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1. Gain d’efficacité
La procédure relative aux assemblées générales est strictement encadrée par les dispositions législatives et règlementaires.
- Au niveau de la convocation
Indépendamment de la forme sociale de la société, il convient de convoquer tous les associés avant la tenue de la réunion, en respectant un délai minimum (le plus souvent 15 jours), et en veillant à ce que ces derniers aient pu prendre connaissance des documents nécessaires. Classiquement, cette convocation par LRAR est effectuée par voie postale.
Or, en considération du contexte sanitaire et de la désuétude du format papier, le législateur a autorisé le recours à la convocation électronique à condition que ce mode d’envoi ait été accepté par écrit par tous les associés (articles R225-63 pour les SA et R223-20 du Code de commerce pour les SARL, indépendamment des dispositions statutaires aux termes de l’article L223-27 du Code de commerce.) En revanche pour les SAS, seuls les statuts déterminent la méthode utilisée pour transmettre les convocations (voie postale LRAR, lettre simple, voie électronique...)
Il est ainsi possible d’envoyer la convocation par courriel, qui fera office de lettre recommandée électronique au sens de l’article L100 du Code des postes et des télécommunications. Autrement dit, celle-ci sera revêtue de la même force probante qu’une LRAR classique dès lors qu’elle satisfait aux exigences de l’article 44 du règlement eIDAS N°910-2014 du 23 juillet 2014.
Au-delà de la reconnaissance de sa valeur légale, il est évident que la convocation par voie électronique représente un gain de temps considérable pour celui à qui incombe la tâche. À contrario de la LRAR papier, l’envoi par LRE est simplifié et instantané. En seulement quelques clics, le destinataire reçoit simultanément la convocation, qui répertorie l’ensemble des mentions obligatoires (la date, l’heure, le lieu, l’ordre du jour de l’AG ...), accompagnée de tous les documents annexés (procuration, rapport de gestion, documents comptables...) Fini les déplacements au bureau de poste avant chaque assemblée !
- À l’occasion de la tenue de l’AG
La réunion physique de tous les associés semble être devenu anachronique, a fortiori en plein COVID-19.
Le recours à des systèmes de visioconférence apparaît comme étant la meilleure alternative pour permettre à tous les associés d’assister à la réunion, où qu’ils se trouvent (même à l’étranger.) Plus besoin de perdre du temps à concilier tous les agendas, ni de se déplacer au siège social de la société pour prendre des décisions quand tout peut être numérisé !
Primo, la feuille de présence circule très facilement entre tous les participants qui peuvent procéder à la signature électronique de celle-ci en tout lieu. En un rien de temps, le président de la séance détermine si le quorum est valablement atteint pour autoriser la tenue de la réunion.
En sus, l'affichage et le partage de documents par voie dématérialisée, pendant la réunion, permet une consultation optimale par l’ensemble des associés. Plus besoin d’imprimer des dizaines d’exemplaires papiers !
À l’issue de la séance, les associés sont invités à procéder au vote des résolutions en ligne, depuis un espace personnel sécurisé en seulement quelques clics ! Concomitamment, le président obtient un suivi des votes émis, résolution par résolution. Confidentialité, rapidité et simplicité garanties !
- Au niveau du procès-verbal
Il est d’usage que la rédaction du procès-verbal revienne au secrétaire de la séance, ce qui peut s’avérer particulièrement long notamment si de nombreuses résolutions ont été proposées au vote. Or, le secrétaire doit également accomplir un certain nombre de tâches administratives tout autant indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise.
À cet égard, il peut être bien utile d’avoir à disposition un modèle de PV généré automatiquement qui reprend les mentions légales, les résolutions, le nombre de voix attribué à chaque participant et le résultat des votes. Un gain de temps considérable qui ne peut avoir lieu qu’en cas de numérisation du procès-verbal.
L’envoi du PV par voie électronique est simplifié et instantané ! Les associés n’ont plus qu’à procéder à la signature électronique de celui-ci, à tout moment et en tout lieu ! Plus besoin de consulter les signataires un par un pour parvenir à l’exhaustivité des signatures !
Pour en savoir plus, retrouvez notre synthèse sur le régime juridique de la signature électronique.
Mieux ! La consignation du PV au sein du registre d’AG s’effectue automatiquement par un système d’horodatage, conformément au décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019. Plus aucun risque d’oubli ou de perte !
Dès lors, le gain d’efficacité obtenu est majeur et permet une amélioration de la productivité interne en raison de la simplification des taches liées à la gestion des AG.
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2. Réduction des coûts
Il est évident que l’un des enjeux majeurs des entreprises repose sur la faculté de réduire les dépenses liées aux formalités administratives.
- Au niveau de la convocation
Imprimer la convocation et les documents annexés pour chaque participant, utiliser une enveloppe par convocation et se déplacer au bureau de poste pour l’envoyer par LRAR (entre 5,20 à 14,15 euros) représentent un coût plutôt onéreux pour l’entreprise.
À contrario, le recours au format dématérialisé est totalement gratuit et n’en reste pas moins valable ! Grâce aux économies réalisées, l'émetteur de la convocation peut donc affecter cette somme d’argent à d’autres tâches plus essentielles.
- À l’occasion de la tenue de l’AG
Au-delà de la pénibilité engendrée par la présence physique obligatoire des associés dans un même lieu, le déplacement de ces derniers représente nécessairement un coût lié au moyen de transport utilisé (essence, billet de train, avion etc.) et éventuellement les frais de logement lorsque l’associé ne dispose pas d’un domicile à proximité du siège social.
Or, le recours à des systèmes de visioconférence permet non seulement de tenir en bonne et due forme l’assemblée générale mais n’occasionne aucun frais supplémentaire au-delà d’une connexion à internet, ni pour l’entreprise, ni pour les associés.
Dans le même sens, le président de la séance peut partager très facilement les documents nécessaires à la réunion, sans qu’il soit nécessaire que les participants se déplacent au siège de la société pour les consulter. Des frais en moins pour le même résultat obtenu !
Enfin, les associés peuvent procéder au vote à distance de l’ensemble des résolutions depuis un espace personnel sécurisé, toujours dans la volonté de répondre à l’objectif de réduction des coûts notamment liées aux fournitures administratives (papier, encre etc.)
- Au niveau du procès-verbal
Que la rédaction du PV soit mise à la charge du secrétaire de séance ou confiée à un professionnel du droit (avocat, expert-comptable), il va sans dire que l’accomplissement de cette formalité représente un coût financier pour l’entreprise, pouvant conduire notamment au paiement d’honoraires qui avoisinent les 280 euros HT.
Pour autant, le secrétariat juridique est peu rémunérateur pour l’entreprise, surtout si cette tâche peut être automatisée par voie numérique, sans frais supplémentaire.
De même, la consignation du PV au sein d’un registre d’AG dématérialisé permet de s’affranchir du paiement des livres sous format papier qui avoisinent les 15 euros par registre.
Par conséquent, les économies réalisées grâce au digital permettent d’encourager la croissance des entreprises.
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3. Optimisation de l’organisation interne et du stockage
L’ennemi commun de toutes les entreprises est la mauvaise organisation ! Rien de pire que de ne pas parvenir à mettre la main sur un document important, notamment un procès-verbal qui est la preuve de l’adoption de certaines décisions, a fortiori en plein contrôle de l’administration fiscale !
Grâce au numérique, les entreprises ont un accès permanent aux PV, aux registres de décisions ou tout autre document sur une seule et même plateforme.
Au demeurant, la centralisation de ces documents permet à l’entreprise de libérer un espace considérable au sein de ses locaux professionnels. L’organisation interne ne peut qu’être renforcée !
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4. Solution écologique
Les enjeux environnementaux conduisent les entreprises à tenir de plus en plus compte de leur consommation de papier. En moyenne, 2500 feuilles de papier sont utilisées par un employé chaque année, ce qui est plutôt paradoxal avec la volonté des entreprises de s’inscrire dans une politique éco-responsable (RSE).
Il devient urgent de remédier à ces impacts néfastes sur l’écosystème ! Pour l’heure, la meilleure option repose sur des procédés informatisés, permettant de réduire considérablement la production de consommables.
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5. Outil sécurisé et collaboratif
Le plus souvent, les récalcitrants au numérique font valoir leur incertitude concernant la sécurité octroyée à ces dispositifs.
Or, la création d’un compte personnel avec une sécurité élevée permet de balayer cet argument ! D’ailleurs, il s’agit même d’un remède contre les risques de perte des données et de falsification de son contenu.
De plus, le recours à une solution digitale permet de collaborer en permanence grâce à la consultation du registre d’AG par plusieurs protagonistes ou l’envoi de documents à distance, même depuis leur domicile.
Les associés disposent également de leur propre espace qui recense la liste des tâches à accomplir (participation à une réunion, vote, signature à émettre...)
Grâce au statut qui se met automatiquement à jour, l’administrateur dispose d’un suivi en temps réel de l’avancée de la procédure d’AG (réception, ouverture de la convocation, signature du PV en attente ou effectuée, vote en attente ou émis...) Une collaboration optimale permet donc de gérer pleinement les assemblées générales en toutes circonstances, même en pleine crise sanitaire !
En raison des nombreux avantages accordés à la dématérialisation des AG, de plus en plus d’acteurs économiques ont recours à des solutions digitales pour simplifier et accélérer la procédure. Pour ce faire, le recours à une legaltech spécialisée dans la digitalisation des assemblées générales semble incontournable.
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6. Tenez vos AG en ligne avec Axiocap !
Bonne nouvelle ! Tous les avantages énumérés supra sont présents sur Axiocap !
Soucieux d’aider les entreprises à simplifier la gestion de leur AG, la solution Axiocap propose la numérisation intégrale de la procédure !
De la convocation jusqu’à la consignation du PV au sein du registre, les sociétés réalisent l’ensemble des formalités en seulement quelques clics et préservent la continuité de leur assemblée, même en période de confinement : envoi de la convocation en LRE, vote en ligne, génération automatique du PV et signature électronique !
L’objectif étant de réduire vos dépenses, améliorer la productivité de vos collaborateurs tout en adoptant une attitude éco-responsable !
