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1. Le cadre légal de la facture électronique
Quelle est la législation en matière de dématérialisation des factures ?
L'article 153 de la Loi de Finances 2020 a étendu l'obligation de facturation électronique à toutes les entreprises assujetties à la TVA qui facturent d'autres entreprises (B2B).
L'article 56 du Projet de Loi de Finances 2020 établit cette obligation de manière progressive entre le 1er janvier 2023 et le 1er janvier 2025 en fonction de la taille et du secteur d'activité des entreprises concernées.
Ainsi, à partir de 2023, toutes les entreprises seront obligées d'accepter la réception de factures électroniques et les grandes entreprises devront les émettre également sous forme électronique.
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2. Qui est concerné par la facturation électronique ?
Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises du secteur public et les prestataires de l'État sont obligées de dématérialiser leurs factures.
À compter du 1er janvier 2023, la loi impose progressivement la facturation électronique aux entreprises soumises à la TVA qui opèrent en B2B. Toutes les entreprises devront accepter les factures électroniques à partir de 2023, tandis que les grandes entreprises devront également les émettre. Les entreprises de taille intermédiaire devront émettre des factures électroniques à partir de 2024, tandis que les petites et moyennes entreprises ainsi que les très petites entreprises devront adopter la facture électronique obligatoire en 2025.
Les entreprises qui facturent des particuliers (B2C) ne sont pas concernées par cette obligation.
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3. Les avantages de la facture électronique
La facture électronique est un document numérique qui remplace les factures papier traditionnelles. Elle est générée, envoyée et stockée électroniquement, ce qui la rend plus rapide, plus sûre et plus facile à gérer que les factures traditionnelles.
La dématérialisation des factures offre de nombreux avantages pour les experts-comptables, tels que :
- Un gain de temps : La facture électronique peut être générée et envoyée en quelques clics, ce qui réduit considérablement le temps consacré à la gestion des factures.
- Une amélioration de la précision : Les erreurs peuvent être facilement corrigées avec la facture électronique, ce qui améliore la qualité et la précision des données financières.
- Un stockage sécurisé : Les factures électroniques peuvent être stockées de manière sécurisée dans le cloud, ce qui réduit le risque de perte de données.
- Un accès en temps réel : Les experts-comptables peuvent accéder aux factures électroniques en temps réel, ce qui leur permet de gérer plus efficacement les comptes de leurs clients.
- Une conformité fiscale : La facture électronique est conforme aux réglementations fiscales et comptables en vigueur, ce qui garantit que les experts-comptables respectent les exigences légales.
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4. Les défis rencontrés lors de la mise en place de la facture électronique
- Le coût : Les coûts liés à la mise en place et à la maintenance d'un système de facture numérique peuvent être élevés, ce qui peut être un défi pour les petits cabinets d'expertise comptable.
- La compatibilité : Il peut être difficile de s'assurer que les systèmes existants au sein du cabinet sont compatibles avec le nouveau système de facture électronique.
- Le changement de processus : La mise en place de la facture électronique peut nécessiter une modification des processus actuels de gestion de factures, ce qui peut être difficile pour certains employés.
- La conformité réglementaire : Il peut être difficile de s'assurer que le système de facture électronique est conforme aux réglementations et aux normes en vigueur.
- La sécurité des données : La sécurité des données peut être un défi pour les systèmes de facture électronique car ces derniers peuvent être la cible de cyberattaques.
- L’adhésion des clients : Il peut être difficile de convaincre les clients de passer à la facture électronique, en particulier s'ils sont habitués aux processus de facturation actuels.
En gérant ces défis, un cabinet d'expertise comptable peut tout de même réussir à mettre en place une facturation électronique efficace qui apporte des améliorations significatives au processus de gestion des factures.
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5. Comment passer à la facturation électronique ?
Tout d’abord, les experts-comptables devront établir une étude de faisabilité : il est important d'évaluer si la facture électronique est adaptée aux besoins et aux ressources du cabinet. Cela peut inclure la collecte de données sur les processus actuels de gestion de factures, la détermination des coûts potentiels et la vérification de la conformité réglementaire.
Une fois que l'étude de faisabilité est terminée, le cabinet peut sélectionner un système de gestion de factures électroniques en fonction de ses besoins spécifiques. Il est important de comparer les différentes options disponibles en termes de fonctionnalités, de coûts et de compatibilité avec les systèmes existants. Ensuite, il est important de former les employés sur la façon d'utiliser efficacement le système. De plus, il est important de surveiller l'efficacité du système et de faire des ajustements en conséquence. Cela peut inclure la collecte de commentaires des employés, la vérification des données et l'évaluation de la conformité réglementaire.
En suivant ces étapes, un cabinet d'expertise comptable peut mettre en place une facture électronique efficace qui améliore la précision des données, réduit les coûts et améliore la sécurité et la traçabilité des données.
Approfondissez le sujet avec notre article sur la suppression des registres papiers par les experts-comptables.
