Data Room : Sécuriser et Partager les Données Sensibles 

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1. Qu’est-ce qu’une data room ?

Une data room est une salle de données virtuelle qui vous permet de stocker et de partager un volume important de données confidentielles avec des tiers à votre entreprise (clients, fournisseurs, acheteurs potentiels, etc.).

Seules les personnes autorisées ont alors accès à la virtual data room. En effet, c’est l’entreprise qui gère les autorisations de lecture, de modification ou encore de téléchargement.  

Exemple : Dans le cadre d’une vente des titres d’une société, la data room virtuelle peut accueillir toutes les informations sensibles destinées aux acquéreurs.  

À noter : Auparavant, la data room prenait la forme d’une pièce stockant des documents sur support papier. Aujourd’hui, il s’agit d’une plateforme en ligne totalement sécurisée.

La data room virtuelle propose de :

• partager des fichiers ;

• contrôler les accès ;

• suivre l’activité des utilisateurs ;

• mettre en place un module q&a questions/réponses ;

• annoter des documents ;

• etc.

Les premières data rooms ne servaient qu’aux opérations de fusion/acquisition. Toutefois, elles sont aujourd’hui développées pour être utilisées dans de nombreux cas de figure.  

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2. Quelles sont les informations que peut contenir une data room ?

Utiliser une data room vous permet de stocker toutes sortes d’informations telles que :  

• des documents relatifs au fonctionnement de l’entreprise (les statuts, les procès-verbaux, les conventions d’actionnaires, les accords sur les droits des investisseurs, la liste des employés, etc.) ;

• des documents juridiques ;

• des données comptables et financières (les bilans, les comptes de résultat, les projections financières, les audits, l’historique des levées de fonds, etc.) ;

• des plans d’affaires ;

• des informations liées aux process de l’entreprise (les documents relatifs aux ventes, les documents marketing, etc.) ;

• des données destinées aux fournisseurs.  

Les documents insérés sur une data room sont généralement accessibles pendant une période définie.  

À titre d’exemple, dans le cadre d’une levée de fonds, les documents financiers sont consultables à tout moment pour les investisseurs potentiels jusqu’à la réalisation de l’opération.

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3. Quels sont les cas d’utilisation d’une data room ?

Puisqu’une data room sert principalement à partager des documents, elle peut être utilisée dans de nombreux cas. À savoir :  

Les fusions et acquisitions

Dans ce cadre, elle offre la possibilité d’échanger, de gérer et d’évaluer un volume conséquent d’informations sensibles concernant l’entreprise et le vendeur.  

Les banques d’affaires, les avocats, les experts-comptables et les dirigeants ont ainsi la possibilité de suivre l’avancée de l’opération et d’insérer des commentaires sur les documents.  

Une stratégie d’autorisation est alors mise en place pour gérer les accès des différentes parties à l’opération.  

Le recours à la data room optimise la productivité, les performances et la vitesse de réalisation des transactions. Elle permet également de minimiser les coûts des divers audits.

La solution de dématérialisation d’Axiocap s’adresse aux entreprises, mais aussi aux avocats, aux notaires et aux experts-comptables. Elle vous fera gagner du temps et de la productivité tout en facilitant les échanges avec vos clients grâce à l’utilisation d’une plateforme collaborative.  

Les levées de fonds en capital  

Lors des levées de fonds ou des opérations de capital-investissement, la data room est une solution pour communiquer les états financiers de l’entreprise tout en gérant les différents niveaux d’accès.  

Elle facilite la collaboration tout au long de l’opération de financement et permet de rationaliser les processus de diligence raisonnable à l’aide de l’automatisation de certaines tâches et d’une gestion optimale des utilisations et des rapports d’activité.  

La gestion quotidienne des entreprises

En complément de l’utilisation des outils classiques de l’entreprise, le recours à une data room virtuelle peut être intéressante pour :

• le lancement d’un produit : la data room permet alors de partager les plans et les stratégies marketing avec les partenaires de l’entreprise tout en évitant les fuites de données grâce à son haut niveau de sécurité ;

• la collaboration entre partenaires commerciaux : elle est facilitée grâce à un échange fluide sur les projets en cours et à la possibilité de signer des accords de confidentialité ou des contrats directement depuis la plateforme sécurisée ;

• la gestion des ressources humaines : la data room offre une protection accrue des données des employés.  

De nombreux secteurs se tournent vers les data rooms. C’est notamment le cas du secteur pharmaceutique qui a fait l’objet de nombreuses fuites de données ces dernières années. Le recours à la data room permet ainsi de sécuriser leurs données confidentielles.  

C’est également le cas des cabinets de propriété intellectuelle qui utilisent de plus en plus les data rooms pour partager les documents relatifs aux brevets et aux marques.  

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4. Quels sont les avantages à retenir de l’utilisation d’une data room informatisée ?  

Une data room virtuelle offre de nombreux avantages grâce à ses fonctions de sécurité et à la présence de services étendus.  

En effet, le point le plus intéressant d’une data room est la sécurité qu’elle propose. Les data rooms peuvent avoir différents niveaux de sécurité (certification ISO 27001 ou SOC2 par exemple). De plus, elles sont régulièrement mises à jour pour être en conformité réglementaire et répondre aux exigences de nombreux secteurs (par exemple : le respect de la RGPD). Elles vous font également bénéficier de divers services à haute valeur ajoutée : chiffrement, authentification à deux facteurs, contrôle des accès, détection automatique des comportements anormaux, analyse de l’activité…  

À noter : Les data rooms peuvent aussi proposer un système de signature électronique pour la conclusion d’accords de confidentialité, de contrats, de documents juridiques, etc.  

Par ailleurs, le recours à une data room virtuelle fera gagner du temps à votre entreprise puisque le serveur sera accessible 24 h / 24 à toutes les personnes autorisées. Les problèmes et coûts logistiques seront ainsi diminués par rapport à une data room physique.  

La data room donne aussi la possibilité de mettre à jour en temps réel toutes les informations et les accès aux documents.  

Certaines data rooms intègrent des applications tierces, notamment des outils de collaboration et de communication (messageries, outils d’annotations, etc.).  

En complément de l’utilisation d’une data room, Axiocap vous permet de dématérialiser vos démarches juridiques. Pour cela, elle a mis à votre disposition une signature électronique avancée qui offre les mêmes garanties de preuve que la signature papier.

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5. Comment choisir une data room ?  

Un grand nombre de data rooms sont disponibles sur le marché. Vérifiez au préalable quatre points essentiels afin de faire votre choix :  

1. La sécurité offerte : regardez les niveaux de certification de sécurité proposés (SOC, ISO, FerRAMP, FINRA, etc.). La certification doit répondre aux besoins de la législation de votre pays. De plus, chaque data room propose des services complémentaires (lutte contre les malware, détection des activités anormales, etc.). Certaines peuvent être essentielles à votre activité.

2. Le prix : le coût de la data room va dépendre de ses fonctionnalités (insertion d’un nombre limité de documents, nombre illimité d’accès…).

3. L’ergonomie : l’expérience utilisateur doit être simple, fluide et agréable.

4. La fiabilité : vérifiez les recommandations et les avis de chaque data room. Vous devez avoir une totale confiance en la data room choisie puisqu’elle va accueillir vos données sensibles.

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6. Comment mettre en place une data room ?

Rien de plus simple.  

La première étape consiste à sélectionner votre fournisseur de data room et les options souhaitées.

Ensuite, vous devrez définir le contenu à intégrer sur la data room. Les documents sur support papier devront alors faire l’objet d’un traitement numérique pour pouvoir être stockés en ligne.

Enfin, il vous faudra choisir les personnes à autoriser à accéder sur la data room et créer différents niveaux d’accès aux documents selon les utilisateurs (employés, partenaires commerciaux, acheteurs potentiels, etc.). Une fois la data room ouverte, chaque personne habilitée à se connecter sur la plateforme recevra ses identifiants. Ils auront ainsi accès aux documents pendant une période définie en amont.  

En conclusion, le nombre de data rooms augmente puisque de nombreux secteurs s’y intéressent afin de protéger leurs données confidentielles. Autrefois utilisées seulement dans le cadre des fusions/acquisitions, elles sont dorénavant recherchées par les entreprises de toute taille afin de stocker et de partager leurs informations en toute sécurité.

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