Assemblée générale d’association : la liste des documents obligatoires

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1. À quoi sert l’assemblée générale d’une association ?

Une association loi 1901 n’a pas l’obligation légale de réunir une assemblée générale (AG). Toutefois, ses statuts peuvent l’imposer afin de procéder à l’approbation des comptes. En revanche, d’autres associations sont soumises à cette obligation. À savoir :

• les associations reconnues d’utilité publique ;

• les associations ayant un dirigeant rémunéré ;

• les associations recevant des subventions publiques ;

• les associations agréées.

Les statuts de l’association doivent prévoir les modalités d’organisation des AG et notamment :

• la personne chargée de la convoquer (le président, le secrétaire, le conseil d’administration association, etc) ;

• le mode de convocation (lettre simple, lettre recommandée, annonce sur un panneau d’affichage, etc.) ;

• la fréquence des assemblées ;

• les personnes à convoquer ;

• le pourcentage de membres requis pour pouvoir délibérer (le quorum association) ;

• la nature de la majorité ;  

• le mode de scrutin.  

Bon à savoir : En l’absence de précision dans les statuts, le règlement intérieur de l’association peut définir les règles de tenue des AG.  

Lorsque les statuts et le règlement intérieur ne donnent aucune indication, c’est le président de l’association qui est chargé de réunir l’AG.  

En principe, l’AG rassemble tous les membres de l’association. Elle peut prendre deux formes selon les décisions prises :

• les assemblées générales ordinaires (AGO) pour l’approbation des comptes et l’affectation du résultat ;

• les assemblées générales extraordinaires (AGE) lorsqu’une modification des statuts est nécessaire (par exemple pour le transfert du siège social).

Gagnez en efficacité et en sécurité en optant pour la tenue de vos assemblées générales en ligne avec Axiocap. De la convocation des participants à la rédaction du procès-verbal, tout est peut être dématérialisé.  

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2. Quels sont les documents obligatoires lors d’une assemblée générale ?  

Les quatre documents suivants sont obligatoires lors de la tenue d’une assemblée générale d’une association :

• la convocation ;

• la feuille de présence ;  

• les rapports ;  

• le procès-verbal d’assemblée générale.

La convocation

La convocation est obligatoire pour inviter les membres à participer à l’assemblée générale. Elle comprend un certain nombre d’informations dont :

• le nom de l’association ;

• la date de la convocation ;

• la date, l’heure et le lieu de la réunion ;  

• l’ordre du jour ;

• l’identité et la signature de l’auteur de la convocation.

Le mode d’envoi (lettre recommandée, e-mail, affichage, etc.) et le délai pour l’envoyer sont généralement prévus dans les statuts. Le délai entre la réception de la convocation et le jour de l’AG doit permettre aux participants de prendre connaissance de l’ordre du jour et des éventuels documents transmis. Un délai de 15 jours est recommandé.

Avec Axiocap, la création de vos convocations se fait en quelques clics. Elles seront ensuite envoyées par recommandé électronique (ERE / LRE).  

La feuille de présence

Toutes les assemblées générales débutent par l’émargement d’une feuille de présence afin de vérifier que le quorum est atteint. Elle permet de savoir si le nombre de membres présents est suffisant pour atteindre le quorum exigé.

Bon à savoir : Lorsque le quorum n’est pas atteint, l’AG n’a pas lieu.

Ensuite, un président et un secrétaire de séance pourront être élus. Le président sera chargé de vérifier le respect des modalités de l’AG et il passera en revue l’ordre du jour.

Optez pour Axiocap, c’est profiter de l’édition automatisée de la feuille de présence de vos AG.  

Les rapports

Lors de la tenue de l’AG ordinaire annuelle, deux rapports sont à fournir : le rapport moral et le rapport financier.  

Le rapport moral d’une association est présenté par le président afin de dresser un bilan stratégique et opérationnel des activités de l’année écoulée. Il rend ainsi compte de ses actions et donne les orientations, ainsi que les perspectives pour l’année à venir.  

Quant au rapport financier, il synthétise les comptes annuels de l’association.

Ces deux rapports sont soumis au vote de l’assemblée. Leur approbation permet de valider la gestion du président de l’association et les comptes annuels de l’association.

Le procès-verbal d’assemblée générale

À l’issue de l’assemblée générale, il est recommandé de rédiger un procès-verbal d’assemblée générale d’association. Il est seulement obligatoire pour :

• les associations reconnues d’utilité publique ;

• les associations soumises à l’impôt sur les sociétés (IS) ;  

• les associations ayant un emprunt.  

Les statuts peuvent définir les modalités du PV d’AG. C’est généralement le secrétaire de l’association qui se charge de le rédiger.

Le procès-verbal d’une AG doit comporter certaines informations obligatoires telles que :

• le nom et l’adresse du siège social de l’association ;

• la date, l’heure, le lieu et la nature de la réunion ;

• le mode de convocation ;

• l’identité des membres présents ;

• l’ordre du jour ;

• les noms du président et de l’éventuel secrétaire de séance ;

• le nom du rédacteur du procès-verbal ;

• les documents transmis pour les débats ;

• l’ensemble des résolutions adoptées (et les exigences de quorum et de majorité) ;

• le résumé des délibérations ;

• l’heure de fin de l’assemblée ;

• la signature du représentant légal et du secrétaire.

Pensez à le consigner avec les documents remis pour l’AG. Il est à conserver dans le registre des délibérations de l’association.

C’est ce document qui garantit la régularité des décisions prises et qui informe les membres absents des résolutions votées. Il peut également être demandé pour justifier les actions de l’association en cas de perception de subventions publiques.

Bon à savoir : Le procès-verbal d’assemblée générale extraordinaire est à remettre lors de la procédure de dissolution d’une association.  

Simplifiez vos obligations légales avec Axiocap et choisissez le procès-verbal dématérialisé. L’intégration des résultats des votes se fera automatiquement dans le PV et ce dernier rejoindra le registre des délibérations et des décisions en ligne.

Certains procès-verbaux doivent faire l’objet d’une publication, c’est-à-dire d’un dépôt auprès de la préfecture. Il s’agit de ceux relatifs à :

• un changement de nom ou d’objet social ;

• un transfert de siège social ou du lieu d’activité ;

• une modification des statuts ;

• un transfert de propriété d’un bien immobilier ;

• la désignation de nouveaux dirigeants.

L’assemblée générale d’une association n’est pas une simple réunion. Elle doit respecter certaines règles dont la tenue de documents obligatoires. À savoir, une convocation, une feuille de présence, des rapports et un procès-verbal. Ces documents assurent la bonne tenue des assemblées et la validité des décisions prises. Ils garantissent la transparence et le bon fonctionnement de l’association.

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