De plus, tout ajout de Société au cours de la première année sera facturé sur la base des produits souscrits initialement, et tout ajout de Société en cours d’année sera facturé pour au moins un produit s’il n’y a pas eu de choix de produit fait par le Client (cas de la société “vide” par exemple).

Si le volume de Sociétés commandé par le Client n’est pas atteint, il ne sera pas automatiquement reporté lors de la période contractuelle suivante et sera définitivement perdu.

Dans le cas où il serait négocié, à titre exceptionnel, entre Axiocap et le Client, de tarifs préférentiels différents de ceux susvisés, conclus dans un devis signé par le Client, lesdits tarifs préférentiels seront appliqués. En effet, Axiocap se réserve le droit de proposer au Client des offres promotionnelles pouvant différer de la politique des prix ci-dessus visée.

Comme stipulé à l’article 2 ci-avant,  Axiocap se réserve la faculté de modifier les présentes CGUV, en ce compris, les tarifs identifiés ci-avant, sous réserve d’en informer individuellement les Clients, étant précisé que cette modification tarifaire est alors applicable au Client à date de renouvellement d’abonnement. Dans le cas où le Client refuserait cette modification des CGUV et/ou des tarifs, ce dernier serait alors autorisé à résilier la relation contractuelle avec Axiocap dès la notification par Axiocap des modifications des CGUV et/ou des tarifs, sous réserve du respect d’un préavis d’un (1) mois, ledit préavis pouvant être envoyé par email à l’adresse suivante : contact@axiocap.com ou par lettre recommandée avec accusé de réception.

Il est également rappelé que, en cas dedemandes spécifiques du Client, et après accord entre le Client et Axiocap, ilpeut, en fonction des demandes du Client, être convenu entre lui et Axiocapd’une rémunération complémentaire d’Axiocap au titre de la réalisation deprestations complémentaires sollicitée par le Client.

Article 6.2 : tarifs applicables à la signature électronique

Les prestations relatives au service de signature électronique (identifiées à l’article 4.1.2.4 ci-avant) donnent lieu à un tarif différentiel et dégressif en fonction de la quantité de signatures électroniques choisies. A ce titre, plusieurs packs de crédits sont proposés, un crédit étant entendu comme une signature électronique.

Les prix de ce service sont indiqués en « euros » et « hors taxes » sur la page de détails des tarifs disponibles sur le Site à cette adresse : https://www.axiocap.com/tarifs

Article 6.3 : tarifs applicables à la migration de données

La migration de l’historique des données et des registres sociaux ou de mouvements de titres du Client vers la plateforme Axiocap peut être effectuée par Axiocap à la demande du Client, en fonction des demandes du Client, et après accord entre le Client et Axiocap sur les prestations à effectuer à ce titre et sur le prix de ces prestations.

Les prix de ce service sont indiqués en « euros » et « hors taxes » sur la page de détails des tarifs disponibles sur le Site à cette adresse : https://www.axiocap.com/tarifs

Il est précisé que le nombre d’heures correspondant à cette prestation fait l’objet d’un accord préalable entre Axiocap et le Client.

En tout état de cause, de telles prestations ne peuvent être mises en œuvre qu’après accord sur les prestations et le prix entre Axiocap et le Client.

Article 6.4 :tarifs applicables au stockage de données (data room)

Le Client peut choisir entre les deux options suivantes dédiées au stockage et identifiées ci-dessous :

-      « Stockage sur-mesure » : Les Données sont stockées dans un coffre-fort numérique eDocSafe, dans un cloud souverain Orange, sécurisé et certifié aux normes CCFN, avec horodatage et archivage de chaque inscription ;

-      « Stockage illimité, gratuit, et inclus » : Les Données sont stockées dans un cloud souverain OVH, sécurisé et certifié aux normes ISO/IEC27001, 27701 et HDS, dans l’espace “coffre-fort” sur la solution.

Les prix de ces différents services sont indiqués en « euros » et « hors taxes » sur la page de détails des tarifs disponibles sur le Site à cette adresse : https://www.axiocap.com/tarifs

Les volumes de stockage susvisés s’appliquent à l’ensemble des documents stockés dans le coffre-fort numérique.

Il est précisé que les technologies susvisées et/ou les prestataires susvisés peuvent évoluer pendant le cours de la relation contractuelle avec le Client, en fonction notamment des évolutions législatives et réglementaires et en fonction des évolutions informatiques et des technologies, ce qui est expressément accepté par le Client et les Utilisateurs.

Il est enfin précisé que cette Data Room n’est accessible que pour les Clients bénéficiant des formules Business et Entreprise Grid.

‍

Article 6.5 : tarifs applicables à l'accompagnement personnalisé - formation

Le Client peut également solliciter auprès d'Axiocap un Accompagnement personnalisé. Ces interventions réalisées au titre d’un Accompagnement personnalisé, n’entrent pas dans le cadre de l’assistance à la résolution d’Anomalie(s) et sont facturées au tarif en vigueur consultable à l’adresse web suivante : https://www.axiocap.com/tarifs

Il est convenu que ces prestations impliquent un accord préalable entre  Axiocap et le Client, toutes prestations à ce titre ne pouvant être mises en œuvre qu’après accord sur les prestations et leur prix.

‍

Article 6.6 : tarifs applicables à la réversibilité des données

En cas de terminaison de la relation contractuelle entre Axiocap et le Client à l’initiative du Client ou par suite d’une faute d’Axiocap, la mise en œuvre de la réversibilité et du transfert des Données (comme stipulé à l’article 9 ci-après) sera comprise dans le prix de la Solution et des Service, dans la limite de la fourniture d’une collaboration commercialement raisonnable. Au-delà d’une telle collaboration, ou si le Client souhaite un export de Données non-comprises dans l’export généré (comme stipulé à l’article 9ci-après), la réversibilité sera à la charge du Client qui en supportera les frais, laquelle donnera lieu à établissement d’un devis.

Article 6.7 : tarifs applicables aux envois et lettres recommandées électroniques

Les envois d’ERE et de LRE sont facturés au tarif en vigueur consultable à l’adresse web suivante : https://www.axiocap.com/modules-envoi-convocations

En sus, pour la configuration du compte AR24 nécessaire à l'envoi des LRE, un montant forfaitaire de six euros et cinq centimes hors taxes (6,05€ HT) sera facturé au Client pour l'envoi du courrier recommandé postal nécessaire à l'identification de l'expéditeur.

Article 6.8 : tarifs applicables à la prise en main

Selon la formule choisie par le Client, il bénéficie d’une aide à la mise en place de son espace de travail dans la Solution. Cette prise en main revêt un caractère obligatoire et est constituée d’une formation des équipes du Client de quarante-cinq (45) minutes ainsi qu’une intégration des sociétés du Client dans son portefeuille.

Ce setup est facturé deux-cents euros hors taxes (200,00 € HT).

Article 6.9 : tarifs applicables à l'ajout d'actionnaires supplémentaires

Dans la formule Business, les cinq (5) premiers actionnaires, et dans laformule Entreprise Grid, les dix (10) premiers actionnaires invités sur laSolution par le Client sont offerts et ne donnent pas lieu à tarification.Au-delà, chaque actionnaire supplémentaire votant à une assemblée sera ajoutésous réserve du paiement de cinq (5) euros hors taxes par actionnaire.

Aucun actionnaire n’est offert dans la formule Basic, et chaque ajoutd’actionnaire donnera donc lieu à la tarification susvisée.

‍

Article 7 : obligations des parties

Article 7.1 : obligations d'Axiocap

Axiocap s’engage à mettre à disposition du Client la Solution de manière à ce que le Client et/ou l’Utilisateur puissent bénéficier des services auxquels donne accès la Solution et tels qu’identifiés à l’article 4 ci-avant.

Dans ce cadre, Axiocap s’engage à respecter les standards et exigences identifiées audit article 4 et aux présentes CGUV.

Article 7.2 : obligations du client et des utilisateurs

7.2.1    Obligations de paiement

Pour sa part, en contrepartie de la mise à disposition de la Solution et des services auxquels la Solution donne accès, le Client s’engage à régler à Axiocap le prix convenu conformément aux stipulations de l’article 6 ci-avant, dans un délai maximal de trente (30) jours.

En cas de retard de paiement par rapport au délai contractuel, le Client sera redevable d’intérêts de retard calculés à compter du jour suivant la date d'échéance du paiement et jusqu'au jour du paiement.

Le taux d’intérêt des intérêts de retard sera égal à trois (3) fois le taux d’intérêt légal applicable en France à la date d’émission de la facture ; il s’appliquera sur le montant TTC de la facture et sera calculé au prorata du nombre de jours de retard de paiement.

Aucun rappel ou mise en demeure n’est nécessaire pour faire courir les pénalités de retard.

Un défaut ou un retard de paiement constaté depuis plus de 15 (quinze) jours mois peut donner lieu à une suspension des services et de l’accès par le Client à la Solution.

Concernant tout professionnel, en sus des intérêts de retard, toute somme non payée à sa date d’exigibilité produira de plein droit le paiement d’une indemnité forfaitaire de 40 euros due au titre des frais de recouvrement (article D441-5 du Code de commerce.)

‍

7.2.2    Obligations de disposer de la configuration informatique appropriée

Le Client s’assure de l’adéquation de la Solution à ses besoins et s’assure également de disposer de la configuration informatique appropriée lui permettant d’accéder à la Solution, notamment en ce qui concerne les matériels, logiciels, réseaux, terminaux, connexions et câblages.

Tous les coûts afférents à l'accès au Site tels que les frais matériels, logiciels ou d'accès à Internet sont exclusivement à la charge du Client et l'Utilisateur qui demeurent seuls responsables du bon fonctionnement de leur équipement informatique, ainsi que de leur accès à Internet.

7.2.3    Obligations du Client et de l’Utilisateur quant à l’utilisation de la Solution et des services auxquels la Solution donne accès

‍

7.2.3.1 Obligations de détenir les pouvoirs sociaux ou autorisations ou pouvoirs lui permettant d’agir sur une société via la Solution

En utilisant la Solution, le Client et/ou les Utilisateurs atteste(nt) détenir les pouvoirs et autorisations ou pouvoirs nécessaires, de la part notamment des représentants et/ou mandataires de la société concernée par les opérations qui vont être réalisées via la Solution.

Le Client et/ou l’Utilisateur sont ainsi dûment informés qu’ils engagent leur responsabilité s’ils réalisent des opérations au titre d’une société concernant laquelle ils ne disposent pas des autorisations requises ou concernant laquelle ils ne sont pas les mandataires sociaux habilités à réaliser de telles opérations.

Le Client et/ou l’Utilisateur garantissent Axiocap au titre de toute action ou réclamation qui serait initiée par toute personne à l’encontre d'Axiocap au titre d’une violation par le Client ou par un Utilisateur des stipulations du présent article.

‍

7.2.3.2 Obligations quant à l’utilisation des Données et des documents

Le Client et/ou l’Utilisateur s’engagent à n’utiliser la Solution qu’avec les Données et documents juridiques ou légaux ayant vocation à être traités via la Solution, à savoir les registres légaux, le registre de mouvements de titres et les documents relatifs aux délibérations sociales de la société concernée. En outre, le Client et/ou l’Utilisateur s’engagent à utiliser les espaces du Site dédiés concernant chacun de ces éléments (ainsi, à titre d’exemple, le registre de mouvement de titres doit être traité dans l’espace du site dédié utilisant la technologie dédiée à la manipulation du registre du mouvement de titres.)

Le Client et/ou l’Utilisateur s’interdisent expressément d’utiliser la Solution concernant des documents autres que ceux susvisés.

Le Client et/ou l’Utilisateur s’engagent en outre à saisir et transmettre les Données et/ou documents de manière rigoureuse, en respectant les formats, modalités et fréquences de transmission prévus.  

Le Client et/ou l’Utilisateur doivent s’assurer de l’exactitude et de la complétude des Données et/ou documents transmis. Ils sont seuls responsables de la qualité, de la licéité, de la pertinence des Données et/ou documents qu’ils transmettent.

Le Client et/ou l’Utilisateur s'engagent à vérifier les informations qu'ils renseignent dans la Solution avant de valider toute Transaction ou opération.  Axiocap ne saurait être tenu pour responsable en cas de saisie d'informations erronées ou non-conformes avec la réalité de la ou des société(s) détenue(s) ou opérée(s)par le Client et/ou l’Utilisateur.

‍Axiocap pourra mentionner sur le Site être en relation commerciale avec le Client, ce qu’il reconnait et accepte expressément. Dans l’hypothèse où le Client souhaiterait garder cette relation commerciale secrète et confidentielle, le Client s’engage à envoyer dans les meilleurs délais son refus à l’adresse mail suivante : contact@axiocap.com

7.2.3.3 Obligation du respect des obligations légales, réglementaires, administratives, statutaires et extra statutaires concernant les sociétés opérées via la Solution

Il est expressément convenu que la Solution et les services ne constituent que des outils techniques permettant au Client et/ou à l’Utilisateur d’instrumenter techniquement les registres légaux, registres de mouvements de titres ou la dématérialisation de ses assemblées générales et autres délibérations sociales.

A ce titre, la Solution ne délivre en aucune manière des conseils de nature juridique concernant l’administration et/ou la tenue des registres susvisés ou concernant la tenue et l’administration des assemblées générales et autres délibérations sociales.

Il incombe à ce titre au Client et à l’Utilisateur :

(i)            de se conformer à toutes les obligations légales, réglementaires, administratives statutaires et extra statutaires concernant chacune des sociétés concernant laquelle la Solution (et les services auxquels elle donne accès) est appliquée ;

(ii)          de vérifier que les services auxquels donnent accès la Solution peuvent bien être appliqués à la société sur laquelle ils opèrent via la Solution, et ce au regard des dispositions légales, réglementaires, administratives statutaires et extra statutaires de la société concernée.

Ainsi, à titre d’exemple, et sans que cela ne soit exhaustif concernant les obligations susvisées du Client et/ou de l’Utilisateur, ces derniers sont informés des éléments suivants : (i) concernant les convocations électroniques des organes de délibération des sociétés (assemblée générale d’associés ou actionnaires, tenue du conseil d’administration ou du conseil de surveillance ou du directoire) : le Client et/ou Utilisateur doivent s’assurer que les dispositions légales applicables à la forme sociale de la société concernée et/ou les stipulations statutaires et/ou extra statutaires de la société concernée permettent une telle convocation électronique (ii) concernant le vote électronique le Client et/ou Utilisateur doivent s’assurer que les stipulations statutaires et/ou extra statutaires de la société concernée permettent un tel vote électronique.

En effet, et notamment les différentes dispositions légales et/ou réglementaires applicables aux diverses formes sociales en matière d’assemblées générales électroniques (convocations électroniques, votes en ligne) ne permettent pas de garantir l’adéquation de la Solution aux besoins du Client et, en tout état de cause, et de manière plus globale,  Axiocap ne garantit pas l’adaptation des services auxquels donne accès la Solution aux besoins spécifiques du Client, qui demeure seul responsable du choix de l’utilisation du logiciel.

7.2.3.4 Reconnaissance du caractère purement indicatif des simulateurs et tableaux de bord

Concernant les différents simulateurs et tableaux de bord accessibles via le Site (notamment ceux identifiés 4.1.2.7 ci-avant), il est convenu entre le Client et Axiocap que ces simulateurs sont purement indicatifs et contiennent des informations brutes que le Client et/ou Utilisateur doivent affiner en fonction de leur propre situation personnelle ou de la situation personnelle de la personne sur laquelle est appliquée le simulateur.

A titre d’exemple, concernant le simulateur de dividendes, il appartient au Client et/ou à l’Utilisateur de retraiter l’information en fonction du régime fiscal applicable à la personne recevant ledit dividende (exemple : application de l’IFU concernant une personne physique ou régime fiscal différent applicable à une personne morale associée ou actionnaire de la société concernée).

Aussi, il incombe au Client et/ou à l’Utilisateur de se doter de l’ensemble des informations fiscales et/ou sociales et/ou légales et/ou réglementaires et/ou administratives requises et, le cas échéant, de se faire assister par tout professionnel du droit et/ou du chiffre quant à l’interprétation de ces informations brutes susvisées et/ou quant à ses décisions.

‍

7.2.3.5 Obligations d’une utilisation personnelle de la Solution - obligations quant à l’accès à la Solution et quant à l’utilisation des identifiants – convention sur la preuve

‍

7.2.3.5.1         Les Utilisateurs bénéficieront seuls d’un droit d'accès à la Solution.

Axiocap consentant au Client un droit personnel et non exclusif d’utilisation de la Solution, le Client s’engage à ne permettre l’accès à la Solution et son utilisation qu’aux Utilisateurs autorisés.

‍

7.2.3.5.2          L'accès au Site et à la Solution s'effectue à partir des ordinateurs, nomades ou fixes, des Utilisateurs, en utilisant les Identifiants de connexion. L'identification des Utilisateurs s’effectue au moyen d'un Identifiant et d’un mot de passe, créés par le Client en suite d’une première attribution provisoire de mot de passe par Axiocap, étant à ce titre précisé que ce mot de passe devra être modifié par les Utilisateurs après leur première connexion.

Les Identifiants sont destinés à réserver l'accès de la Solution aux Utilisateurs, à protéger l'intégrité et la Disponibilité de la Solution, ainsi que l'intégrité, la Disponibilité et la confidentialité des Données des Clients et/ou des Utilisateurs. Les Identifiants sont personnels et confidentiels. Ils ne peuvent être changés que sur demande du Client ou à l'initiative d’Axiocap sous réserve d’en informer préalablement les Utilisateurs.

Le Client et les Utilisateurs devront tout mettre en œuvre pour conserver secrets les Identifiants le concernant et ne pas les divulguer sous quelque forme que ce soit. Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants par les Utilisateurs, tout comme il assume la responsabilité de la sécurité des postes individuels d’accès à la Solution. Dans l’hypothèse où le Client ou l’Utilisateur aurait connaissance de ce qu’une autre personne que celle autorisée accède, à la Solution le Client et/ou l’Utilisateur concerné en informera Axiocap sans délai. En cas de perte ou de vol d'un des Identifiants, le Client alertera Axiocap sans délai afin de connaître la procédure à suivre pour récupérer ses Identifiants.  Axiocap ne pourra être tenu responsable en cas d’utilisation frauduleuse de la Solution liée à la perte ou au vol des Identifiants d’un Utilisateur.

Le Client et les Utilisateurs attestent et certifient avoir pris connaissance qu’en cas d’inactivité de leur compte pendant une période égale ou supérieure à trois (3) ans, leur compte et leurs Données seront automatiquement supprimés, après rappel et information préalable d’Axiocap.

L'inactivité du compte s'entend par le manquement par le Client à son obligation de paiement et, cumulée, l'absence de connexion par un Utilisateur ou un Client du compte concerné via leurs Identifiants. Axiocap fournissant un service de registres probatoires, lesquels doivent être conservés pendant plusieurs années, l’inactivité du compte ne s’entend pas lorsque le Client respecte son obligation de paiement.

A titre de convention sur la preuve, il est convenu entre d’une part le Client et l’Utilisateur et, d’autre part, Axiocap, que les systèmes d'enregistrement automatiques effectués par la Solution sont considérés comme valant preuve (i) de l’emploi des Identifiants et mot de passe ainsi que des dates et heures de cet emploi (ii) de la nature, de la substance, de la date et de l’heure des Données enregistrées par les Utilisateurs au moyen des Services Applicatifs (iii) et, plus largement, de toutes les informations échangées au moyen des services auxquels donne accès la Solution.

Article 8 : durée de l'engagement des parties

La durée de la relation contractuelle entre le Client et Axiocap commence à compter de la commande et est d’un (1)an renouvelable par tacite reconduction.

Chacune des Parties peut résilier son engagement envers l’autre Partie à l’issue de chaque période d'un (1) an en respectant toutefois un préavis de 2(deux) mois avant le terme de chaque période contractuelle.

Cette résiliation peut être effectuée par e-mail par chacune des Parties, Axiocap écrivant au Client à l’adresse e-mail du Client telle qu’indiquée à son compte et le Client écrivant à Axiocap à l’adresse e-mail suivante : contact@axiocap.com

Article 9 : réversibilité et restitution des données

Le Client est et demeure propriétaire de l'ensemble de ses Données.

A tout moment et au plus tard à compter du terme de la relation contractuelle (pour quelque motif que ce soit) entre le Client et Axiocap, ce dernier s’engage à ce que le Client ou tout tiers mandaté par le Client (ci-après le « Repreneur ») puisse récupérer l’intégralité des Données du Client et ce, sous un format PDF exploitable sans difficultés concernant les documents intégrés dans la Solution, ou sous un format CSV concernant les données brutes, et ce, dans un délai maximal de vingt (20) jours ouvrés à compter de la demande du Client et/ou du terme de la relation contractuelle.

La demande de réversibilité doit être formée par le Client auprès d’Axiocap comme suit : par e-mail à contact@axiocap.com

Dès confirmation par le Client de la lisibilité et de la qualité des Données restituées, Axiocap détruira et s’assurera de la destruction de toutes copies desdites Données, y compris les copies de sauvegarde. Cette destruction devra intervenir au plus tard dans un délai de six (6) mois à compter de la fin de la relation contractuelle. Axiocap adressera alors au Client une attestation écrite de destruction des Données, dans laquelle il garantira avoir procédé et fait procéder à cette destruction et n’avoir conservé aucune copie. Il est précisé que les Données détruites n’incluent pas celles qui sont nécessaires à l’établissement de la preuve des mouvements de titres, ni celles nécessaires à l’établissement de la preuve légale et opposable des procès-verbaux d’assemblées et de délibérations, et de leurs mises en registres.

Les hash cryptographiques de l’Utilisateur, et de façon générale l’ensemble des Données inscrites sur le DEEP demeureront sur le DEEP de façon irréversible. Les inscriptions réalisées dans ce dispositif d'enregistrement font l'objet d'un plan de continuité d'activité actualisé comprenant notamment un dispositif externe de conservation périodique des données. Conséquemment, le Client aura la faculté de récupérer ses registres sous format PDF ou CSV afin de leur redonner une forme probatoire qui prenne le relais de la Solution fournie par Axiocap sous format de registres papier ou registres DEEP.

Article 10 : résiliation anticipée de la relation contractuelle

En cas de manquement par l’une des Parties à ses obligations tirées des présentes CGUV (ou du contrat dans le cadre où un contrat serait spécifiquement conclu), la relation contractuelle entre Axiocap et le Client pourra être résiliée par la Partie victime du manquement à l’obligation après une mise en demeure restée infructueuse pendant un délai de trente (30) jours.

Article 11 : non renonciation

Le fait pour l'une des Parties de ne pas se prévaloir d'un manquement par l'autre Partie à l'une quelconque des obligations tirées des CGUV (et/ou du contrat dans le cas où un contrat serait conclu en sus de l’adoption des présentes CGUV) ne saurait être interprété, pour l'avenir, comme une renonciation à l'obligation en cause.

Article 12 : responsabilité - limitation de responsabilité

Chacune des Parties assume la responsabilité des conséquences résultant de ses fautes, erreurs ou omissions, ainsi que des fautes, erreurs ou omissions de ses sous-traitants éventuels et causant un dommage direct à l'autre Partie.

En cas de faute d’Axiocap prouvée par le Client et/ou l’Utilisateur, Axiocap sera tenu uniquement de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles résultant directement de cette faute, en lien exclusif avec l’utilisation de la Solution.  

En cas de faute d’Axiocap prouvée par le Client et/ou l’Utilisateur, le montant de la responsabilité d’Axiocap sera strictement limité au remboursement des sommes effectivement payées par le Client à Axiocap, à la date de survenance du fait générateur de responsabilité, dans la stricte limite de la police d’assurance souscrite et des risques couverts par celle-ci.

Axiocap ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client ou des tiers ou des Utilisateurs.

Axiocap ne saurait, en outre, être tenu responsable de la destruction accidentelle ou volontaire des Données par le Client ou par un Utilisateur ou par un tiers ayant accédé à la solution au moyen des Identifiants remis au Client ou à l’Utilisateur.

En outre, Axiocap ne pourra voir sa responsabilité engagée au titre de tout fait de tiers.

‍

Article 13 : force majeure

Axiocap ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable de tout dommage en cas de préjudice causé par une interruption ou une baisse de service de l’opérateur de télécommunications et/ou du fournisseur d’électricité du Client ou, plus globalement, en cas de force majeure.

Sont considérés comme cas de force majeure tout évènement ou circonstances répondant à la définition de force majeure prévue à l’article 1218 du Code civil, à savoir tous faits ou circonstances irrésistibles, extérieurs aux parties, imprévisibles, inévitables, indépendants de la volonté des Parties et qui ne pourront être empêchés par ces dernières, malgré tous les efforts raisonnablement possibles.

La Partie qui invoque les circonstances de force majeure visées ci-dessus devra avertir immédiatement l'autre Partie de leur survenance, ainsi que de leur disparition.

Aucune des Parties ne pourra être tenue pour responsable d’un manquement quelconque à ses obligations dans le cadre de la relation contractuelle , si un tel manquement résulte d’une décision gouvernementale, en ce compris tout retrait ou suspension d’autorisations quelles qu’elles soient, d’une modification soudaine de la loi ou de la réglementation, d’une grève totale ou partielle, externe à l’entreprise, d’un incendie, d’une catastrophe naturelle, d’un état de guerre, d’une interruption totale ou partielle ou d’un blocage des réseaux de télécommunications ou électriques, ou plus généralement tout autre évènement de force majeure présentant les caractéristiques définies par la jurisprudence.

En cas de survenance d’un tel cas de force majeure, l’exécution de la présente relation contractuelle sera suspendue jusqu’à disparition, extinction ou cessation du cas de force majeure. Les échéances contractuelles prévues par les présentes seront automatiquement reportées en fonction de la durée du cas de force majeure.

Toutefois, si le cas de force majeure perdure plus de quinze (15) jours ouvrés, chacune des parties aura le droit de résilier la présente relation contractuelle de plein droit, sans qu’aucune indemnité ne soit due par l’une ou l’autre des Parties.

Article 14 : assurances

Axiocap a souscrit les assurances nécessaires destinées à couvrir les risques liés à l’exercice de son activité.

Article 15 : confidentialité

Chaque Partie s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour maintenir confidentielles et ne pas divulguer, en France et dans le monde, directement ou indirectement, les informations confidentielles qui lui sont communiquées par l’autre Partie pendant le cours de la relation contractuelle entre le Client et   Axiocap, et notamment à ne pas divulguer ces Informations confidentielles à un tiers quelconque, autre que ses employés ou agents ou ceux  de ses Prestataires Tiers ayant besoin de les connaître (étant précisé que rien dans cette clause n’interdit à une Partie de faire état de sa relation contractuelle avec l’autre Partie ainsi que des termes et conditions de cette relation contractuelle à l’effet de faire respecter ses droits tirés de cette relation contractuelle).

Le Client accepte sans réserve que les services support et technique d’Axiocap puissent accéder aux données du Client dans le cadre de la résolution d’Anomalie. Tous les collaborateurs d’Axiocap sont soumis à une obligation de confidentialité.

Les Parties s’engagent à n’utiliser ces Informations confidentielles qu’aux fins d’exécution de leur relation contractuelle.

Les Parties s’engagent par ailleurs à faire respecter ces dispositions par leur personnel, et par tout préposé ou tiers qui pourrait intervenir à quelque titre que ce soit dans le cadre de l’exécution de la relation contractuelle entre le Client et Axiocap.

L’obligation de confidentialité se poursuivra pendant toute la durée de la relation contractuelle entre le Client et Axiocap et pendant trois (3) ans après son terme pour quelque cause que ce soit.

Article 16 : données personnelles

Axiocap  indique avoir désigné un Délégué à la Protection des Données– Data Protection Officer (DPO) auprès de la CNIL : DIPEEO, société par actions simplifiée, inscrite au RCS de Bobigny sous le numéro 897 692 315et dont le siège social est sis 95 avenue du Président Wilson, Montreuil, France.

Pour toute question concernant les Données Personnelles du Client, il devra faire parvenir dans les meilleurs délais une demande à l’adresse suivante : AXIOCAP SAS, 266 place Ernest Granier, 3ème étage, 34000 Montpellier (en indiquant "Vie Privée - Protection des Données") ou par email à dpo@axiocap.com

A ce titre, les demandes des Clients et Utilisateurs concernant les données à caractère personnel peuvent être adressées aux coordonnées susvisées.

Article 17 : service clientèle

Pour toute information ou question, le service clientèle d’Axiocap estjoignable par e-mail à cette adresse : support@axiocap.com, par courrier à cette adresse : Support Axiocap, 266 place Ernest Granier, 3ème étage, 34000 Montpellier.

‍

Article 18 : traitement des réclamations - médiation

18.1 Concernant toutes réclamations, l’Utilisateur et/ou le Client peut contacter le service relations clients aux coordonnées identifiées à l’article 17 ci-avant.

18.2 Le Client Consommateur peut recourir au service de médiation pour les litiges de consommation liés à une commande effectuée auprès d’Axiocap. Conformément aux règles applicables à la médiation, tout litige de consommation doit être confié préalablement par écrit à Axiocap aux coordonnées identifiées à l’article 17 ci-avant.

Après démarche préalable écrite du Client Consommateur auprès d’Axiocap, le Service du Médiateur peut être saisi pour tout litige de consommation dont le règlement n’aurait pas abouti.

18.3 Plateforme de Règlement en Ligne des Litiges :

Conformément à l’article14 du Règlement (UE) n°524/2013, la Commission Européenne a mis en place une plateforme de Règlement en Ligne des Litiges, facilitant le règlement indépendant par voie extrajudiciaire des litiges en ligne entre consommateurs et professionnels de l’Union européenne.

Cette plateforme est accessible au lien suivant : https://webgate.ec.europa.eu/odr/

18.4     En tout état de cause, le Client Consommateur peut également contacter le service relations clients aux coordonnées identifiées à l’article 6 ci-avant à l’effet de régler toutes difficultés qu’il rencontrerait dans le cadre de l’utilisation par ses soins des Services et voir traiter toutes plaintes ou griefs qu’il formerait au titre des Services.

Article 19 : propriété intellectuelle

Axiocap est et demeure titulaire des droits de propriété intellectuelle relatifs à tout élément de la Solution mis à disposition du Client et des Utilisateurs ainsi, plus généralement, que de l’infrastructure informatique (logicielle et matérielle) mise en œuvre ou développée dans le cadre de la Solution.  

Les CGUV (et/ou le cas échéant le contrat s’il en existe un) ne confèrent au Client aucun droit de propriété sur la Solution. La mise à disposition temporaire de la Solution dans les conditions prévues aux CGUV (et/ou au contrat en cas de recours à un contrat) ne saurait être analysée comme la cession ou le transfert d’un quelconque droit de propriété intellectuelle au bénéfice du Client et/ou des Utilisateurs.

Le Client et/ou l’Utilisateur s’engage à ne pas porter atteinte directement ou indirectement par l’intermédiaire de tiers, aux droits de propriété intellectuelle d’Axiocap et s’interdit de reproduire tout élément de la Solution, ou toute documentation la concernant, par quelque moyen que ce soit, sous quelque forme que ce soit et sur quelque support que ce soit. À ce titre, le Client maintiendra en bon état toutes les mentions de propriété et/ou de copyright qui seraient portées sur les éléments constitutifs du logiciel.

De même, le Client et/ou l’Utilisateur  reconnaissent et acceptent que le contenu du Site Internet d’Axiocap et notamment mais non exclusivement les textes, photographies, vidéos, logiciels et programmes, sons, musiques, mise en page, charte graphique, design ou tout autre information ou support présenté par Axiocap ou ses annonceurs sont protégés par leurs droits d’auteurs, marque, brevet et tout autre droit de propriété intellectuelle ou industrielle qui leur sont reconnus selon les lois en vigueur.

‍

Article 20 : autonomie des stipulations

Au cas où l'une quelconque des clauses des présentes CGUV serait déclarée contraire à la loi ou de toute manière inexécutable, cette clause sera déclarée nulle et non avenue, sans qu'il en résulte la nullité de l'intégralité des présentes CGUV.

Les Parties feront leurs meilleurs efforts afin de mettre en œuvre une disposition de portée et d'effet équivalents.

Article 21 : indépendance réciproque

Les Parties sont et demeurent indépendantes l’une de l’autre, chaque Partie assumant seule les risques de sa propre exploitation.

Article 22 : cession de contrat

En vertu de l’article 1216 du Code civil, Axiocap se réserve le droit de transférer le présent Contrat à l’une quelconque de ses Entités Affiliées, après information écrite donnée au Client. Par la présente, le Client accepte sans réserve cette cession.

‍

Article 23 : loi applicable - compétence

Les CGUV sont soumises au droit français.

Les Parties s'engagent à soumettre tout litige ou contestation relatif à la validité, à l'interprétation à l'exécution et/ou à la rupture du Contrat à la compétence exclusive des Tribunaux de Montpellier.

‍

‍

Annexe 1 : accord relatif aux traitements de données à caractère personnel réalisés lors de l'utilisation d'Axiocap

Définitions

Les termes ayant une majuscule dans l’annexe ont la signification qui leur est ci-après donnée :

Client : désigne toute personne physique ou morale professionnelle, qui commande les services proposés par Axiocap tels qu’identifiés aux présentes et entre, à ce titre, en relation contractuelle avec Axiocap. Dans le cas où un Client souhaiterait faire bénéficier à ses propres clients de la Solution, seul le Client sera considéré comme engagé dans une relation contractuelle avec Axiocap. Les clients du Client demeureront tiers à cette relation.

Données personnelles : désigne toute donnée se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.

Personnes concernées : désigne les personnes dont les données personnelles sont traitées en sous-traitance par Axiocap pour le compte du Client.

Responsable de traitement : désigne la personne qui détermine les finalités et les moyens du traitement. En l’espèce, l’Utilisateur.

RGPD : désigne le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016.

Sous-traitant : désigne la personne qui traite lesDonnées à caractère personnel pour le compte du Responsable de traitement. Dans les présentes, Axiocap agit en qualité de sous-traitant.

Utilisateur : désigne la personne qui utilise laSolution et les services auxquels la Solution donne accès et qui est une personne physique, employée ou mandataire du Client ou est un prestataire avec lequel le Client est sous contrat, et qui, en tout état de cause, est autorisée par le Client à accéder, pour son compte, à la Solution.

Les autres termes débutant par une majuscule ont la signification qui leur est donnée à l’article « Définitions »du corps principal du Contrat.

De façon plus générale, tous les termes relatifs à la protection des données utilisés dans l'ADP sont définis à l'article 4 du Règlement général pour la protection des données("RGPD").

‍

1. Introduction

L’Annexe de protection des données(ci-après “APD” ou "Accord") vise à régir l’utilisation des données à caractère personnel du Client, qui agit en tant que responsable de traitement(ci-après le “Client”), par Axiocap, qui agit en tant que sous-traitant(ci-après le “Sous-traitant”) dans le cadre du contrat (ci-après le “Contrat”).

L'ADP est une partie intégrante duContrat signé entre le Client et le Sous-traitant. Elle concerne les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par le Client lorsqu’il a recours à l’outil Axiocap. En cas de contradiction entre le Contrat et l'ADP, les obligations prévues dans l'ADP prévalent en ce qui concerne les règles applicables en matière de protection des données.

Si le Client a accès à la Solution par un revendeur/distributeur ou mandataire, ce dernier peut faire l’intermédiaire entre le Client et Axiocap, notamment lors de la transmission des données desUtilisateurs afin de leur ouvrir un compte sur la Solution.

‍

1.1 Obligation du client

En plus des obligations découlant des articles qui suivent le cas échéant, le Client s’engage à :

-             Déterminer les finalités et les moyens relatifs aux traitements de Données à caractère personnel confiés en sous-traitance à Axiocap ;

-             Disposer d’une base légale lui permettant de mettre en œuvre les différents traitementsconfiés à Axiocap en sous-traitance ;

-           Prendre les mesures appropriées pour fournir aux Personnes concernées toute information visée aux articles 13 et 14 du RGPD. Le Client est responsable d’informer l’ensemble des Utilisateurs disposant d’un compte sur Axiocap ;

-             Prendre toutes les mesures appropriées pour faciliter l’exercice des droits conférés aux Personnes concernées au titre des articles 15 à 22 du RGPD ;

-       Mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité des Données personnelles adapté au risque ;

-             De façon générale, respecter la réglementation applicable aux traitements deDonnées personnelles.

‍

1.2 Description des traitements confiés par le client à Axiocap

Le Client confie à Axiocap les traitements des Données personnelles réalisés à partir de la Solution Axiocap ainsi que l’hébergement de ces Données personnelles.

Les traitements ou opérations de traitements confiés sont donc :

-        les traitements conformes aux fonctionnalités d'Axiocap : gestion du registre des mouvements, des assemblées en ligne, gestion des signatures électroniques, etc.;

-             la consultation possible des Données personnelles dès lors qu’une opération de maintenance d'Axiocap est nécessaire ;

-        la création des comptes mandataires et utilisateurs à partir des données transmises directement et/ou par l’intermédiaire d’un tiers revendeur ou d’un mandataire ;

-             la gestion des comptes mandataires et Utilisateurs ;

-             la migration des Données personnelles le cas échéant ;

-             l’hébergement des Données personnelles traitées à partir de la Solution.

-             La transmission aux Clients et Utilisateurs d’informations techniques et fonctionnelles sur la Solution mais aussi à des fins commerciales.

‍

Le Client détermine seul les finalités des traitements des Données personnelles et les moyens de ce traitement.

Le Client est responsable du traitementde ces Données personnelles. Axiocap est sous-traitant du Client pour lestraitements indiqués ci-dessus.

Les traitements réalisés ensous-traitance par Axiocap pour le compte du Client sont effectués tant que leClient fait usage de la Solution.

‍

1.3 Description des données personnelles traitées

Les Données personnelles traitées par Axiocap pour le compte du Client sont celles des Personnes concernées suivantes:

-       les Utilisateurs ;

-       les personnes dont les données personnelles sont indiquées au sein des documents générés par la Solution (PV d’AG, registre de mouvements de titre, etc.) et qui n’utilisent pas elles-mêmes la Solution, ou les personnes dont les données personnelles sont indiquées dans la Solution par le Responsable de traitement(actionnaires, associés, employés, etc.).

Le Responsable de traitement garantit à son Sous-traitant AXIOCAP, qu’il dispose d’un accord de traitement des Données personnelles avec ses éventuels propres clients, incluant ses sous-traitants, et que les sous-traitants peuvent traiter les Données personnelles des personnes concernées dans les finalités exposées par le Responsable de traitement.

Les catégories de Données personnelles sont les données d’identification, l’état civil, les données de contact, les informations relatives au poste de la personne dans l’entreprise.

Le Client garantit à Axiocap ne collecter que des Données personnelles nécessaires au traitement qu’il réalise et en conformité avec les règles légales.

Si, en cours de relation contractuelle, le type des Données personnelles dont le traitement est confié en sous-traitance évolue, et relève d’une autre règlementation spécifique (données sensibles par exemple), le Client doit en informer Axiocap. La prise en compte de ces réglementations spécifiques, si elle est possible par Axiocap, pourra entraîner un surplus de facturation. Si Axiocap ne peut répondre aux exigences de ces réglementations, le Contrat pourra être résilié sans versement d’aucune indemnité et sans que la responsabilité d’Axiocap ne puisse être engagée.

‍

2. Déclarations

Le Sous-traitant déclare respecter l’intégralité des règles applicables en matière de protection des données que comprend le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27avril 2016, relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ("RGPD") et la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, ensemble appelé "règles applicables en matière de protection des données".

Le Sous-traitant déclare présenter toutes les garanties suffisantes pour répondre aux exigences des règles applicables en matière de protection des données et, plus particulièrement, pour garantir la confidentialité et la protection des données du Client.

Le Sous-traitant déclare que l’intégralité de ses collaborateurs amenés à traiter les données à caractère personnel du Client sont engagés par une clause de confidentialité ou par tout autre acte juridique (ex : règles de bonne conduite, charte des systèmes d'information, etc.) permettant de garantir la confidentialité des données à caractère personnel du Client.

Le Sous-traitant déclare régulièrement former et sensibiliser ses collaborateurs sur les règles applicables en matière de protection des données.

Le Sous-traitant déclare traiter les Données personnelles concernées uniquement pour le compte du Client, et de ses propres clients et Utilisateurs.

3. Instructions

Le Sous-traitant s’engage à n’utiliser les données à caractère personnel du Client que sur instructions documentées dece dernier et conformément à ses instructions. Est considérée comme une instruction, toute utilisation d'Axiocap conforme à sa finalité, à ses CGU et/ou au présent Contrat.

Le Client s’engage à informer le Sous-traitant de toute modification des instructions qui pourraient être menées quant à l’utilisation de ses données à caractère personnel.

Le Sous-traitant doit notifier auClient, dans les meilleurs délais, si les instructions documentées de ce dernier constituent une violation des règles applicables en matière de protection des données.

4. Conformité par défaut et dès la conception

Le Sous-traitant fournit son service en l'état, dans le respect de la i) conformité du service dès la conception et ii) de la conformité du service par défaut.

Le Sous-traitant fournit un service accompagné de toutes les fonctionnalités permettant au Client de respecter ses obligations en tant que responsable de traitement.

En conséquence, le Sous-traitant n’est jamais responsable de l’utilisation non-conforme aux règles applicables en matière de protection des données du service par le Client.

5. Sécurité

Le Sous-traitant s’engage à garantir la sécurité des données à caractère personnel du Client et à mettre en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées au type de Données traitées et aux risques, conformément à l’article 32 du RGPD, nécessaires pour prévenir tout risque de violation de données.

6. Violation de données

Axiocap rappelle au Client qu’il lui incombe, en cas de violation des Données personnelles, en tant que Responsable du traitement, d’effectuer, le cas échéant, la notification auprès de l’autorité de contrôle et la communication aux Personnes concernées requises aux articles 33 et 34 du RGPD.

Axiocap, en tant que Sous-traitant, s’engage à signaler au Client tout fait constituant une atteinte à la sécurité physique ou logique de ses installations susceptibles d’avoir un impact sur lesDonnées personnelles et à prendre toute mesure à l’effet d’y remédier, ce dont il devra tenir informé le Client en conformité avec les dispositions légales ou réglementaires ou les recommandations des autorités de contrôle de protection des données à caractère personnel applicables en la matière.

Le Sous-traitant s’engage à notifier au Client, dans les meilleurs délais et après en avoir pris connaissance, toute violation de données qui serait susceptible de concerner les données à caractère personnel du Client afin de permettre à celui-ci de remplir ses obligations vis-à-vis de l’autorité de contrôle et, le cas échéant, vis-à-vis des Personnes concernées.

Le Client doit fournir des coordonnées de contact précises et les mettre à jour lors de chaque modification.

Le Sous-traitant s'engage à fournir au Client, conformément aux dispositions de l'article 28 du RGPD, toutes les informations nécessaires au traitement de la violation de données par le Client.

En cas de violation de données, le Sous-traitant s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour remédier et diminuer l’impact de la violation sur les données à caractère personnel du Client.

Sauf accord exprès, préalable et écrit du Client, le Sous-traitant n’est pas autorisé à prendre en charge les notifications de violation de données auprès de l'autorité de contrôle française, la CNIL.

De même, le Sous-traitant, n'est pas, par principe, autorisé à informer pour le compte du Client les personnes concernées par les traitements réalisés dans le cadre du Contrat.

7. Aide et assistance en matière de sécurité

Le Sous-traitant communique au Client, sur demande écrite, toutes les informations nécessaires et requises sur les mesures de sécurité techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour garantir la sécurité de ses données à caractère personnel.

Le Sous-traitant communique au Client, sur demande écrite, toutes les informations nécessaires et requises pour assurer la réalisation d’une analyse d’impact (“AIPD”) en lien direct avec le service fourni, étant précisé qu’il s’agirait, en ce cas, d’une prestation facturable. Le Sous-traitant n’est en revanche pas tenu d’assurer ou d’auditer la sécurité du Client ou encore de réaliser des analyses d’impact (“IAPD”) à la place et pour le compte du Client. Toute demande complémentaire à la communication d’informations peut faire l’objet d’un refus et, éventuellement, d’une prestation complémentaire tarifée.

8. Aide et assistance en matière de droits des personnes concernées

Le Sous-traitant fournit la coopération et l’assistance (à l’exception de toute assistance juridique) au Client, dans la mesure où cela est raisonnablement nécessaire, et sur demande écrite, toutes les informations nécessaires et requises visant à ce que le Client puisse s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes des personnes concernées.

Le Sous-traitant exécute, sur demande écrite du Client, les actions techniques à entreprendre pour que le Client puisse s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes des personnes concernées.

Le Sous-traitant n’est en revanche pas tenu de gérer les demandes de droits des personnes à la place et pour le compte du Client. Toute demande complémentaire visant à assurer une telle gestion peut faire l’objet d’un refus et, éventuellement, d’une prestation complémentaire tarifée.

9. Sous-traitants ultérieurs

Le Client autorise expressément Axiocap à faire appel à des sous-traitants ultérieurs pour mener à bien sa mission.

Si Axiocap devait faire appel à un nouveau Sous-traitant ultérieur, ou en remplacer un, il en informerait le Client par courriel adressé à l’adresse e-mail de contact communiquée par leClient.

Le Client peut émettre des objections par lettre recommandée avec accusé de réception i) si le Sous-traitant ultérieur est un de ses concurrents, ii) si le client et le Sous-traitant ultérieur sont dans une situation de précontentieux ou de contentieux, et iii)si le Sous-traitant ultérieur a fait l’objet d’une condamnation par une autorité de contrôle en matière de protection des données dans l’année de son recrutement par le Sous-traitant. Chacune de ses situations doit être démontrée.

Dans l'hypothèse où l'objection serait recevable, le Sous-traitant dispose d'un délai de 6 mois à compter de la réception de l'objection pour garantir le respect des règles applicables en matière de protection des données par ce Sous-traitant ultérieur. Si, après ce délai, les garanties apportées par le Sous-traitant ne paraissent pas suffisantes aux yeux du Client, ce dernier sera alors autorisé à résilier le présent Contrat, sans que la responsabilité d’Axiocap ni celle du Client ne puisse être engagée, ni aucune indemnité versée, sous réserve de respecter une durée de préavis d’un (1) mois.

Dans tous les cas, le Sous-traitant s’engage à ne recruter que des Sous-traitants ultérieurs qui présentent les garanties nécessaires et suffisantes pour assurer la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel du Client.

A ce titre, le Sous-traitant s'engage i) à régulièrement contrôler ses Sous-traitants ultérieurs et ii) à ce que le contrat conclu avec le Sous-traitant ultérieur utilisé dans le cadre du service contienne des obligations similaires à celles prévues dans l'APD.

En tout état de cause, le Sous-traitant demeure responsable des actes du Sous-traitant ultérieur dans le cadre duContrat.

10. Sort des données à caractère personnel

Le Client informe le Sous-traitant, par écrit et avant la fin de la relation commerciale, de son choix i) de lui restituer les données à caractère personnel puis de les supprimer ainsi que toutes les copies existantes ou, ii) de supprimer directement les données à caractère personnel ainsi que toutes les copies existantes, ou iii) de transférer les données à caractère personnel vers un nouveau prestataire puis de les supprimer ainsi que toutes les copies existantes. Sauf disposition contraire dans le Contrat, la dernière éventualité doit faire l’objet d’un devis de la part du Sous-traitant.

À défaut d’information par le Client de son choix, le Sous-traitant supprimera directement les données du Client ainsi que toutes les copies dans un délai de six (6) mois suivant la fin de la relation commerciale.

La suppression des données est irréversible. Le Client est donc invité à récupérer ses données avant l'arrêt du service. En cas de suppression des données du Client par le Sous-traitant, le Client demeure le seul responsable de la disparition des données et de toutes conséquences pouvant intervenir.

Le Sous-traitant atteste au Client, sur demande écrite, de la suppression effective des données à caractère personnel et de toutes les copies existantes.

11. Audits

Le Client dispose du droit de réaliser un audit sous forme de questionnaire écrit une fois par an pour vérifier le respect du présent Accord. Le questionnaire a la force d’un engagement sur l’honneur qui engage le Sous-traitant.

Le questionnaire peut être communiqué sous n’importe quelle forme au Sous-traitant qui s’engage à y répondre dans un délai maximum de trois mois à compter de sa réception.

Le Client dispose également du droit de réaliser un audit technique, à ses frais, une fois par an et ce, uniquement encas de violation de données ou de manquement aux règles applicables en matière de protection des données et au présent APD, notamment établi par le questionnaire écrit, et dans la mesure où ces audits ne sont pas abusifs et ne déstabilisent pas le service rendu par Axiocap. L’audit ne peut concerner que le service rendu par la Solution au Client et en aucun cas un autre service d'Axiocap.

L’audit peut être mené soit par le Client soit par un tiers indépendant désigné par le Client et doit être notifié par écrit au Sous-traitant au minimum trente (30) jours avant la réalisation de l’audit.

Le Sous-traitant dispose du droit de refuser le choix du tiers indépendant si ce dernier est i) un concurrent ou ii) en précontentieux ou contentieux avec lui. Dans ce cas, le Client s’engage à choisir un nouveau tiers indépendant pour réaliser l’audit.

Le Sous-traitant peut refuser l’accès à certaines zones pour des raisons de confidentialité ou de sécurité. L’auditeur ne pourra en aucun cas accéder aux contenus, données personnelles ou non concernant d’autres clients ni aux données couvertes par le secret des affaires.

Le rapport d’audit devra être transmis à Axiocap dès finalisation et sera soumis à confidentialité. Axiocap disposera d’un délai de trente (30) jours pour émettre des observations sur ce rapport.

En cas de défaillance constatée et avérée dans le cadre de l’audit, le Sous-traitant s’engage à mettre en œuvre les mesures nécessaires pour être en conformité avec le présent Accord.

12. Transferts de données hors de l'union européenne

Le Sous-traitant s’engage à faire son nécessaire pour ne pas transférer de données à caractère personnel du Client en dehors de l’Union européenne ou ne pas recruter de Sous-traitant ultérieur situé en dehors de l’Union européenne.

Néanmoins, dans le cas où de tels transferts s’avéreraient nécessaires dans le cadre du Contrat, le Sous-traitant s'engage à mettre en œuvre tous les mécanismes requis pour encadrer ces transferts comme, en particulier, conclure des clauses types de protection des données ("CCT") adoptées par la Commission européenne.

13. Coopération avec l'autorité de contrôle

Lorsque cela concerne les traitements mis en œuvre dans le cadre du Contrat, le Sous-traitant s’engage à fournir, sur demande, l’intégralité des informations nécessaires au Client pour qu’il puisse coopérer avec l’autorité de contrôle compétente.

14. Contact

Le Client et le Sous-traitant désignent chacun un interlocuteur qui est en charge du présent ADP et qui est le destinataire des différentes notifications et communications devant intervenir dans le cadre de l’ADP.

Le Sous-traitant informe le Client qu'il a nommé la société Dipeeo comme Délégué à la protection des données qui peut être contactée aux coordonnées suivantes :

Adresse email : dpo@axiocap.com

Adresse postale : Société Dipeeo SAS,95 avenue du Président Wilson, 93100 Montreuil, France

Numéro de téléphone : 09 86 23 21 29

15. Révision

Le Sous-traitant se réserve la possibilité de modifier le présent Accord en cas d’évolution des règles applicables en matière de protection des données qui auraient pour effet de modifier l’une de ses dispositions.

16. Responsabilité

Axiocap ne peut voir sa responsabilité engagée qu’en cas de dommage direct causé par un traitement pour lequel Axiocap n'a pas respecté les obligations prévues par le RGPD qui incombent spécifiquement aux sous-traitants ou pour lequel il a agi en-dehors des instructions licites du Client ou contrairement à celles-ci.

La responsabilité d’Axiocap ne peut-être engagée pour tout dommage indirect (perte de clients, perte de chiffres d’affaires, …) ni pour tout dommage direct trouvant sa cause dans le fait du Client lui-même, d’un tiers ou dans un cas de force majeure.

‍

‍

***

La présente version des CGUV est en date du 10/09/2024.