La dématérialisation des registres légaux

1. Introduction à la dématérialisation des registres légaux

Le décret n° 2019-1118 du 31 octobre 2019 relatif à la dématérialisation des registres, des procès-verbaux et décisions des sociétés et des registres comptables de certains commerçants permet la tenue des registres de manière électronique. Ce texte est entré en vigueur le 4 novembre 2019, lendemain de sa publication au Journal officiel de la République Française (JORF).

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2. Tenue électronique des registres

2.1 Registres concernés

Depuis l'entrée en vigueur du décret, il est possible pour les sociétés de tenir lesdits registres de manière électronique et entièrement dématérialisée :

• Registre des délibérations des associés : sociétés en nom collectif, commandite simple, et sociétés à responsabilité limitée, y compris à associé unique.
• Registre des délibérations du conseil d’administration : sociétés par actions.
• Registre de présence et délibérations des assemblées d’actionnaires : sociétés anonymes.
• Registre des délibérations des assemblées d’obligataires et titulaires de valeurs mobilières dans les sociétés par actions.
• Livre des recettes et registre des achats : commerçants relevant du régime fiscal de la micro-entreprise.

2.2 Conditions de validité

Ces registres ne sont pas inscrits sur la blockchain contrairement aux mouvements de titres, mais doivent respecter certaines conditions :

• Horodatage électronique : Le registre doit être daté de manière électronique par un moyen d’horodatage offrant toute garantie de preuve (Article 11 du décret et R.227-1-1 du Code de commerce).
• Signature électronique avancée : Les documents (procès-verbaux, décisions, etc.) doivent être signés par une signature électronique avancée.

Si ces conditions sont respectées, le registre aura une valeur légale identique à celle de l'ancien registre papier.

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3. Dématérialisation pour les sociétés civiles

Les sociétés civiles peuvent également tenir le registre des délibérations des associés de manière dématérialisée. De plus, leurs procès-verbaux doivent être certifiés par signature électronique (article 45 décret n°2019-966 du 18 septembre 2019).

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4. Reconnaissance de la signature électronique

En ce qui concerne la signature électronique, elle est reconnue par le droit français depuis la loi n°2000-230 du 13 mars 2000. Néanmoins, certaines sociétés devaient conserver des registres sur papier.

4.1 Exigences de la signature électronique avancée

Le décret précise la nécessité de la signature électronique en se basant sur l’article 26 du règlement UE n°910/2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques. Cela a élargi son utilisation à toutes les formes de société.

Conditions de validité de la signature

La signature électronique avancée doit :

• Être liée au signataire.
• Identifier le signataire.
• Être créée à l’aide de données de création de signature que le signataire contrôle.
• Être liée aux données de telle sorte qu’une modification ultérieure soit détectable.

Conformément à l’article R.227-1-1 du Code de commerce, ce niveau de signature est applicable dans les SAS lorsque les statuts ne précisent pas les modalités de signature.