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1. Pourquoi et comment externaliser sa comptabilité ?
Les dirigeants d’entreprises et leurs salariés ne sont pas toujours les mieux formés et les plus aptes à gérer de façon efficace la comptabilité. Ce défaut de connaissances et d’efficacité dans ce domaine d’expertise est susceptible d’entraîner de lourdes conséquences pour les gérants de TPE/PME. Le temps pouvant être passé à développer l’entreprise est passé sur une tâche chronophage, laquelle requiert une assiduité sans faille : un dépassement de délais peut entraîner de lourdes sanctions financières.
Externaliser sa comptabilité est alors une solution à ce problème, tout comme l’externalisation de sa direction juridique est une solution aux problèmes relatifs à la gestion des contrats et aux dysfonctionnements de l’entreprise. Retrouvez dans notre article toutes les informations relatives à l’externalisation de votre direction juridique.
Pour ce faire, il convient de trouver un expert-comptable dont les services rendus correspondent à vos besoins. La prestation de l’expert-comptable pourra commencer après la signature d’une lettre de mission : c’est le contrat d’externalisation comptable qui lie l’expert-comptable à son client. Cette lettre de mission contiendra entre autres les missions déléguées à l’expert-comptable.
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2. Quelles missions peuvent faire l’objet d’une externalisation comptable ?
L’expert-comptable ne se limite pas à faire la comptabilité de ses clients. Beaucoup d’autres offres sont susceptibles d’être proposées, parmi lesquelles :
- La gestion administrative : de nombreuses tâches administratives sont liées aux activités comptables, telles que la gestion des factures, des paiements, des déclarations fiscales et sociales et la tenue de registres de comptabilité. En offrant des services de gestion administrative en plus des services comptables, un expert-comptable peut offrir une solution complète à ses clients, leur permettant de se concentrer sur leur activité principale et de gagner du temps ;
- La gestion financière : la gestion financière est une autre composante importante des missions de l'expert-comptable, qui peut aider ses clients à gérer leur trésorerie, à élaborer des budgets, à obtenir des financements, à gérer les risques financiers et à évaluer leur performance financière. En offrant des services de gestion financière, l'expert-comptable peut aider ses clients à prendre des décisions éclairées et à améliorer leur situation financière ;
- La gestion fiscale : la gestion fiscale fait partie intégrante des missions de l'expert-comptable, qui est en charge de la préparation des déclarations fiscales telles que la déclaration de TVA, la déclaration de revenus et la déclaration de cotisations sociales, du conseil fiscal et de la représentation de ses clients lors de procédures fiscales. En offrant des services de gestion fiscale, l'expert-comptable peut aider ses clients à se conformer à la législation fiscale tout en optimisant leur charge fiscale ;
En outre, l’expert-comptable a une activité de conseil, permettant à ses clients de se faire assister dans la prise de décisions importantes et stratégiques pour leur entreprise.
En fonction du budget du client, il est toutefois possible de ne demander qu’une externalisation partielle de la comptabilité, auquel cas l’expert-comptable se chargera par exemple de la gestion des comptes annuels tandis que la saisie comptable sera effectuée par le client. Par opposition, dans le cas d’une externalisation comptable totale, l’ensemble de la comptabilité est pris en charge par l’expert-comptable. C’est un choix à déterminer dans la lettre de mission précédemment mentionnée.
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3. Externalisation comptable : Quels sont les avantages à faire appel à un expert-comptable ?
Les avantages de faire appel à un expert-comptable pour son externalisation comptable, financière, administrative et fiscale sont nombreux et certains :
- Accès à une expertise spécialisée : Les cabinets d'expertise comptable ont souvent une expertise spécialisée dans certains domaines, tels que la fiscalité ou la gestion financière. En externalisant sa comptabilité, l'entreprise bénéficie de cette expertise spécialisée sans avoir à embaucher un comptable en interne.
- Gain de temps : La gestion de la comptabilité peut être une tâche chronophage pour les entreprises. En externalisant cette tâche, l'entreprise peut se concentrer sur son activité principale et gagner du temps pour se développer.
- Accès à des outils et des technologies de pointe : Les cabinets d'expertise comptable utilisent souvent des logiciels et des outils de pointe pour gérer la comptabilité de leurs clients. En externalisant sa comptabilité, l'entreprise bénéficie de l'accès à ces technologies sans avoir à investir dans des logiciels coûteux. De nombreux cabinets d’experts-comptables font par exemple appel aux services d'Axiocap afin de dématérialiser les registres légaux et les assemblées de leurs clients ; découvrez les fonctionnalités et atouts d'Axiocap pour les experts-comptables.
- Réduction des risques : Les cabinets d'expertise comptable ont souvent une bonne connaissance de la réglementation fiscale et comptable en vigueur, ce qui peut aider les entreprises à éviter les erreurs et les sanctions liées à une mauvaise gestion de la comptabilité.
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4. Quels sont les inconvénients d’externaliser sa comptabilité et comment y remédier ?
Deux inconvénients majeurs peuvent être dégagés :
- Le coût : l'externalisation de la comptabilité peut être coûteuse. Les coûts peuvent varier en fonction du fournisseur de services, du niveau de service requis et de la complexité de votre comptabilité. C’est pour cette raison que demander une externalisation comptable partielle peut être un bon compromis. Toutefois, le coût de l’externalisation est à mettre en balance avec le gain engendré à faire appel à un expert-comptable. Ce gain est calculé sur la base du temps supplémentaire passé à développer son entreprise, des stratégies financières et fiscales proposées par l’expert-comptable à son client de façon à faire des économies, sans oublier les pénalités financières que le client n’aura pas à payer en raison des dépassements de délais : l’expert-comptable est responsable du dépôt des dossiers en temps et en heure ;
- Le manque d’autonomie : lorsque vous externalisez votre comptabilité, vous confiez une partie importante de votre entreprise à une tierce partie. Cela peut entraîner une perte de contrôle sur la gestion financière de votre entreprise, et notamment des problèmes de transparence, surtout quand l’outil utilisé par l’expert-comptable pour procéder à la gestion comptable de son client n’est pas directement accessible par ce dernier. Ce problème se pose de moins en moins grâce aux cabinets d’experts comptables ayant procédé à une transition digitale. Ce phénomène a poussé de nombreux cabinets à développer des outils proposant notamment aux clients d’accéder à une plateforme contenant l’ensemble de leurs données en temps réel. Pour les experts-comptables souhaitant amorcer une transition digitale, découvrez notre article sur la transition numérique des experts comptables afin d’en connaître toutes les étapes et rester compétitif.
