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1. Pourquoi envisager une digitalisation de votre cabinet ?
La digitalisation affecte la quasi-totalité des secteurs d’activité et particulièrement le monde des services. Les experts-comptables et les avocats, premiers partenaires des entreprises, doivent se sentir concernés par cette évolution.
La dématérialisation des opérations juridiques et comptables renouvelle la façon de travailler ainsi que les attentes des clients. Les clients attendent davantage d’échanges faciles et immédiats avec les professionnels. Ainsi, votre environnement de travail va en sortir bouleversé, dès lors que la digitalisation entraîne des changements majeurs tant dans les usages que dans le processus décisionnel.
La digitalisation présente de multiples avantages, elle permet notamment :
- De se différencier par rapport à ses concurrents;
- De mieux communiquer avec ses clients et prospects;
- De développer les compétences et savoir-faire du cabinet;
- De gagner en satisfaction client par l’information en temps réel
- De recruter de nouveaux talents…
La digitalisation transforme le métier d’expert-comptable et la profession d’avocat. Elle correspond à un changement en profondeur du cabinet quant à son fonctionnement et à son organisation. En effet, en optimisant l’organisation du cabinet grâce à un outil digital, le professionnel peut se recentrer sur ses missions de conseils ou de recommandations stratégiques qui présentent une forte valeur ajoutée.
Ainsi grâce à des gains de temps importants, la digitalisation a pour conséquence de permettre à chaque cabinet de se concentrer sur des services plus attrayants pour sa clientèle.
Pour toutes ces raisons, le mouvement de la digitalisation ne doit pas être suivi, ni subi par le cabinet. Le cabinet doit s’ériger en véritable chef de file pour se réinventer afin de ne pas être dépassé.
Mais, quelles sont les possibilités et les apports d’une digitalisation pour votre cabinet ?
La digitalisation d’un cabinet peut passer par des aspects très divers tels que l’automatisation de certaines fonctions fastidieuses afin d’éviter les ressaisies, ou encore par l’échange de document facilité via l’utilisation d’un portail collaboratif qui permet au client d'accéder à son dossier à tout moment et depuis n’importe quel support (téléphone, tablette…).
En outre, la digitalisation permet au cabinet de fiabiliser les échanges de données et de réduire ainsi les risques d’exposition à la cybercriminalité, laquelle peut entraîner des conséquences dramatiques pour les entreprises (aussi bien pour les cabinets que pour leurs clients).
Enfin, la digitalisation d’un cabinet induit une simplification des tâches administratives c’est-à-dire des tâches sans réelle valeur ajoutée mais surtout chronophages. Elle permet au cabinet de proposer, en “un clic”, des indicateurs pertinents sur l’activité d’une société cliente en temps réel grâce à un tableau de bord automatiquement actualisé.
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2. Comment digitaliser votre cabinet ?
Axiocap ouvre les portes de la dématérialisation de la gestion de l'actionnariat, et permet ainsi la digitalisation de votre cabinet.
Axiocap a conçu un outil digital sécurisé pour les cabinets d’experts-comptables et d’avocats, qui simplifie considérablement la gestion de l’actionnariat de vos sociétés clientes.
D’utilisation intuitive, il permet de dématérialiser toutes les opérations relatives aux titres de sociétés non cotées.
Le registre des mouvements de titres : toutes les opérations sur les titres sont réalisables.
Il peut s’agir de l’attribution des titres lors :
- de la constitution de la société,
- de l’émission de titres,
- de transfert de titres (cession, échange, donation, apport),
- de l’exercice de bons,
- de nantissement,
- de prêt,
- de modification du capital.
Aussi, les opérations peuvent concerner tout type de titre :
- actions simples,
- actions préférentielles,
- obligations simples,
- obligations convertibles,
- bons de souscription d’actions, ABSA et OBSA
- bons de souscription de parts de créateur d’entreprise.
L’outil Axiocap permet de générer automatiquement les ODM et les documents CERFA relatifs à la cession de droits sociaux. De plus, il est possible d’exporter les registres de mouvements de titres au format PDF directement depuis l’outil.
Toutes vos opérations sur titres sont sauvegardées de manière sécurisée. L’Ordonnance n°2017-1674 du 8 décembre 2017 et son Décret d’application n°2018-1226 du 24 décembre 2018 autorisant la représentation et la transmission de certains titres financiers au moyen d’une blockchain exige l’existence d’un système d’archivage. Axiocap a donc installé un système d’archivage des données enregistrées en blockchain. En cas d’événement imprévu, vous pourrez solliciter Axiocap afin de récupérer l’intégralité des données ancrées.
L’outil Axiocap permet également de dématérialiser différentes étapes relatives à la gestion de l’actionnariat :
- Convoquez les associés par mail et envoyez-leur des pièces si besoin,
- Faites signer les procès-verbaux d’assemblées grâce à une signature électronique avancée conforme au droit applicable (règlement eIDAS),
- Suivez l’évolution des signatures,
- Un mail automatique s’envoie aux actionnaires qui n’ont pas encore signé en guise de rappel selon une fréquence programmable,
- Répertoriez les AG déjà effectuées en téléversant les PV signés de façon manuscrite dans leur ordre et les pièces annexes grâce au coffre-fort de documents numérique, afin d’en faciliter la consultation.
Également, il est possible de créer et d’exporter n’importe quel registre décisionnel (d’assemblée générale, conseil d’administration…) directement depuis l’outil Axiocap. Ces registres ont la même valeur légale que les registres papiers dès lors qu’ils sont authentifiés par un système d’horodatage permis par la signature électronique des procès-verbaux.
Les différentes actions s’effectuent en un temps record grâce à la saisie automatique des informations renseignées qui ont été enregistrées sur l’application.
De plus, une multitude de documents est exportable en version PDF très facilement (RMT, RAG, compte d’actionnaire, attestation de mouvement, les documents téléversés…).
La solution dispose d’un coffre fort numérique sécurisé, certifié eDocGroup - prestataire d'hébergement de coffre fort numérique reconnu par l'Etat - qui permet au mandataire d’enregistrer tous les documents concernant la société et les associés, et de leur y donner accès. Également, Axiocap a prévu un tableau de bord intégrant la table de capitalisation, laquelle se met à jour automatiquement et peut être partagée avec le client.
Aussi, dès l’automne 2020 il sera possible d’organiser des votes d’Assemblée ou de tout autre Conseil, en ligne en invitant les associés d’une société à procéder au vote sur un espace sécurisé. Ainsi, les associés pourront voter les délibérations ou résolutions, une à une, sans avoir à se déplacer.
Par ailleurs, des outils pratiques permettent de simuler une levée de fonds et le versement de dividendes.
Quelles sont les conséquences d’une digitalisation réussie pour le professionnel et pour son client ?
Côté pro : L’expert-comptable et l’avocat ont enfin l’opportunité d’alléger leurs missions traditionnelles de rédaction manuscrite de certains actes pour se consacrer à des services de conseil, voire de coaching.
Ils ont la possibilité de se focaliser sur les problématiques essentielles pour leurs clients que sont celles de l’investissement et du développement de leur société grâce à la fourniture et à l’analyse d’un tableau de bord. Ainsi, le conseil stratégique pourra plus aisément être prodigué aux entreprises de toute taille notamment concernant les risques de dilution du capital auxquels elles s’exposent.
En offrant un support client de qualité, simple, rapide et efficace, le cabinet digitalisé pourra apporter une réelle plus-value à ses prestations. Il peut, par le biais d’échanges à distance, répondre directement aux questions quotidiennes simples ou techniques de ses clients.
Aussi, vous n’aurez pas besoin de suivre une formation adéquate pour utiliser l’outil Axiocap ! L’équipe d'Axiocap est présente pour vous accompagner dans toutes les étapes de mise en place du produit selon vos besoins. Elle est joignable par téléphone ou par mail pour toute sorte de demande.
Avec Axiocap la gestion globale de la valeur d’une société devient un jeu d’enfants !
Côté client : Le client se sent mieux considéré puisqu’il bénéficie d’un suivi personnalisé et adapté à sa société. Il apprécie la rapidité du délai de réponse et la montée en puissance de la qualité des renseignements fournis par son conseil.
Le client se réjouit d’obtenir un accès à l’interface Axiocap pour suivre la gestion de son actionnariat et profiter des fonctionnalités mises à sa disposition. Ainsi, il ne sera plus dépendant de son mandataire pour obtenir les documents essentiels relatifs à sa société, et il pourra en disposer à n’importe quel moment.
Tenez “en 1 clic” les registres de vos clients et faites de la mise en conformité un vrai atout commercial pour votre cabinet !
Découvrez ici toutes les fonctionnalités et avantages et de la solution Axiocap.
