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1. Le contenu du registre unique du personnel
Le registre unique du personnel concerne tout salarié de l’entreprise, quel que soit son contrat de travail (CDD, CDI, stage …).
Les mentions que doit faire apparaitre ce registre sont énoncées à l’article D. 1221-23 du Code du travail : certaines sont communes à tous les salariés, et d’autres sont requises uniquement pour certaines catégories de travailleurs.
Mentions communes
Les mentions mentionnées ci-dessous doivent être transcrites sur le registre dès l’embauche du premier salarié :
- Le nom et prénom, la nationalité, la date de naissance, le sexe de l’employé
- L’emploi qu’il occupe et sa qualification
- Les dates d’entrée et de sortie de l’entreprise
Les salariés sont ainsi répertoriés par ordre chronologique d’arrivée dans l’entreprise, les mentions doivent obligatoirement apparaitre pour chacun de façon indélébile.
En cas de changement de l’une des informations, notamment quant au contrat de travail, les mentions rectificatives doivent être renseignées au fur et à mesure sur le registre unique du personnel.
Le numéro de Sécurité sociale (NIR) doit-il être obligatoirement mentionné sur le RUP ?
Non, le numéro de Sécurité sociale (NIR) des employés de votre société ne figure pas parmi les mentions obligatoires du registre unique du personnel.
En effet, cette donnée personnelle est qualifiée de “sensible” au sens du RGPD. Elle ne peut être utilisée que dans la sphère “santé-social-travail" et son utilisation doit systématiquement faire l’objet d’une autorisation préalable de la CNIL.
Mentions supplémentaires
L’article D. 1221-23 du Code du travail prévoit des mentions supplémentaires pour :
- Les travailleurs étrangers : le type et le numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail. Lorsque le lieu de travail de ces travailleurs est distinct de celui de l’établissement, les copies des titres doivent être mis à la disposition des délégués du personnel et des services de l’inspection du travail sur chaque lieu où ils travaillent.
- Les jeunes travailleurs : la mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation ».
- Les salariés sous contrats précaires : la mention « contrat à durée déterminée » ou « salarié temporaire » selon la nature du contrat de travail.
- Les travailleurs à temps partiel : la mention « salarié à temps partiel ».
- Les travailleurs mis à disposition par un groupement d’employeurs : la mention « mis à disposition par un groupement d’employeurs » avec la dénomination et l’adresse du groupement.
Concernant les stagiaires et les personnes en service civique, l’article D. 1221-23-1 du Code du travail prévoit les indications complémentaires à porter sur le registre unique du personnel, à savoir : l’identité du stagiaire, les dates de début et de fin de stage et l’identité du tuteur de stage ainsi que le lieu de présence du stagiaire.
Toutes ces mentions doivent être consignées dans un registre unique du personnel, qui doit être tenu dans chaque établissement d’une entreprise, c’est-à-dire là où se trouve l’employeur ou une personne déléguée ayant un pouvoir de recrutement. Ainsi, le registre unique du personnel ne doit pas seulement être conservé au siège social de l’entreprise.
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Combien de registres dois-je tenir si ma société a plusieurs établissements ?
L’employeur doit tenir un registre unique du personnel par établissement dès l’embauche du premier salarié ou l’arrivée du premier stagiaire.Par exemple, une société qui dispose de trois établissements avec des salariés dans chacun d’entre eux, doit donc tenir trois registres uniques du personnel.
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2. Le délai de conservation des mentions portées sur le registre unique du personnel
En tout état de cause, le registre unique du personnel doit être tenu à la disposition du Comité Social et Économique (CSE) de l’entreprise (article L. 1221-15 du Code du travail). Le registre doit être tenu à disposition au siège de l’établissement où se trouve le principal employeur ou son délégataire.
Les mentions obligatoires reportées dans le registre doivent être conservées durant cinq ans, à compter de la date de sortie de l’employé. En cas de défaut de conservation, l’employeur risque les mêmes sanctions que s’il n’avait pas tenu de registre unique du personnel.
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3. La tenue du registre unique du personnel sur un support numérique
La loi ne prescrit pas de forme particulière pour la tenue du registre unique du personnel.
De plus, l’article D. 1221-27 du Code du travail autorise l’employeur à tenir ce registre sur un « support de substitution ».
Ainsi le registre unique du personnel peut être tenu sur support informatique et donc être dématérialisé, sous réserve de respecter certaines conditions (article L. 8113-6 et du Code du travail).
En effet, le support utilisé pour l’établissement du registre unique du personnel doit permettre de faire apparaitre toutes les mentions obligatoires, sans que ne se pose des problèmes de consultation ou des risques d’altération. Aussi, il doit se présenter de la même façon qu’un registre unique du personnel format papier et doit être conservé dans les mêmes délais (article D. 8113-2 du Code du travail).
Le non-respect de ces obligations précitées peut exposer l’employeur à des sanctions pénales.
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4. Les sanctions au non-établissement d’un registre unique du personnel
Les infractions aux dispositions de l’article L. 1221-13 du Code du travail constituent une contravention de quatrième classe. Ainsi, elles sont sanctionnées d’une amende comprise entre 450 et 750 euros par salarié, dès lors qu’au moins une des mentions obligatoires fait défaut dans le registre unique du personnel (Article R. 1227-7 du Code du travail).
Ainsi par exemple, le défaut d’inscription d’un salarié étranger ou l’absence des copies de ses titres de travail annexées au registre expose l’employeur au paiement d’une amende de 750 euros.
Retrouvez la synthèse juridique sur le registre unique du personnel afin d'en savoir plus .
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5. Gérez le registre unique du personnel sur Axiocap!
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Toutes les mentions obligatoires requises peuvent être enregistrées pour tous les salariés de l’entreprise, quelle que soit leur qualification, ou la nature de leur contrat de travail. Sur Axiocap, l’horodatage remplace la cote et le paraphe du greffe, garantissant sécurité et valeur légale des registres.
Il est ensuite possible d’exporter le registre unique du personnel au format PDF, et ce à tout moment.
Axiocap permet ainsi d’anéantir tout risque de perte ou d’altération des mentions contenues dans le registre unique du personnel.
