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1. Qu’est-ce que la transformation digitale ?
La transformation digitale est le fait d’agir face à la révolution numérique, qui est un phénomène social impacté par la place des nouvelles technologies dans la société, à l’origine d’un changement de comportement global. Le fait d’initier une transition digitale revient à considérer ce changement, l’accepter et à le tourner à son avantage. En réalité, il s’agit plus de l’usage que nous faisons de ces technologies que des technologies elles-mêmes. Ce phénomène a par ailleurs été largement amplifié par l’épidémie du Covid-19, forçant toutes les entreprises à s’adapter à la digitalisation de ces processus ; retrouvez notre article présentant l’impact de la Covid-19 sur la digitalisation.
Pour un cabinet d’experts-comptables, initier une transition numérique reviendrait à définir ou redéfinir une stratégie afin d’y intégrer des outils permettant d’automatiser les tâches les plus chronophages de la comptabilité et du support client, afin de permettre à l’expert-comptable de revêtir le plus souvent sa casquette “expert” auprès de ses clients.
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2. La transformation digitale des experts-comptables est-elle nécessaire ?
Le marché doit s’adapter au profil du consommateur. Le consommateur d’aujourd’hui est impatient, exigent et connecté. Concernant les cabinets d’experts-comptables, les clients sont surtout en demande d’un contact avec un expert qui saura les conseiller et les accompagner dans leur propre stratégie.
Il existe aujourd’hui de nouveaux arrivés sur le marché, que l’on appelle des “barbares”. Ce sont de jeunes entreprises, qui proposent des offres souvent entièrement dématérialisées. Les entreprises traditionnelles sont donc aujourd’hui contraintes de revoir leur stratégie afin de rester compétitives face à cette nouvelle concurrence.
Les cabinets d’experts-comptables se retrouvent aujourd’hui face à l’évolution du profil du consommateur-client, face à l’émergence des barbares et face à l’ampleur de l’utilisation des nouvelles technologies dans la société. D'ici quelques années, l’intégralité des tâches liées à la saisie, aux calculs et à bien d’autres tâches liées au métier de comptable seront automatisées. De l'expert-comptable, il ne restera plus que l’expert. C’est d’ailleurs précisément ce que recherche le client : l’expertise de son comptable, celui qui saura l’accompagner au mieux et dont le conseil aura le plus de valeur.
Il est donc nécessaire pour les cabinets d’experts-comptables de faire preuve d’agilité et d’entamer leur transformation digitale. Cette dernière leur permettra d’automatiser les tâches les plus chronophages, ou liées à la saisie, afin de se concentrer sur les tâches liées au conseil et à l’accompagnement, qui nécessitent toute leur expertise. Ainsi, beaucoup de cabinets d’experts-comptables se sont par exemple déjà tournés vers la facture électronique ; découvrez les avantages, les défis et les étapes pour la mise en place de la facture électronique au sein des cabinets comptables.
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3. Experts-comptables, comment amorcer la transformation digitale de son cabinet ?
Une erreur à ne pas commettre est de privilégier l’accumulation des outils numériques sur une réelle redéfinition de la stratégie du cabinet. Etablir une stratégie est le premier réflexe à adopter. Cette stratégie va dépendre de la taille de votre cabinet, de votre budget et de vos objectifs.
Une transition numérique est un changement d’habitudes, de comportements, d’outils, qui nécessitent une certaine qualification, et le soutien de la direction et des collaborateurs. C’est la raison pour laquelle l’une des premières étapes est la prise de décision du comité exécutif d’amorcer une transformation digitale et l’adhésion des collaborateurs à cette décision. Cette transition ne pourra se faire sans l’impulsion managériale et ne perdurera pas sans le soutien des collaborateurs.
Avant toute action consécutive à cette prise de décision, il convient d’élaborer ensemble un état des lieux, dont découlera une stratégie. Posez-vous les questions en partie mentionnées précédemment : Quels sont vos objectifs ? De quelles ressources disposez-vous ? Par ressources, nous entendons bien sûr les ressources financières, mais également les ressources humaines et temporelles. Les membres du comité exécutif ou des collaborateurs sont-ils formés aux nouvelles technologies et à la législation attenante ?
La stratégie qui va suivre dépendra des caractéristiques de votre cabinet. Pour autant, quelques lignes directrices communes à tous les cabinets peuvent être dégagées :
- La formation : cette transition nécessite de réelles connaissances numériques pouvant être appliquées au métier d’expert-comptable. Si personne dans l’équipe n’est formé, il est évidemment possible de faire appel à un consultant externe, mais vous pourriez également miser sur la formation de votre équipe, à commencer par votre Responsable des Ressources Humaines. C’est en effet la personne qui sera chargée de recruter de nouveaux collaborateurs et saura identifier les talents les plus adaptés à votre projet ;
- Automatisation des tâches : il s’agit ici des tâches les plus chronophages et de saisie, telles que le traitement des factures et des paiements, la récupération de données, etc. Toutes ces tâches consomment un temps inestimable et précieux aux experts-comptables ;
- Proposition de services en ligne : il pourrait s’agir d’un Cloud ou d’un portail sur votre site qui permette à vos clients de consulter leurs documents comptables, de suivre l'état de leurs comptes, de communiquer avec leur expert-comptable et de recevoir des mises à jour en temps réel ;
- Mise en place d’un CRM ("Customer Relationship Management", ou "Gestion de la relation client" en français) : un CRM est un logiciel ou un système de gestion qui permet aux entreprises de stocker, d'organiser et d'analyser les données relatives à leurs clients et à leurs interactions avec eux. Les systèmes de CRM peuvent inclure des informations telles que les coordonnées des clients, les historiques d'achat, les demandes de service, les réclamations, les préférences et les comportements. Les cabinets peuvent utiliser ces données pour améliorer la qualité de leurs interactions avec leurs clients, personnaliser leurs offres, suivre les performances de leur équipe et développer leur portefeuille clients ;
- Automatisation du support client : une écrasante majorité des demandes sur le support client sont les mêmes. Il pourrait être pertinent de mettre en place un chatbot chargé de répondre aux demandes les plus fréquentes des clients qui accordent d’ailleurs plus d’importance à l’immédiateté de l’information qu’à l’humanité derrière cette dernière. Ils ont besoin de cette humanité concernant des sujets pour lesquels votre expertise est requise. Depuis novembre 2022, ChatGPT a été mis en circulation. Il s’agit du dernier modèle de langage créé, utilisant l’apprentissage automatique et le traitement du langage naturel. Il saura comprendre les demandes de vos clients et y répondre. Vous pouvez d’ailleurs le relier à un CRM, afin de produire des réponses personnalisées ; retrouvez notre article sur les avantages et les risques potentiels de ChatGPT pour les experts-comptables.
- Dématérialisation des registres légaux et des assemblées de vos clients : les registres d’assemblées, de CSE, de mouvements de titres, le registre unique du personnel, sont autant de services dématérialisés que les experts-comptables peuvent mettre à disposition de leurs clients. Aujourd'hui et depuis la crise COVID-19, il est également possible de dématérialiser les assemblées générales, générant alors un procès-verbal d’assemblée générale numérique s’intégrant au registre des assemblées ; cette solution est proposée par Axiocap.
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4. Est-il trop tard pour la transformation digitale des experts-comptables ?
Il n'est jamais trop tard pour qu'un cabinet d'experts-comptables commence sa transition digitale. La numérisation est une tendance importante et une réalité incontournable dans le monde des affaires d'aujourd'hui, et il est essentiel que les entreprises s'adaptent à cette évolution pour rester compétitives.
Bien que certains cabinets d'experts-comptables aient peut-être déjà commencé leur transition numérique, il y a encore de nombreuses opportunités pour ceux qui n'ont pas encore franchi le pas. Les technologies numériques évoluent rapidement, offrant constamment de nouvelles possibilités d'optimiser les processus et d'améliorer l'expérience client.
Les cabinets d'experts-comptables qui ont déjà entrepris cette transformation ont acquis une expertise et une expérience précieuses qui peuvent être utiles pour les cabinets qui souhaitent s'engager dans cette voie, qui bénéficient alors d’un précieux retour d’expérience.
Pour les petits cabinets, pas de panique. Ces derniers bénéficient d’une agilité particulière du fait de leur taille, il est donc plus simple pour ces derniers d’amorcer une transition maintenant.
Découvrez les avantages de la solution Axiocap pour les experts-comptables, et faites de la mise en conformité un vrai atout commercial pour votre cabinet !
