Registre du personnel dématérialisé
Registre du personnel dématérialisé, Que dit la loi ?
Les entreprises doivent obligatoirement tenir un registre unique du personnel dès l’embauche d’un salarié (selon l’article L. 1221-13 du Code du travail).
Il doit être conservé pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire quitte la société (selon l’article R. 1221-26 du Code du travail).
Le non-respect de l’établissement d’un RUP constitue une contravention de quatrième classe pouvant atteindre 750 € d’amende pour les personnes physiques et 3 750 € pour les personnes morales (article R. 1227-7 du Code du travail).
Les registres uniques du personnel numérisés sur Axiocap ont pleinement valeur légale et leur consultation par tous les intéressés est simplifiée. En savoir plus sur le RUP.
Les registres dématérialisés, horodatés et sécurisés sur Axiocap, remplacent la cote et le paraphe du greffe, offrant une pleine valeur légale et une traçabilité infaillible.
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Registre unique du personnel dématérialisé
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Questions fréquentes sur le registre du personnel
Pour bien dématérialiser votre registre unique du personnel, assurez-vous d’avoir saisi toutes les informations relatives à chacun de vos employés, qu’il s’agisse de vos employés actifs (toujours en poste dans votre société) ou inactifs (qui ont été vos employés pendant une certaine durée mais qui ne le sont plus aujourd’hui). Puis, cliquez sur l’onglet Registres > Registre unique du personnel et sur générer.Votre registre unique du personnel se génèrera automatiquement au format PDF. En outre, Axiocap vous recommande de vous assurer que votre RUP dématérialisé contient bien toutes les mentions légales obligatoires prévus par l’article L.1221- 13 du Code du travail.
Le RUP dématérialisé est indélébile. Toutefois, les informations liées aux employés peuvent être mises à jour ou rectifiées en cas d’erreur.
Le registre unique du personnel peut être dématérialisé après consultation du CSE dans les sociétés qui en ont un. Les mentions inscrites sur le registre unique du personnel doivent être conservées 5 ans à compter du départ du salarié ou du stagiaire de l’établissement.
La Solution dispose d’un coffre-fort numérique sécurisé certifié eDocGroup, conformément aux Règles de certification NF Logiciel et à la norme ISO/CEI 25051 : 2014. Ce coffre-fort numérique est conforme aux exigences spécifiques concernant les Composants Coffre-Fort Numérique (CCFN) de la partie 10 des règles de certification NF Logiciel. La solution Axiocap et les données qui y sont enregistrées sont stockées en France et UE, sur des serveurs basés en France Métropolitaine, auprès de prestataires français (OVH et Orange). Les données inscrites sur blockchain sont cryptées et seules les personnes habilitées chez Axiocap peuvent y accéder.
Oui, Axiocap propose d'ailleurs un service sur-mesure qui vous permet de dématérialiser avec copie conforme aux originaux papiers tous vos registres existants.
Le fonctionnement du registre du personnel dématérialisé
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