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1. Comment conserver les documents d’entreprise ?
Format papier
Au tribunal, il arrive parfois qu'une partie ait perdu son document original. Dans ce cas, la loi reconnaît qu'elle fournit une copie du document pour prouver l'existence d'un acte. Cependant, cette copie doit être une reproduction « fidèle et durable (indélébile) » de l'original. Les juges doivent alors reconnaître la valeur significative de cet original.
Le support du document conservé est papier ou électronique, sous réserve que la personne qui l'a rédigé puisse être identifiée. Le document électronique doit être rédigé et conservé de manière à garantir son intégrité (article 1316-1 du Code civil).
Format électronique
Encadrés par la loi du 13 mars 2000, les documents électroniques ont désormais la même valeur probante que les écrits manuscrits, sous réserve des conditions précisées à l’article 1316-1 du Code civil :
“L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.”
L'écrit électronique est considéré comme une preuve valable s'il peut être identifié comme provenant du destinataire prévu et s'il est conservé de manière à préserver son intégrité. Par ailleurs, le Code de commerce permet aux commerçants de tenir un journal et un inventaire sous forme électronique, à condition qu'ils soient identifiés, numérotés et datés dès leur établissement.
Les documents créés ou reçus via un support informatique doivent être conservés sous forme électronique pendant au moins 3 ans, période pendant laquelle le gouvernement peut chercher à récupérer la taxe. L'entreprise n'est pas obligée de créer un archivage supplémentaire sur papier.
Passé ce délai, elles doivent être conservées sur tout support, de votre choix, pendant une durée de 3 ans.
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2. Quels sont les avantages et inconvénients de la conservation des documents en ligne ?
Avantages
L’accessibilité : Les documents en ligne peuvent être consultés à partir de n'importe quel appareil connecté à internet, ce qui permet aux utilisateurs de les accéder facilement et rapidement, où qu'ils soient.
Le partage facile : Les documents en ligne peuvent être partagés avec d'autres personnes en quelques clics, ce qui facilite la collaboration et la communication.
La sauvegarde automatique : Les documents en ligne sont généralement sauvegardés automatiquement, ce qui réduit les risques de perte ou de dommage causés par des erreurs humaines ou des disfonctionnements matériels.
L’espace de stockage illimité : Stocker des documents en ligne permet de ne pas se préoccuper de la capacité de stockage physique, la taille de stockage est généralement illimitée.
La facilité de recherche : Les documents en ligne peuvent être facilement retrouvés grâce à des outils de recherche et de tri, ce qui permet de gagner du temps et de l'efficacité.
La Flexibilité : Les documents en ligne peuvent être modifiés à distance par plusieurs utilisateurs en même temps sans risque de conflit.
L’impact écologique : Stocker des documents en ligne réduit la consommation de papier et de ressources liées à l'impression, cela permet aussi de réduire les coûts liés à l'archivage physique et à la gestion de l'espace de stockage.
Approfondissez le sujet en retrouvant notre article sur le coffre-fort numérique et la dématérialisation du stockage de vos documents.
Inconvénients
La dépendance à internet : La nécessité d'avoir une connexion internet fiable pour accéder aux documents en ligne peut être un problème dans certaines régions ou situations.
La sécurité des données : Stocker des documents en ligne peut exposer les données à des risques tels que les cyberattaques ou la fuite de données. Il est donc important de choisir des plateformes de stockage en ligne sécurisées et de mettre en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger les données. Axiocap met à votre disposition un coffre-fort numérique sécurisé et certifié aux normes CCFN, avec horodatage et archivage de chaque inscription ; Vous pourrez ainsi stocker tous vos registres et documents de manière 100% sécurisé, tout en bénéficiant des avantages de la gestion en ligne, découvrez le coffre-fort numérique Axiocap.
Les coûts : Certaines plateformes de stockage en ligne peuvent coûter cher pour des quantités importantes de stockage ou des options avancées. Il est donc important de bien évaluer les besoins en stockage et de comparer les différentes offres pour trouver la meilleure option.
L’accessibilité limitée : Si vous partagez des documents avec des utilisateurs qui n'ont pas accès à internet, ils ne pourront pas accéder aux documents. Il est donc important de prendre en compte les besoins des utilisateurs qui n'ont pas accès à internet.
La perte de contrôle : Si vous utilisez un service de stockage en ligne tiers, vous devrez vous fier à cette entreprise pour gérer la sécurité de vos données et pour les protéger contre les pertes ou les erreurs.
Le temps de chargement : Si les documents sont lourds ou si la connexion internet est lente, il peut prendre un certain temps pour charger les documents en ligne.
Le risque de suppression accidentelle : Si les documents sont stockés en ligne, ils peuvent être accidentellement supprimés par un utilisateur ou un administrateur et il peut être difficile de les récupérer
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3. Tableau des durées de conservation des documents entreprise
Quels sont les documents à conserver et combien de temps ?
Retrouvez ci-dessous un tableau présentant les durées de conservation des documents civils et commerciaux, ainsi que les durées de conservation des documents comptables, des documents fiscaux, des documents sociaux, et des documents de gestion du personnel :
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4. Pourquoi devez-vous conserver les documents d’entreprise ?
Pour éviter les sanctions financières
Lorsqu'une entreprise ne dispose pas d'un système de classement fiable et sécurisé, le risque d'endommagement ou de perte des pièces justificatives est accru. L'article 1734 du Code général des impôts sanctionne le non-respect d'une demande de pièces émanant de l'administration non assortie d'une amende de 10 000 €.
Pour satisfaire les demandes de vos actionnaires
L'article L225-117 du Code de commerce impose aux sociétés de communiquer aux actionnaires certaines informations concernant leurs 3 derniers exercices (rapports annuels, feuilles de présence, etc.). Pour toutes les raisons que nous avons évoquées, l'entrepreneur doit comprendre les délais de conservation des documents commerciaux. Pour se conformer à ces exigences légales, il peut choisir de sauvegarder les documents sous forme papier ou numérique. Cette décision est basée sur des questions concernant l'espace, le coût ou la confidentialité des données.
Mais également pour vous conformer à une obligation légale, pour faire valoir vos droits, répondre aux demandes de l’administration lors d’un contrôle, pour faciliter une gestion transparente efficace de votre entreprise et pour simplifier les échanges avec votre expert-comptable.
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