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1. L’approbation des comptes : définition
L'approbation des comptes annuels est une procédure qui consiste, pour les associés ou l'associé unique, à approuver la gestion faite de la société par son représentant légal au cours d'une période que l'on appelle exercice comptable. A cette occasion, d’autres décisions sont également prises, comme la répartition du résultat comptable, la ratification de la rémunération du dirigeant ou encore l’approbation des conventions réglementées.
Quels documents pour l'approbation des comptes annuels ?
Afin d’effectuer l’approbation des comptes annuels, il convient de se baser sur des documents comptables annuels (bilan, compte de résultat et annexes) établis par le représentant légal de la société et communiqués aux associés. On trouve également un rapport de gestion ainsi qu’un inventaire et divers autres documents (feuille de présence, texte du projet des résolutions, rapport sur les conventions réglementées…).
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2. Qui doit approuver ses comptes annuels ?
Seules les sociétés commerciales ont l’obligation légale de faire approuver leurs comptes annuels, qu’il y ait un ou plusieurs associés. C'est le cas pour les SARL, les SA, les SNC, les SAS, les EURL, les SASU, etc.
Les sociétés civiles n'ont pas l’obligation d’approuver les comptes annuels. Toutefois, il est recommandé qu’elles le fassent puisque dans tous les cas, la loi contraint le gérant de société civile à rendre compte de sa gestion chaque année et l’approbation des comptes est également une preuve de non-fictivité de la société.
Les entreprises individuelles n’ont pas à faire approuver leurs comptes annuels.
De manière secondaire, les associations exerçant une activité économique sont tenues de faire approuver leurs comptes associatifs annuels lorsqu'elles dépassent certains seuils.
Quelles sanctions en cas de défaut d'approbation des comptes annuels ?
En cas d’inexécution de cette obligation, la peine encourue par les représentants légaux est une amende pouvant atteindre 9.000 euros pour défaut d'établissement des comptes et leur responsabilité civile peut être engagée en cas de préjudice.
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3. Comment faire l'approbation des comptes ?
Le processus d’approbation des comptes comprend plusieurs étapes :
Établir les comptes annuels
Quand a lieu l'approbation des comptes ?
Tout d'abord, il convient d’établir les comptes annuels. À la fin de l'exercice comptable (ou exercice social), celui-ci doit être clôturé par la société à une date prévue par les statuts. C'est à cette date que commence la procédure d'approbation des comptes annuels. La société dispose alors de 6 mois pour faire approuver ses comptes.
Une clôture de l'exercice social implique l’établissement des comptes de l'entreprise qui permettent d'avoir une vision de toutes les opérations réalisées pendant l’exercice social de la société. Pour se faire aider, la société peut faire appel à un expert-comptable.
Rédiger le rapport de gestion
Une fois les comptes de clôture établis, il revient aux représentants légaux d’établir un rapport de gestion afin de rendre compte de la gestion aux associés.
Cette étape est obligatoire pour les SARL et les SAS et facultative pour les EURL et SASU dirigées par une personne physique et ne dépassant pas un certain seuil de bilan.
Le rapport de gestion permet de faire état de l’activité de la société pendant l’exercice comptable. En effet, il précise la situation, l’activité, les résultats de la société, son évolution prévisible et les événements importants survenus entre la date de clôture et celle à laquelle le rapport est établi.
De plus, il présente les résultats et la situation financière de l’entreprise. Il indique le montant des dividendes distribués au titre des trois derniers exercices et le montant des revenus, l’analyse objective et exhaustive de l’évolution des affaires, des résultats et de la situation financière de la société et les principaux risques et incertitudes auxquels la société est confrontée.
Retrouvez notre article sur le rapport de gestion.
Organiser l’assemblée générale d’approbation des comptes
A présent, il convient d’approuver ou de désapprouver les comptes annuels. Cela a lieu lors d’une assemblée générale ordinaire annuelle des associés, qui doit être réunie dans les 6 mois suivant la clôture de l’exercice social.
Au préalable, les représentants légaux doivent mettre des documents à disposition des associés : l’inventaire, les comptes annuels, le rapport de gestion et, s’il existe, le rapport du commissaire aux comptes. Les associés doivent être convoqués au moins 15 jours avant l’assemblée générale, sauf contre-indication prévue dans les statuts.
Lors de l’assemblée générale d’approbation des comptes, le dirigeant de l’entreprise soumet au vote des associés son rapport et éventuellement le rapport du commissaire aux comptes.
Les associés décident alors de l’approbation, la modification ou le rejet des comptes sociaux, à la majorité. Le plus fréquemment, les associés décident d’approuver les comptes. Une désapprobation interviendra si les associés estiment qu’il y a fraude, manque de clarté ou faute de gestion.
De plus, les associés peuvent décider d’affecter une partie des bénéfices aux réserves, de les reporter à l’année suivante ou de les distribuer par le versement de dividendes. En revanche, si la société accuse des pertes, les associés ne pourront pas décider de distribuer des dividendes.
Les décisions des associés sont ensuite retranscrites dans un procès-verbal d’assemblée générale (PV d’AG).
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4. Approuver et déposer les comptes au greffe
Dans le mois qui suit l'assemblée générale, les comptes approuvés doivent être déposés au greffe. Si le délai est dépassé, il est possible de demander une prorogation au président du Tribunal de commerce.
Il convient alors de transmettre au greffe plusieurs documents : les comptes sociaux annuels (bilan comptable, compte de résultat et annexes comptables), le rapport de gestion, le PV d’approbation des comptes faisant état de l’affectation du résultat et s’il existe, le rapport du commissaire aux comptes ainsi qu’un règlement d’environ 49€.
Si les comptes n’ont pas été approuvés, le dirigeant d’entreprise devra simplement déposer un extrait du PV de l’assemblée générale faisant état de la délibération et du refus d’approbation.
Une fois les documents déposés au greffe du Tribunal de commerce, l’accomplissement de cette formalité est mentionné au Bulletin des annonces civiles et commerciales (Bodacc) qui confère un caractère public aux comptes annuels et ceux-ci pourront alors être consultés par toute personne sur le site infogreffe.fr.
Il est possible de rendre confidentiels les comptes en établissant une déclaration de confidentialité des comptes annuels à déposer également au greffe. Ainsi, il n’y aura pas de publication au Bodacc.
Vous souhaitez approfondir le sujet ? Consultez notre article sur le dépôt des comptes annuels
