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1. Facture non parvenue ou FNP : de quoi parle-t-on ?
Une facture non parvenue (FNP) vise la situation comptable où une entreprise a reçu un bien ou une prestation de services avant la fin d’un exercice comptable mais n'a pas encore reçu la facture à la date de clôture. Ce décalage temporel nécessite une comptabilisation des FNP afin de garantir que toutes les charges soient attribuées au bon exercice.
L'intérêt d'une FNP réside dans le respect du principe de séparation des exercices. Ce principe comptable impose que les charges doivent être comptabilisées dans l'exercice où elles ont été engagées, même si la facture n'est pas encore transmise. Cela permet à l'entreprise de clôturer son exercice avec des comptes fidèles à sa situation financière réelle.
Les factures non parvenues concernent principalement deux cas.
- Lorsque des marchandises ont été livrées ou une prestation de services réalisée avant que l'entreprise clôture son exercice mais la facture n'a pas encore été reçue.
- Lorsque la facture est émise après la clôture de son exercice, malgré la réception du bien ou la réalisation du service avant cette date.
En comptabilisant correctement les FNP, l'entreprise évite de fausser les résultats financiers et de reporter des charges sur l'exercice suivant de manière inappropriée.
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2. Comment comptabiliser une FNP ?
La comptabilisation d'une FNP suit plusieurs étapes précises pour assurer une comptabilité conforme et éviter tout décalage financier.
Évaluation de la facture non parvenue
Avant d'enregistrer les écritures comptables, il importe d'évaluer le montant de la facture à recevoir.
L'entreprise doit déterminer le montant hors taxes (HT) du bien ou service livré, en s'appuyant sur des documents tels que les bons de commande ou les prestations réalisées.
Écritures comptables à la clôture de l'exercice
Lorsque l'exercice touche à sa fin, par exemple le 31 décembre, les écritures doivent être enregistrées pour refléter la dette envers le fournisseur.
- Débiter le compte de charge (classe 6) pour le montant hors taxes du bien ou service.
- Débiter le compte 44586 « TVA à régulariser » pour la TVA liée à la facture non parvenue.
- Créditer le compte 4081 "fournisseurs - factures non parvenues" pour le montant toutes taxes comprises (TTC).
Toutes ces écritures comptables permettent de régulariser la charge dans l'exercice concerné, même sans avoir encore reçu la facture.
Contrepassation des écritures à l’ouverture de l’exercice suivant
Au début de l'exercice suivant, les écritures enregistrées pour la FNP doivent être extournées (contrepassées). Cela permet d’éviter de comptabiliser normalement deux fois la même charge.
À titre d’exemple, au 1er janvier de l'année N+1, il faudra inverser les écritures en procédant ainsi.
- Débiter le compte 4081 pour le montant TTC.
- Créditer le compte de charges et le compte 44586 pour la TVA.
Comptabilisation de la facture
Lorsque l'entreprise reçoit finalement la facture du fournisseur, elle peut la comptabiliser normalement, en respectant les mêmes règles comptables que pour toute facture reçue après la clôture.
À ce stade, les écritures de régularisation précédentes auront déjà été contrepassées, ce qui évite toute duplication des charges.
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3. Quel est le rôle de l’expert-comptable dans la comptabilisation des FNP ?
Le rôle de l’expert-comptable est majeur dans la comptabilisation des factures non parvenues. Il veille à ce que le principe de séparation des exercices soit correctement appliqué. Son expertise permet de s'assurer que chaque charge est imputée à l'exercice comptable correspondant, même si l'entreprise n'a pas encore reçu la facture au moment de la clôture de son exercice. Cela permet d’éviter de fausser les états financiers et garantit une image fidèle des comptes.
Avec la transformation digitale du métier d'expert-comptable, les outils comptables modernes facilitent le traitement des FNP.
Des solutions comme celles proposées par Axiocap permettent de digitaliser et d'automatiser une grande partie des processus comptables. Cela réduit les erreurs humaines, accélère le traitement des factures non parvenues et permet aux entreprises de se concentrer sur leur cœur de métier tout en restant en conformité avec les obligations comptables.
Grâce à ces outils, l'expert-comptable peut intervenir de manière plus stratégique, en optimisant les processus comptables et en offrant des conseils personnalisés pour une meilleure gestion financière.
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4. Quels sont les comptes dédiés aux factures non parvenues ?
Comptabiliser les FNP nécessite l'utilisation de comptes spécifiques pour assurer un meilleur suivi des dettes fournisseurs. Ces comptes permettent de distinguer les différents types de factures à recevoir, selon la nature des biens ou services concernés.
- Le compte 4081 est utilisé pour les fournisseurs et les factures non parvenues concernant l'achat de biens ou de services courants. Ce compte regroupe toutes les dettes envers les fournisseurs pour lesquelles la facture n’a pas encore été transmise à la clôture de l’exercice.
- Le compte 4084 est dédié aux fournisseurs et aux factures non parvenues d'immobilisations. Il s'agit des biens d'investissement (immobilisations) qui ont été reçus avant la clôture mais dont la facture est à venir. Ce compte assure une séparation claire entre les dépenses liées aux immobilisations et celles liées aux opérations courantes.
- Le compte 4088 concerne les intérêts courus sur les dettes fournisseurs, notamment pour les pénalités de retard ou d'autres charges financières liées à des retards de paiement. Ce compte permet de suivre précisément les intérêts à payer en lien avec les dettes fournisseurs et comptes rattachés.
Ces comptes spécifiques garantissent une comptabilité rigoureuse et assurent que toutes les factures non parvenues sont correctement enregistrées, en respectant la nature des biens ou services concernés.
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5. Quel est le délai de prescription d’une FNP ?
Le délai de prescription pour enregistrer en comptabilité des factures non parvenues est de 5 ans. Ce délai court à compter de la date de livraison du bien ou de réalisation de la prestation de services.
Concrètement, cela signifie que l'entreprise est tenue de maintenir cette dette dans ses comptes tant que la facture n’a pas été reçue. Durant cette période, la facture non parvenue doit être enregistrée comme une dette, même après la clôture de son exercice.
Ce suivi rigoureux des FNP est déterminant pour éviter des litiges et garantir que l'exercice comptable reflète une image fidèle des charges engagées. Les entreprises doivent donc faire preuve de vigilance pour gérer leurs FNP afin de respecter les obligations légales.
Des solutions comme Axiocap simplifient cette procédure grâce à la dématérialisation et à l'automatisation des processus. En plus de réduire les risques d’erreurs, la digitalisation des entreprises fait gagner en efficience et en flexibilité.
