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1. L’archivage papier ou numérique : la ténacité du papier !
L’archivage électronique, prend peu à peu le pas sur la gestion papier, en permettant la mise en place d’un système informatisé d'acquisition, classement, stockage, archivage des documents. Cette solution technologique en pleine croissance, n’a toutefois pas complètement annihilé la gestion physique.
Apparu au IIIe siècle avant J.C., l’utilisation du papier est une habitude difficile à déloger. Pour cause, le papier est synonyme de sécurité et de tradition.
L'archivage physique présente tout de même des avantages.
En tête de liste, apparaît la pérennité, puisque les documents physiques peuvent être conservés sans limitation de durée. L’accessibilité paraît plus simple en ce que les documents sont tangibles et peuvent être consultés et manipulés à portée de main. Enfin, les documents sont en sécurité ; bien rangés dans nos locaux, la confidentialité paraît assurée.
Les avantages décrits ci-dessus doivent toutefois être nuancés…
- Le risque zéro n’existe pas. La pérennité d’un document papier n’est pas assurée, ainsi les conditions de conservation (humidité, chaleur, lumière), ou encore les accidents de la vie (dégâts des eaux, incendies) peuvent conduire à la disparition d’archives tenues depuis des années. Par ailleurs, dans la pratique une copie numérisée est souvent réalisée ; ce qui finalement alourdi la gestion administrative.
- Ce mode de gestion représente un coût financier et écologique : l’achat d’équipements (imprimantes, papier, classeurs, registres…) et maintenance de ces mêmes équipements. Sans compter, les ressources humaines mobilisées.
- L’accessibilité des dossiers physiques, n’est pas toujours aisée. Premièrement, cela demande un espace de stockage relativement conséquent. Eu égard au volume traité, il est souvent chronophage et fastidieux de rechercher et de trouver LE document.
L’usage d'archives papier, est-il pour autant désuet aujourd’hui ?
Il le devient progressivement avec l’utilisation grandissante de procédés, tels que la signature électronique, la lettre recommandée électronique et le développement de solutions SaaS de plus en plus innovante ; permettant de gagner du temps et de l’argent. Découvrez en détail la valeur et les différents niveaux de sécurité de la signature électronique, un outil essentiel dans le monde numérique.
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2. Les avantages de l'archivage numérique
Le système d’archivage électronique (SAE), les avantages d’une gestion 2.0
Allant de pair avec la digitalisation de nos habitudes, l’archivage électronique présente des avantages indéniables face à l’archivage papier.
- Espace, accessibilité et gestion centralisée :
L’archivage électronique présente évidemment un gain d'espace physique. Surtout, ce mode permet un accès facile et à distance aux documents, les documents juridiques sont disponibles en quelques clics, quel que soit l'endroit où vous vous trouvez. Les collaborateurs peuvent rechercher, consulter et récupérer des archives en quelques clics, améliorant ainsi la productivité et le travail collaboratif. En somme, la centralisation permet une meilleure réactivité et subséquemment une meilleure performance.
- Durabilité et écologie :
L'archivage électronique réduit les coûts, mais aussi, votre empreinte carbone. En effet, en réduisant la consommation de papier, d'encre, d'énergie, vous contribuez à limiter les émissions de gaz à effet de serre qui liées à la production et au transport de documents papier. La conservation à long terme est plus simple et plus fiable avec l'archivage électronique. Vous pouvez vous assurer que vos documents juridiques sont préservés sans risque de détérioration physique.
- Sécurité et traçabilité :
L'une des principales préoccupations concernant l’archivage numérique est la sécurité des données et la conformité des documents. A cet effet, le système d’archivage doit remplir certaines caractéristiques pour répondre aux obligations légales et réglementaires :
- Intégrité et authenticité : les documents ne sont pas modifiables sur un système d’archivage électronique,
- Confidentialité : les documents ne doivent être accessibles que par certaines personnes, grâce à une gestion des autorisations d'accès,
- Traçabilité : les activités doivent être enregistrées (connexion, consultation…),
- Pérennité : les documents doivent être accessibles sur la durée, et le stockage doit être dupliqué pour éviter la perte de données,
- Réversibilité : les documents doivent être récupérables, dans leur intégralité et à l’issue d’un délai raisonnable. Pour plus d’informations à ce sujet, vous pouvez consulter notre article sur l’importance de la clause de réversibilité.
Soucieux de la sécurité de vos données chez Axiocap nous vous proposons une solution dématérialisée clé en main, répondant à l’intégralité de ces critères.
En effet, notre coffre-fort numérique est un espace de stockage répondant à un haut degré de sécurité destiné à protéger l’intégrité des documents, et à conférer une valeur probante à vos archives numériques grâce à l’usage de l’horodatage et de la blockchain.
De plus, l’ensemble de vos données est stocké sur un serveur souverain situé en France. Ainsi, toute connexion ou tentative de connexion est sauvegardée afin de détecter d’éventuelles utilisations frauduleuses de votre coffre-fort.
Explorez davantage en lisant notre article qui présente la méthode la plus optimale pour garantir un stockage en ligne sécurisé des données de votre entreprise.
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3. Les inconvénients de l'archivage numérique
Les inconvénients de la technologie
Bien que l'archivage numérique présente de nombreux avantages, il comporte également des inconvénients qu'il est important de prendre en compte. Voici quelques-uns des principaux inconvénients de l'archivage numérique :
- La dépendance à la technologie :
Bien qu’elle nous offre facilité au quotidien, nous sommes peu à peu dépendants de la technologie. L'archivage numérique repose fatalement sur des systèmes informatiques, tels que des logiciels. Ainsi, en cas de panne, de dysfonctionnement, l'accès aux archives peut être compromis. Aussi, le passage au numérique nécessite, comme tout changement, un temps d’adaptation et une formation.
- La sécurité Informatique :
Les archives numériques sont vulnérables aux menaces informatiques, telles que les virus, les logiciels malveillants, les piratages et les cyberattaques. La protection des données contre ces menaces nécessite des investissements importants en matière de sécurité informatique. Pour en savoir plus sur les moyens de garantir un stockage en ligne sécurisé des données de votre entreprise, consultez notre article.
La confidentialité et la protection des données sont un enjeu contemporain crucial. L'archivage électronique peut augmenter les risques liés à la confidentialité des données, dans la mesure où elles peuvent être compromises en cas de violation de la sécurité.
Avec nos solutions, vous pouvez avoir l'assurance que vos documents juridiques sont entre de bonnes mains, tout en bénéficiant des avantages de la numérisation dans votre pratique professionnelle. En utilisant Axiocap, vous pouvez transformer votre pratique juridique en un environnement moderne, sûr, et respectueux de l'environnement, tout en préservant la confidentialité et l'intégrité de vos documents juridiques. Demandez votre démonstration gratuite !
