1. Le FEC : qu’est-ce que c’est ?
Le fichier des écritures comptables retranscrit les écritures des journaux comptables et regroupe l’ensemble des opérations comptables validées sur une période. C’est donc un document essentiel établi par chaque entreprise. Le FEC est transmis à l’administration fiscale en cas de contrôle et permet de procéder au calcul des taxes dues par l’entreprise.
☝️ À noter : Le FEC a été créé pour répondre à la norme SAF-T introduite par l’OCDE en 2005 afin de standardiser les échanges entre les administrations et les entreprises. Ce fichier numérique contient des informations spécifiques aux exigences fiscales, livrées dans un format structuré et détaillé.
☝️ Ne pas confondre avec le grand livre. Le fichier des écritures comptables est un fichier numérique spécifique dédié à la conformité fiscale. Alors que le grand livre est un document comptable traditionnel qui présente les soldes et les mouvements de chaque compte. Il sert davantage à la gestion interne et permet d’élaborer des états financiers pour le suivi de global de l’entreprise.
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2. Qui doit transmettre le fichier des écritures comptables ?
Depuis le 1er janvier 2014, toutes les entreprises qui tiennent leur comptabilité informatisée en ligne doivent ainsi pouvoir fournir un FEC en cas de contrôle des impôts pour un avis d’examen de comptabilité (contrôle à distance) ou un avis de vérification de comptabilité (contrôle sur le site de l’entreprise). En pratique, sont soumises à cette obligation les entreprises assujetties à l’impôt sur les sociétés ou à l’impôt sur le revenu dans les catégories BIC, BNC ou BA. Le FEC a vocation à moderniser et à sécuriser le contrôle fiscal des entreprises.
☝️ À noter : Ne sont pas tenus de transmettre le FEC :
- Les auto-entrepreneurs et micro-entrepreneurs, même s’ils tiennent une comptabilité en ligne ;
- Les sociétés civiles immobilières soumises aux revenus fonciers lorsque tous les associés de la SCI sont des personnes physiques.
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3. Comment avoir un FEC conforme à l’administration ?
Pout avoir FEC conforme, il faut utiliser un logiciel de comptabilité qui doit répondre à des normes spécifiques. En pratique donc, impossible d’exporter le fichier des écritures comptables depuis Excel ou toutes autres solutions incompatibles. Il doit respecter un format spécifique dématérialisé XML et est organisé avec des champs et un ordre précis définis par l'administration fiscale.
En cas de contrôle fiscal, le FEC permet ainsi à l'administration d’analyser les écritures comptables dans un fichier contenant un minimum de 18 colonnes (origine, date de valeur, débit, crédit, compte d'affectation ...). Il permet à l’administration fiscale de vérifier la concordance des déclarations fiscales émises par l’entreprise avec les écritures comptables pour un exercice comptable donné.
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☝️ À noter : L’administration met à la disposition des contribuables un outil de test des fichiers des écritures comptables. Il permet à l’entreprise de vérifier son FEC respecte les dispositions prévues par l’article A47 A-1 du Livre des procédures fiscales. Téléchargez le logiciel de contrôle Test Compta Demat pour valider la conformité du fichier ou révéler les éléments de non-conformité.
4. Le contenu du FEC
Le fichier des écritures comptables contient toutes les écritures comptables et les données figurant dans les journaux comptables au titre de l’exercice d’une année. Ces écritures sont codées conformément aux règles du PCG, plan comptable général, afin de garantir leur homogénéité et leur conformité aux normes comptables françaises. Elles sont classées par ordre chronologique et chacune reprend l’ensemble des données comptables figurant dans le système informatisé de l’entreprise.
Le FEC fait obligatoirement apparaître 18 informations pour chaque écriture comptable, dans un ordre précis :
☝️ À noter : Le lettrage de l’écriture comptable consiste à faire un lien entre un montant au débit et un montant au crédit, comme faire correspondre une facture au crédit à son paiement au débit.
⚠️ Les informations concernant le compte auxiliaire, le lettrage ou le montant de la devise peuvent ne pas être utilisées. En ce cas, veillez à laisser l’information et à ne surtout pas remplir d’un zéro.
☝️ À noter : L’extourne permet de corriger une erreur dans vos écritures comptables. L’écriture comptable n’est pas supprimée. Mais on enregistre un mouvement comptable en inverse de l’écriture préexistante et erronée.
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5. La sanction de l’obligation de FEC
L’entreprise dispose d’un délai de 15 jours suivant la réception d’un avis d’examen de comptabilité pour transmettre le fichier des écritures comptables.
Faute d’envoi dans le délai ou dans l’hypothèse d’un FEC non-conforme, l’entreprise s’expose à :
- Une amende de 5 000 € ;
- Ou une majoration de 10 % des droits mis à la charge du contribuable en cas de rectification, lorsque ce montant est plus élevé ;
- Une évaluation d’office des bases d’imposition par l’administration fiscale en cas de rejet de sa comptabilité.
6. Le fichier des écritures comptables en bref…
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