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1. Faites un geste pour la planète : dématérialisez les documents en entreprise !
Incontestablement, l’activité des entreprises contribue très largement à la consommation de papier, lorsqu’on sait que la moitié de la quantité annuelle de papier consommée en France est utilisée dans le cadre du travail.
Or, la production de papier est très énergivore et contribue donc largement à la dégradation de la planète. En effet, aujourd’hui, 85% du papier utilisé provient des forêts et seulement 15% provient du recyclage.
Outre le fait de contribuer à la déforestation, la production de papier blanc consomme une grande quantité d’eau. A titre illustratif, la production d’une tonne de papier blanc nécessite environ 100 000 litres d’eau.
Ensuite, cette production doit être acheminée, par des moyens de transports qui contribuent à l’émission de gaz à effet de serre (l’avion et le transport routier). Ces émissions sont également considérablement augmentées à cause de la déforestation générée notamment par la production de papier. Ainsi, selon des études, 1/5 des émissions de gaz à effet de serre serait dues à la destruction des forêts.
Pourtant, le papier est le consommable de bureau qui arrive en première place en représentant environ 75% du poids des déchets de bureaux annuel, en France.
Ce constat étant fait, l’entreprise de demain doit comprendre tous les enjeux tenant à la dématérialisation, notamment écologique, et doit s’assurer que toute solution permettant de se soustraire à l’utilisation de consommables est envisagée.
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2. Une transformation numérique progressive en entreprise
Déjà depuis quelques années, les entreprises ont entamé leur transformation digitale en s’équipant d’outils numériques : logiciels de facturation, CRM, vente et paiement en ligne, communication via les réseaux sociaux et publicité digitale, formations en ligne (FOAD)…
De plus, les entreprises sont encouragées à entamer leur transformation digitale, en témoigne les règles récemment édictées par le pouvoir législatif.
Par exemple, s’agissant des factures, l’article 56 du projet de loi de finances pour 2020 prévoit que les factures établies entre assujettis à la TVA seraient obligatoirement émises sous forme électronique à compter du 1er janvier 2023, et au plus tard au 1er janvier 2025 selon la taille des entreprises et le secteur d’activité dans lequel elles interviennent.
Aussi, pour les tâches de secrétariat juridique qui étaient jusqu’à lors restées en marge de la dématérialisation, le passage au numérique est plus qu’encouragé.
A titre non exhaustif, on peut relever la loi PACTE du 22 mai 2019 qui digitalise le processus de création d’entreprise, les dispositions réglementaires qui permettent la dématérialisation des registres légaux, ou encore la majeure partie des mesures relatives au droit des sociétés prises dans le cadre de la crise sanitaire de la COVID-19.
En effet, dans le cadre de l’état d’urgence sanitaire, l’Ordonnance du 25 mars 2020 (n°2020-321) prévoit que durant cette même période, les assemblées et l’exercice du droit de vote peuvent être effectués à distance, c’est-à-dire de façon dématérialisée, même si les statuts ne prévoient pas expressément cette possibilité. Ces dispositions, applicables jusqu’au 30 novembre 2020, seront sans nul doute reconduites dès lors que le confinement a été rétabli en France depuis le 30 octobre.
En dehors de ce cadre, dès 2017, des dispositions réglementaires ont permis la digitalisation des registres légaux. D’abord l’ordonnance n° 2017-1674 du 8 décembre 2017 et son décret d’application n°2018-1223 du 24 décembre 2018 autorisent la tenue dématérialisée des registres de mouvements de titres grâce à leur enregistrement sur un dispositif d’enregistrement électronique partagé (DEEP). Plus récemment encore, un pas de plus vers la digitalisation de la vie sociale a été franchi avec la publication du décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019, lequel permet de dématérialiser les registres décisionnels (AG, conseil d’administration…) et les procès-verbaux qui les compilent grâce à leur horodatage.
Du fait de l’édiction de ces mesures, le gouvernement semble favorable à la dématérialisation des procédures en entreprise, notamment dans le but d’endiguer l’utilisation irraisonnée de papier et ainsi de participer à la préservation des ressources naturelles.
Enfin, la crise sanitaire de la COVID-19 doit encourager les entreprises les plus récalcitrantes à réfléchir aux opportunités et bienfaits offerts par la digitalisation.
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3. L’entreprise doit cibler ses besoins en dématérialisation
Les entreprises doivent incontestablement envisager de réduire leur consommation de papier en mettant en place des moyens de s’y soustraire, sans pour autant que cela n’ait un impact négatif sur leur fonctionnement ou représenter un coût trop important.
Ainsi, les entreprises doivent cibler leurs besoins afin d’y apporter une solution numérique.
Plusieurs éléments peuvent justifier cette transition digitale :
- Répondre aux besoins de compétitivité de l’entreprise ;
- Réduire sa consommation de consommables ;
- Fluidifier et décentraliser les procédés administratifs et juridiques chronophages, à faible valeur ajoutée ;
- Optimiser son espace de travail en s’équipant de locaux en adéquation avec l’activité principale de l’entreprise, sans prendre en compte l’espace à archive ;
- Gagner en sécurité ;
- Centraliser ses données et faciliter leur accessibilité.
Quelle que soit la motivation de l’entreprise, le choix d’une solution digitale aura nécessairement des répercussions positives, autant d’un point de vue de sa productivité, qu’au niveau de son empreinte écologique.
Aussi, la mise en place de solutions de dématérialisation en vue de mesurer son impact environnemental peut tout à fait s’inscrire dans une politique de responsabilité sociale des Entreprises (RSE) de l’entreprise en question.
En effet, bon nombre d’entreprises agissent pour réduire leur consommation de papier en prévoyant une utilisation écoresponsable dans leur politique RSE : papier recyclé, réduction de la consommation de papier et mise en place d’un tri sélectif. Ces mesures, en plus d’avoir un impact très favorable sur l’environnement, permettent à l’entreprise de diminuer considérablement les dépenses liées à l’achat de fournitures consommables.
En conclusion, l’entreprise pourra aborder sereinement sa transformation digitale en ciblant correctement ses besoins, en procédant par étapes et en se faisant accompagner par des professionnels.
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4. Axiocap accompagne les entreprises dans cette transformation numérique !
Axiocap propose des solutions numériques qui permettent aux entreprises de simplifier et dématérialiser la gestion de leur vie sociale, c’est-à-dire les opérations qui concernent la vie de l’entreprise elle-même.
Les registres légaux peuvent être tenus en toute simplicité et n’encombreront plus vos locaux, tout en ayant la même valeur légale.
Aussi, Axiocap permet de gérer le processus d’assemblée à distance, sans que la participation des associés n’en pâtisse.
En effet, l’intégralité de ce processus peut être dématérialisé grâce à différentes fonctionnalités : convocation au format de lettre recommandée électronique, vote en ligne des résolutions soumises à l’assemblée depuis une application sécurisée, signature électronique de tous les documents et notamment des procès-verbaux.
L’ensemble de ces outils permet à l’entreprise de se soustraire à l’utilisation de papier, tout en lui offrant plus d’instantanéité dans les échanges avec les associés.
De la même façon, les documents importants relatifs à l’entreprise peuvent être stockés directement sur Axiocap dans le coffre-fort numérique sécurisé. Les risques de perte et d’altération du document sont ainsi largement diminués.
Songez à la quantité de papier exigée par chacune de ces étapes : convocation, lettre, annexes, bulletins de vote, envoi pour signature, consignation en registres… Ces économies de consommables et notamment de papier, mises bout à bout et généralisées à toutes les entreprises, auraient un impact plus que positif sur l’environnement.
Alors n’attendez plus, et découvrez Axiocap en créant votre compte ici.
