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1. Qu’est-ce qu’une feuille de présence d'assemblée générale ?
La feuille de présence est un outil central lors de l’assemblée générale.
Cette feuille a pour objet de conserver la preuve de la participation des associés/actionnaires à l’assemblée pour laquelle elle est établie. Et ce, quel que soit le mode de participation choisi : présence, représentation, vote par correspondance ou encore, vote en ligne. Elle atteste de la présence du nombre suffisant d’actionnaires ou d’associés pour la prise de décision et permet de vérifier que le quorum et la majorité fixés par les statuts sont atteints.
Elle se matérialise par un document écrit sous forme d’un tableau.
Pour vous aider dans l’utilisation de cette feuille, un modèle gratuit de feuille de présence vierge à imprimer est à votre disposition ici.
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2. Quelles sont les mentions obligatoires de la feuille de présence d'assemblée ?
Lorsqu’il s’agit d’une SAS (société par actions simplifiée) ou d’une SA (société anonyme), les mêmes mentions devront figurer sur la feuille de présence :
- Les nom, prénom usuel et domicile de chaque actionnaire présent, ou la raison sociale (si l’actionnaire est une personne morale), le nombre d'actions dont il est titulaire, ainsi que le nombre de voix attaché à ces actions. Sont réputés présents les actionnaires votant selon les modalités prévues aux articles L. 225-107, II et L. 225-103-1 du Code de commerce ;
- Les nom, prénom usuel et domicile de chaque actionnaire représenté, le nombre d'actions dont il est titulaire, ainsi que le nombre de voix attaché à ces actions ;
- Les nom, prénom usuel et domicile de chaque mandataire, le nombre d'actions de ses mandants, ainsi que le nombre de voix attaché à ces actions ;
- Les nom, prénom usuel et domicile de chaque actionnaire ayant voté à distance, ainsi que le nombre d'actions dont il est titulaire et le nombre de voix attaché à ces actions (R.225-95 alinéa 1 du Code de commerce). Toutefois, lorsque l'assemblée se tient exclusivement par visioconférence ou par des moyens de télécommunication dans les conditions prévues à l'article L. 225-103-1, l'émargement par les actionnaires n'est pas requis (R.225-95 alinéa 4 du Code de commerce).
Quant à la SCI, il est possible d’établir une feuille de présence avec les informations suivantes :
- Les nom, prénom et domicile ou la raison sociale (si l’associé est une personne morale) de chaque associé présent, le nombre de parts qu’il détient, ainsi que le nombre de voix attaché à ces parts sociales ;
- Les nom, prénom et domicile de chaque associé représenté, le nombre de parts qu’il détient ainsi que le nombre de voix attaché à ces parts sociales ;
- Les nom, prénom usuel et domicile de chaque mandataire, le nombre de parts sociales de ses mandants, ainsi que le nombre de voix attaché à ces parts sociales.
Lorsque les associés ou actionnaires sont représentés il sera nécessaire d’annexer le pouvoir donné aux mandataires.
Toutefois, certaines sociétés peuvent ne compter qu’un seul associé comme dans une entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL), ou bien qu’un seul actionnaire comme dans une société par actions simplifiée unipersonnelle (SASU).
Pour ces dernières, la procédure habituelle en assemblée n’est plus adaptée. Un formalisme simplifié est alors prévu. Notamment, la feuille de présence n’a plus de raison d’être. Pour les prises de décisions, il suffit de tenir un registre des décisions de l’associé unique.
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3. L’absence de la feuille de présence de l’AG : gare à l’annulation de la délibération
Parce qu’il s’agit d’un outil clé de l’assemblée générale, les irrégularités inhérentes à la feuille de présence peuvent entrainer l’annulation de l’assemblée générale.
Si elle parfois rendue obligatoire pour certaines sociétés par la loi, notamment pour les SA (R.225-20 du Code de commerce), la tenue d’un registre de présence peut également l’être par les statuts de la société.
Dans cette mesure, le non-établissement de la feuille de présence ou la présence d’irrégularités suffisamment graves pour jeter le doute sur la fiabilité de ce document, entrainera obligatoirement l’annulation de la délibération. Dès lors, le juge sera tenu d’annuler la décision d’assemblée qui ne respecte pas les règles prévues concernant la feuille de présence.
De la même manière, la perte de la feuille peut être génératrice de nullité, sauf si le procès-verbal permet de connaître la composition de l’assemblée. Le recours à la feuille de présence digitale permet notamment de pallier cette lacune du format papier. Gagnez en efficacité et en sécurité grâce à la feuille de présence en ligne avec Axiocap.
Ces nullités relatives, ayant pour objet la protection d'intérêts particuliers ne peuvent être invoquées que par la personne ou le groupe de personnes dont la loi assure la protection. Dès lors, les associés ou actionnaires sont recevables à contester la régularité d’une feuille de présence.
Par ailleurs, les infractions relevant du Code pénal sont applicables. Ainsi, lorsqu’aucune assemblée générale n'a eu lieu, l'établissement d’une feuille de présence fictive relève du faux en écritures de commerce (CA Montpellier, 26 avr. 1979).
Pour approfondir le sujet retrouvez notre article sur les différentes formes d’assemblées générales et leur fonctionnement.
