Les différentes formes d’Assemblées générales et leur fonctionnement

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1. Les différentes formes d’assemblées

A. Les assemblées générales ordinaires (AGO)

La tenue des assemblées générales ordinaires fait partie des formalités juridiques annuelles obligatoires pour une grande partie des sociétés (par exemple, pour les SA, l’obligation est posée par l’article L. 225-100 du C.com). Plus précisément, cette assemblée prend place dans les six mois suivant le bilan comptable. Ce type d’assemblée a pour but de permettre la prise de décisions courantes telles que :

• L’approbation des comptes annuels : chaque année, en fin d’exercice comptable, les associés doivent se réunir pour arrêter les comptes sociaux. En effet, en vertu de l’article L.241-5 du C.com, le fait pour un dirigeant de ne pas soumettre à l’approbation d’une assemblée annuelle l’inventaire, les comptes annuels et le rapport de gestion, est puni de 9000 euros d’amende.  

• L’affectation du résultat : à chaque fin d’exercice comptable, toute société clôture ses comptes annuels. De là en ressort un bénéfice ou une perte. Dans l’hypothèse où le résultat est bénéficiaire, les associés ont les choix suivants :  

• La distribution de dividendes : il s’agit de la distribution des bénéfices aux associés sous formes de dividendes.  

• La mise en réserve, sachant qu’une mise en réserve peut avoir deux origines distinctes : soit les statuts prévoient une réserve automatique et dans ce cas, une partie des bénéfices réalisés doit être affectée à ce qu’on appelle « la réserve statutaire ». Soit les statuts ne l’exigent pas, ce qui n’empêche pas les associés de décider de cette mise en réserve au moment de l’assemblée générale annuelle. Dans ce cas, on parle de mise en réserve « facultative ».

• Report à nouveau bénéficiaire :  il s’agit de reporter la fraction de bénéfice qui n’est pas affectée lors de l’assemblée générale ordinaire à l’exercice comptable suivant. C’est une manière de se prémunir contre un exercice ultérieur défavorable.   

• Nomination du commissaire aux comptes (CAC) : La désignation d’un CAC, qu’elle soit obligatoire ou facultative, doit faire l’objet d’une décision prise en assemblée générale ordinaire. Le caractère obligatoire ou facultatif de cette nomination dépend du montant du chiffre d’affaires hors taxes et du nombre de salariés de l’entreprise au cours de l’exercice. A titre d’exemple, pour les SA, la nomination d’un commissaire aux comptes est obligatoire si l’un de ces trois seuils est atteint : un bilan supérieur ou égal à 4 Millions d’euros ; 8 Millions d’euros ou plus de chiffres d’affaires ou un nombre de salariés supérieur ou égal à 50.  

• Rémunération du dirigeant : Si la rémunération du dirigeant n’est pas prévue dans les statuts, celle-ci doit être fixée par une décision collective ordinaire des associés.  

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B. Les assemblées générales extraordinaires (AGE)

Les assemblées extraordinaires sont des réunions exceptionnelles durant lesquelles les actionnaires prennent des décisions importantes pour l’entreprise. La fréquence de ces assemblées est variable : dès qu’une ou des décisions exceptionnelles doivent être prises, une AGE doit être mise en place. Contrairement aux AGO, elles peuvent donc avoir lieu plusieurs fois par an, ou à l’inverse, ne pas avoir lieu plusieurs années d’affilée.  

A titre d’exemple, des AG extraordinaires doivent être mises en place pour les décisions concernant :  

• La modification du capital social (augmentation ou réduction de capital par exemple) ;

• Le changement de la raison sociale de la société ;

• Le changement de la forme sociale ;

• La dissolution de la société.  

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C. Les assemblées générales mixtes (AGM)  

Les assemblées générales mixtes sont des assemblées dans lesquelles sont prises des décisions qui relèvent à la fois de l’assemblée générale ordinaire et de l’assemblée générale extraordinaire. Autrement dit, une telle assemblée permet le vote de décisions de gestion courante mais également celui de décisions plus importantes, telles que la modification du capital social par exemple.  

L’intérêt de mettre en place une AGM est qu’elle permet de réunir les associés en une seule fois afin de prendre l’ensemble des décisions souhaitées par ces derniers, aussi bien ordinaires qu’extraordinaires. Il s’agit donc d’un outil de simplification de la prise de décisions et qui permet un très net gain de temps.

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2. Le déroulement des différentes assemblées générales

La mise en place d’une assemblée générale fait l’objet d’un processus en plusieurs étapes : une première étape consiste en la convocation de tous les associés. Puis, intervient la délibération et le vote des associés concernant les décisions figurant sur l’ordre du jour. Pour finir, un procès-verbal est établi, c’est-à-dire un document officiel récapitulant l’ensemble des décisions prises lors de cette assemblée.  

A. La convocation  

A.1 Les règles générales

En vertu de l’article 1844 du C.civ, « tout associé a le droit de participer aux décisions collectives ». La participation aux décisions collectives peut se réaliser de différentes manières : soit l’associé est convoqué à une assemblée générale, soit il est sollicité par voie de consultation écrite (ce dernier mode de consultation n’existe que dans les SARL et les SNC).  

La convocation est obligatoire : l’absence de convocation d’un ou plusieurs associés peut avoir pour conséquence la nullité de l’assemblée générale tenue. Elle permet de garantir que tout actionnaire est averti en temps utile de l’existence de cette réunion.  

L’organe social chargé de procéder aux convocations des associés est différent selon la forme sociale de la société. A titre d’exemple, dans les SA avec conseil d’administration, l’organe chargé de procéder à cette convocation est le conseil d’administration (article L. 225-103 du C.com). Dans les SA avec directoire, la convocation émane soit du directoire, soit du conseil de surveillance (article L.  225-103 du C.com). En revanche, dans les SARL, c’est en principe le gérant, ou à défaut le commissaire aux comptes, qui est chargé de procéder à la convocation des assemblées générales (article L.223-27 al 2 du C.com).  

Il convient de préciser que les dispositions précitées ne sont pas d’ordre public. Par conséquent, les statuts peuvent tout à fait prévoir qu’un organe autre sera chargé de la convocation des assemblées.  

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A.2 La forme de la convocation  

Le formalisme de la convocation aux assemblées générales est distinct selon que la société est ou non cotée en bourse. Nous nous concentrerons dans ce développement sur les sociétés non-cotées en bourse.

Dans ces sociétés, les actions sont toutes nominatives et la société connait ainsi l’identité et l’adresse de tous ses actionnaires. La convocation se fait donc par l’envoi, aux frais de la société, d’une lettre simple ou recommandée, adressée au domicile que l’actionnaire a indiqué à la société (CA Paris, 10 mai 1995). L’envoi de la convocation par lettre recommandée est obligatoire pour certaines formes sociales, telles que la SARL (article L.223-27 du C.com al 2). En revanche, pour les SNC, SAS et SCS par exemple, la forme de convocation est librement déterminée par les statuts. Pour autant, le recours à la lettre recommandée demeure fortement conseillé car il a une valeur probatoire élevée en cas de survenance d’un litige ultérieur avec un associé.  

Le contexte sanitaire actuel a permis l’assouplissement de ce formalisme en facilitant la dématérialisation des assemblées générales et, plus précisément, l’envoi de cette convocation par voie électronique. Concernant certaines formes sociales, ce formalisme est subordonné à l’acceptation, par écrit, de tous les associés (par exemple, concernant les SA, article R. 225-63 du C.com ; concernant les SARL, article R.223-20 du C.com).  

L’avantage majeur du recours à la convocation par voie électronique est le gain de temps (la convocation est transmise aux associés instantanément, en quelques clics seulement !). D’un point de vue probatoire, l’envoi électronique a la même force probante que l’envoi par recommandé papier s’il satisfait aux exigences de l’article 44 du règlement EIDAS n°910-2014, en date du 23 juillet 2014. A cet égard, Axiocap propose l’envoi sécurisé et probatoire de vos convocations aux assemblées générales par voie électronique.

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A.3 Le contenu de la convocation  

Les convocations aux différentes assemblées générales doivent contenir certaines mentions, et cela, pour toute forme de société :  

• La date et l’heure de la tenue de l’assemblée générale ;
• Le lieu de réunion ;

• L’ordre du jour : l’ordre du jour est l’ensemble des questions sur lesquelles une assemblée est appelée à délibérer et à voter. Il permet aux actionnaires de connaitre à l’avance les questions qui seront débattues ;
• Tout autre document nécessaire à la prise de décisions : Concernant l’assemblée générale annuelle, tout associé doit pouvoir bénéficier de certains documents (notamment les comptes sociaux). Le fait d’annexer ces documents à la convocation permet aux associés de délibérer et voter en toute connaissance de cause le moment venu.  

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A.4 Les délais de convocation

En principe, le gérant doit respecter certains délais afin de convoquer une assemblée générale dans les règles. Le but de ces délais est de permettre aux associés de pouvoir consulter les documents préalablement à la tenue de l’assemblée générale. Les délais sont les mêmes pour toute société :

• Concernant l’assemblée générale ordinaire, le délai de convocation est de 15 jours avant la date de tenue de l’assemblée (pour une première convocation). S’il s’agit d’une deuxième convocation, ce délai est diminué à 6 jours.  

• Concernant l’assemblée générale extraordinaire, le délai de convocation est de 21 jours avant la tenue de cette réunion.

• Concernant l’assemblée générale mixte, celle-ci n’étant pas encadrée par la loi, il n’y a aucun délai requis pour l’envoi de la convocation.  

Toute assemblée convoquée hors-délais peut être annulée et donc aboutir à la nullité de toutes les décisions votées lors de cette réunion. Pour autant, le gérant peut échapper à la nullité de l’assemblée irrégulièrement convoquée en procédant à une régularisation et sous la condition que tous les associés se soient réunis à la date et l’heure prévues par la convocation (article L.223-27 C.com et Cass. Com. 17 juillet 2001, n°97.20.018).  

Retrouvez la synthèse juridique sur la convocation aux assemblées pour en savoir plus.

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B. La tenue de l’assemblée générale : délibérations et vote

Avant la crise sanitaire du Covid, les réunions d’assemblées générales avaient classiquement lieu en présentiel, de manière physique. Certes, la loi NRE du 15 mai 2001 avait autorisé le recours aux assemblées générales par visio-conférence ou par tout autre moyen de télécommunication électroniques permettant l’identification des participants. Cependant, cette loi ne concernait que les SA et les SARL, et il fallait par ailleurs que les statuts prévoient le recours à un tel fonctionnement.  

Afin de faciliter la tenue des assemblées générales malgré les mesures de distanciation sociale faisant suite à la pandémie, l’ordonnance du 25 mars 2020 a ouvert le recours à l’assemblée générale dématérialisée à toute forme de sociétés, et cela sans condition statutaire particulière. Au terme de la séance, qu’elle soit faite par visio-conférence, à distance, ou en physique, les associés sont amenés à voter. Ici encore, le législateur a souhaité faciliter les choses en assouplissant le recours au vote électronique.

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B.1 Le droit de vote, un droit d’ordre public

« Le droit de vote est un droit d’ordre public dont les statuts ne peuvent pas priver l’associé hors des cas prévus par la loi » (Cass. Com. 9 février 1999, n°96-17.661). Ainsi, tout associé a le droit de voter, quel que soit le nombre de parts qu’il détient et les statuts ne peuvent pas prévoir le contraire.

Pour précision, lorsque les droits sociaux sont démembrés, l’article 1844 al 3 du C.civ dispose que, en principe le droit de vote appartient au nu-propriétaire. Par exception, les décisions relatives à l’affectation des bénéfices appartiennent à l’usufruitier. Pour autant, ce texte est supplétif et les statuts peuvent tout à fait prévoir une autre répartition du droit de vote.  

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B.2 La répartition et l’exercice du droit de vote  

La répartition du droit de vote entre associés est différente en fonction de la nature de la société. En effet :

• Dans les sociétés de capitaux, telles que la SA, le vote est proportionnel au capital détenu. En d’autres termes, une action = une voix.  

• Dans les sociétés de personnes, telles que la SNC, le vote n’est pas proportionnel au capital détenu. Un associé = une voix, et cela, peu importe le nombre de parts sociales qu’il détient.  

Pour autant, ces règles ne sont pas d’ordre public et les statuts peuvent tout à fait prévoir une répartition différente.

Les décisions prises en assemblées générales obéissent à des règles de majorité et de quorum strictes. Cette réglementation est prévue légalement par la forme juridique ou par les statuts. Le quorum est le nombre minimal d’associés devant être présents lors de l'assemblée générale afin que la décision prise puisse être considérée comme valide. La majorité, quant à elle, est le nombre minimal de votes favorables requis pour qu’une délibération soit adoptée.  

A titre d’exemple, dans une SARL, les décisions ordinaires (c’est-à-dire, celles n’entrainant pas de modification statutaire) doivent être prises à la majorité simple (article L. 223-29 du C.com) et aucun quorum n’est exigé. En revanche, pour les décisions extraordinaires (impliquant une modification statutaire), la majorité de vote requise est de ¾.

Concernant le quorum, une distinction est à faire :

• Concernant les SARL créées avant 2005, aucun quorum n’est exigé (article L.223-30 du C.com) ;
• Concernant les SARL créées après 2005, l’assemblée ne délibère valablement que si les associés présents ou représentés possèdent ¼ des parts sociales lors d’une première convocation et 1/5 lors d’une deuxième convocation.  

Ainsi, la réglementation relative à la répartition et à l’exercice du droit de vote est prévue par la loi pour chaque forme sociale. Cependant, les associés demeurent libres de prévoir un fonctionnement différent dans leurs statuts car les différentes réglementations en la matière ne sont pas d’ordre public.  

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B.3 Le recours au vote électronique  

Le recours aux assemblées générales par visio-conférence et autres moyens de télécommunication permet aux associés, d’une part de participer en ligne aux débats, mais il permet également à ces derniers de procéder au vote électronique.

Pour autant, cette possibilité est encadrée par la loi : le vote en ligne n’est permis qu’à la condition que la société utilise un moyen d’identification des votants suffisamment fiable. Ce moyen d’identification doit pouvoir garantir le lien entre la signature du votant et le bulletin de vote (par exemple, article R.225-77 du C.com pour la SA).    

Pour en savoir plus, consultez notre article complet sur le vote électronique conforme !

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B.4 Le procès-verbal

Les différentes décisions débattues à l’occasion de l’assemblée générale sont constatées par un Procès-Verbal (PV). Ce procès-verbal est rédigé par les membres des organes exécutifs ou les représentants légaux de la société. Il permet d’éviter des litiges ultérieurs en attestant de la conformité du processus de prise de décision.  

Tout procès-verbal doit comporter plusieurs mentions, et notamment :  

• L’identité de la société : la dénomination sociale, forme sociale, capital, et le siège social ;
• Type, date et lieu de tenue de l’assemblée ;
• L’ordre du jour ;
• La feuille de présence : elle contient les noms et prénoms des associés présents ou de leurs représentants ; Retrouvez notre modèle personnalisable de feuille de présence à télécharger gratuitement ici.‍
• Les documents soumis à la consultation des associés ;
• L’ensemble des résolutions soumises au débat ;
• Le résultat des votes, résolution par résolution ;
• La signature de l’organe exécutif.

La loi n’impose pas de délai pour éditer le procès-verbal. Pour autant, en pratique, il convient de le rédiger peu de temps après la tenue de l’assemblée, le but étant d’éviter la remise en question des décisions prises.  

Pour conclure, il existe différentes formes d’assemblées générales : certaines doivent obligatoirement être mises en place, tandis que d’autres sont facultatives. Pour autant, toutes les formes d’AG étudiées doivent suivre un certain formalisme imposé par le législateur afin de pouvoir donner lieu à des décisions d’associés valides. Ce formalisme a été considérablement assoupli avec le contexte de crise sanitaire que nous connaissons actuellement : le recours aux assemblées générales dématérialisées et au vote électronique, bien qu’existant antérieurement à cette crise, a été considérablement facilité. Le but étant de maintenir, au maximum, une vie sociale “normale”, en dépit des mesures de distanciation sociale mises en place suite à la crise de Covid-19.  

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