Gestion documentaire : définition, fonctionnement et optimisation des processus

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1. La gestion documentaire au sein d’une entreprise, c’est quoi ?

La gestion documentaire, également appelée gestion des documents, recense les méthodes visant à organiser et gérer l’ensemble des documents d’une entreprise. Elle a pour objectif d’optimiser le traitement des données, d’améliorer le partage des informations entre collaborateurs et de garantir un archivage pérenne des documents.

De nos jours, nous faisons davantage référence à la gestion électronique des documents (GED) puisque la gestion documentaire est souvent organisée à l’aide d’un système informatique. Néanmoins, de nombreuses entreprises continuent de recourir à une gestion manuelle ou « papier » de leurs documents.  

Qu’elle soit manuelle ou dématérialisée, la gestion documentaire demeure un enjeu stratégique pour les sociétés, notamment pour leur efficacité opérationnelle.

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2. Quelles sont les méthodes de gestion documentaire ?

Il existe trois méthodes de gestion documentaire. À savoir :  

• la gestion papier ou traditionnelle : elle consiste à traiter les dossiers et documents de manière « physique ». Les documents, contrats, factures et autres sont imprimés, classés et archivés manuellement dans des espaces de rangement ;

• la gestion numérique : elle repose sur la numérisation des documents. Les documents papier sont numérisés pour les convertir dans un format électronique et les conserver sur des serveurs ou des disques durs. Toutefois, l’archivage demeure généralement manuel ;

• la gestion électronique des documents : cette solution est entièrement dématérialisée. Elle offre automatisation, accessibilité, simplicité et sécurité grâce à l’utilisation d’un logiciel de gestion documentaire.

Le choix entre ces trois méthodes dépend des contraintes et des objectifs de votre entreprise.

Pour aller plus loin dans votre digitalisation, Axiocap vous offre la possibilité de dématérialiser tous vos registres légaux. À titre d’exemple, vous pouvez importer vos procès-verbaux sur notre plateforme afin qu’elle les classe, archive et sécurise automatiquement. Vous aurez ainsi la capacité d’exporter en quelques clics votre registre des assemblées générales dématérialisé.

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3. Quels sont les enjeux de la gestion documentaire ?

La gestion documentaire doit répondre à cinq enjeux majeurs.  

1. La productivité : les entreprises font souvent face à un volume de documents de plus en plus important. En conséquence, elles ont besoin de disposer d’un système de gestion documentaire permettant de trouver rapidement et facilement un document ou une information. En effet, la gestion des documents papier impose des recherches dans des archives physiques ce qui fait généralement perdre un temps précieux à vos collaborateurs.

2. La conformité : la gestion documentaire doit répondre à de plus en plus de normes : le règlement général de protection des données (RGPD), la norme ISO 9001-2015, les normes métier, etc. Celle-ci doit donc être effectuée de manière rigoureuse pour répondre à ces exigences et pour éviter les risques juridiques liés à leur non-respect.

3. L’accessibilité : à l’heure du télétravail, l’accessibilité est un impératif. Chaque collaborateur doit pouvoir consulter les documents ou informations dont il a besoin où qu’il se trouve et à tout moment afin de ne pas perdre de temps et de fluidifier les collaborations et le partage des documents.

4. La gestion des connaissances (ou knowledge management) : une gestion documentaire performante doit permettre de garder une trace de toutes les informations et de toutes les ressources de votre entreprise afin de permettre le partage de son savoir (par exemple, aux nouveaux salariés).

5. La sécurité : votre entreprise est tenue d’assurer la sécurité des informations qu’elle détient, que ce soit les données de ses clients ou les siennes (informations confidentielles, processus métiers, fiches de paie, etc.).

En effet, la gestion documentaire ne se restreint pas à organiser des documents. Elle est un levier permettant d’optimiser la performance de votre entreprise et de respecter les réglementations en vigueur.

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4. Comment optimiser la gestion documentaire d’une société ?

L’optimisation de la gestion documentaire de votre entreprise passe dorénavant par l’utilisation d’une solution GED afin de combler les inconvénients de la gestion papier.  

Les inconvénients de la gestion documentaire « papier »

La gestion documentaire papier connaît de nombreuses limites telles que :

• le manque d’accessibilité : la gestion papier restreint la centralisation et l’accès de vos collaborateurs puisque les documents vont se trouver à un seul endroit. Par exemple, ce type de gestion ne permet pas un travail simultané sur un même document. Par ailleurs, la recherche d’un document ou d’une information peut être laborieuse et entraîner une perte de temps importante ;

• une traçabilité réduite : un document papier est inaltérable. Il vous faut le retravailler complètement si vous souhaitez le modifier et vous risquez de perdre certaines versions. De plus, un collaborateur peut avoir besoin du document, mais ne pas avoir accès à la version à jour surtout si plusieurs personnes travaillent et modifient le document sans l’archiver rapidement ;

• le risque de perte : des documents papier peuvent plus facilement être perdus que des versions dématérialisées (par exemple, lors d’un incendie ou de l’usage d’un salarié) ;

• un manque de réactivité : un document papier peut devoir faire plusieurs mains (par exemple, un commercial, une équipe opérationnelle et un comptable). Entre les différentes versions du document et le temps pour le partager aux autres équipes, de mauvaises informations peuvent circuler. De plus, elles peuvent entraîner des paiements erronés et des retards ;

• un respect des normes compliqué : la gestion papier va disparaître au fur et à mesure puisque de nouvelles règles imposent le recours à la dématérialisation. Par exemple, la facturation électronique sera obligatoire en 2026.

À noter : Un collaborateur passe en moyenne 18 minutes par jour à chercher un document avec une gestion papier.

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Le recours à la gestion électronique de documents (GED)

Mettre en place une gestion électronique avec un logiciel de GED est la solution pour optimiser votre gestion documentaire.  

Les systèmes de gestion documentaire électronique simplifie vos processus grâce à :

• la centralisation des documents : tous vos documents sont accessibles depuis l’outil de GED choisi soit sur un réseau local soit dans un coffre fort numérique. Ainsi, chaque collaborateur peut consulter et/ou modifier les documents dont il a besoin selon ses droits d’accès, y compris en télétravail ;

• la recherche via les métadonnées : fini les longues heures à chercher un document, les GED permettent de trouver les documents ou informations dématérialisés instantanément à l’aide des métadonnées des documents (type, auteur, titre, etc.) ou de mots-clés ;

• la traçabilité des données : chaque version d’un même document est conservée afin de pouvoir suivre son évolution. De plus, vous pourrez consulter toutes les modifications apportées sur le document et par qui elles ont été effectuées ;

• la réduction des coûts : l’automatisation de certaines tâches fait gagner un temps précieux à chaque salarié qui peut alors réaliser d’autres missions plus importantes. De plus, la dématérialisation et l’automatisation réduisent grandement les risques d’erreur ;  

• la conformité réglementaire facilitée : les GED vous garantissent l’intégrité des documents pour que leur version numérique ait la même valeur juridique que la version papier. De plus, les logiciels sont à jour avec les nouvelles normes en vigueur et simplifie le respect de la durée légale de conservation de vos documents avec l’archivage numérique ;

• la sécurisation des données : vous avez la possibilité de mettre en place différents niveaux d’accès aux documents situés au sein de votre espace sécurisé. De plus, les solutions de GED peuvent également proposer des fonctionnalités de cryptage. Les logiciels respectent généralement des certifications élevées en matière de sécurité.

Axiocap vous propose un coffre-fort numérique collaboratif avec archivage à valeur probante, altération impossible des documents, respect des durées de conservation légale, accessibilité en temps réel et possibilité de rédiger et signer vos documents à plusieurs mains. Faites le choix d’un hébergement 100 % français.

La GED peut se combiner avec la signature électronique. Certains systèmes de gestion électronique vous proposent de signer vos contrats directement sur leur plateforme. Ainsi, la création, l’envoi, la signature et la conservation du document peuvent se faire au même endroit. Ils peuvent même intégrer une fonctionnalité pour modifier les documents ou laisser des commentaires.

Le coffre-fort numérique d’Axiocap vous fait profiter de la signature électronique avancée. Celle-ci vous offre les mêmes garanties d’une signature papier : elle est conforme au décret de dématérialisation du 31 octobre 2019 et est certifiée eIDAS.

Maîtriser sa gestion documentaire est un enjeu majeur pour les entreprises. Aujourd’hui, une gestion documentaire de qualité passe nécessairement par la dématérialisation et un logiciel de GED. Son choix doit se faire au regard des besoins de votre entreprise. En effet, il existe un grand nombre de services de gestion documentaire électronique et tous n’ont pas les mêmes fonctionnalités. Il vous faut réaliser un audit de vos besoins en matière de numérisation, de classement, de pilotage et d’archivage pour rédiger un cahier des charges et trouver l’outil qui facilitera la vie de votre entreprise.  

Que vous soyez expert-comptable, avocat ou dirigeant d’une entreprise ou d’une association, la plateforme collaborative d’Axiocap simplifie la gestion de l’actionnariat. Ses fonctionnalités ont été pensées pour améliorer votre efficacité, votre sécurité et votre conformité.  

Gestion des titres et du registre de mouvements de titres, du registre unique du personnel, du registre des délibérations et des décisions, tenue des assemblées et réunions… Tout peut être dématérialisé grâce à nos outils numériques certifiés et à notre espace sécurisé.