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1. L'obligation de tenir une assemblée générale
En cours de vie sociale, la société est soumise à un certain nombre d’obligations notamment celle de tenir une assemblée générale à minima une fois par an (approbation de comptes, modification statutaire etc.)
Une assemblée générale désigne la réunion des associés en vue de prendre une décision qui affecte la vie sociale.
Avant la tenue de la réunion, une convocation à destination des participants (associés, actionnaires) doit obligatoirement être établie.
À l’issue de l’assemblée, les participants sont invités à procéder au vote à proportion des droits qu’ils détiennent au sein de la société.
Après la clôture de la séance, les membres du bureau et les dirigeants de la société sont tenus d’accomplir les formalités nécessaires à la constatation des résolutions adoptées par l’intermédiaire d’un acte sous seing privé.
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2. Le cas particulier des procès-verbaux et du registre d’AG
À l’issue de la réunion d’assemblée, est consigné un procès-verbal, sur une feuille mobile numérotée sans discontinuité préalablement cotée et paraphée auprès du greffe, qui répertorie l’ensemble des décisions prises lors de l’assemblée.
Il s’agit du seul document officiel qui peut restituer les décisions adoptées pendant la séance et qui sert de justificatif lors du dépôt des comptes annuels au greffe.
Le procès-verbal peut également figurer dans un registre spécial des décisions, lui-même revêtu de la cote et du paraphe.
Ce registre doit ensuite être conservé avec soin au sein du siège social de la société pendant minimum cinq ans (article 2224 du Code civil.)
La tenue d’un registre des assemblées n'est pas exigée, bien que son élaboration soit fortement recommandée pour des raisons d’organisation interne et de l’influence des procès-verbaux sur la vie sociale.
Retrouvez notre synthèse juridique sur le registre des décisions.
Il en va ainsi des procès-verbaux au sein des sociétés civiles (article 45 du décret de 1978), des sociétés en commandite simple (article R222-1 du Code de commerce), des sociétés en nom collectif (article R221-3 du Code de commerce), des sociétés à responsabilité limitée (article R223-24 du Code de commerce), des sociétés en commandite par actions (article R226-1 du Code de commerce) et des sociétés anonymes (articles R225-22 ; R225-49 ; R225-106 du Code de commerce).
Toutefois, le cas des sociétés par actions simplifiées pluripersonnelles revêt un régime distinct.
Sous réserve de dispositions statutaires contraires, il n’existe aucune obligation d’adopter les décisions en assemblée générale.
Autrement dit, la SAS peut parfaitement se soustraire à la rédaction d’un procès-verbal et corrélativement de la tenue d’un registre d’assemblée.
Ce sont effectivement les statuts qui déterminent la forme que doivent revêtir les décisions (article L227-9 du Code de commerce.)
En sus, l’article R227-1-1 du Code de commerce, depuis le décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019 relatif à la dématérialisation des registres, des procès-verbaux et des décisions des sociétés, vient confirmer la prévalence des statuts sur l’éventuelle mise en place d’un registre d’assemblée obligatoire.
À contrario, le régime des sociétés par actions simplifiées unipersonnelles diffère de celui précédemment exposé. En effet, la loi impose la tenue d’un registre s’agissant des décisions de l’associé unique (article L227-9 du Code de commerce.)
Obligatoire ou non, la retranscription des décisions adoptées en assemblée générale au sein d’un procès-verbal ou d’un registre trouve sa justification dans la nécessité de garantir la traçabilité des documents et la transparence de la société.
Son rôle est de constituer la preuve du contenu des délibérations en justifiant des décisions prises auprès des tiers (banque, autorités administratives).
L’usage d’un registre d’assemblée se justifie également en cas de contrôle fiscal, judiciaire ou administratif où la société doit nécessairement être en capacité de fournir à tout moment les décisions prises et permet à celle-ci de se protéger juridiquement en cas de litige.
La conservation des délibérations n’est donc pas une tâche à prendre à la légère, quelle que soit la forme sociale de la société choisie.
La violation des règles inhérentes à l’assemblée générale entraine de lourdes conséquencesà l’encontre des dirigeants de la société.
Retrouvez notre article pour tout savoir sur le procès-verbal d'assemblée générale.
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3. Les sanctions en cas de violation des règles impératives
Les sanctions associées au non-respect des dispositions légales régissant les assemblées générales sont tantôt civiles, tantôt pénales.
Classiquement, la société se verra condamnée pour mauvaise tenue des procès-verbaux ou du registre des décisions.
Toutefois, des sanctions peuvent aussi être prononcées à l’encontre de la société dès le stade de la convocation ou de l’exercice du droit de vote, d’où l'intérêt de ne pas sous-estimer l’importance du respect des règles inhérentes aux assemblées générales !
Le défaut de convocation à l’assemblée générale
Le mode et le délai minimal pour procéder à la convocation à l’assemblée générale varie en fonction de la forme sociale de la société et des dispositions statutaires.
En général, il est prévu que la convocation prenne la forme d’une lettre recommandée ou soit remise en main propre à son destinataire au moins 15 jours avant la tenue de la réunion.
Chaque année, les associés sont invités par le biais d’une convocation à l’assemblée annuelle d’approbation des comptes, dans les six mois suivant la clôture de l’exercice social (article L223-26 du Code de commerce pour les SARL.)
Il s’agit d’une obligation légale dont il est conseillé aux dirigeants de se conformer, sous peine de subir une lourde sanction.
En cas d’inexécution, les représentants de la société s’exposent à un emprisonnement de six mois et une amende pouvant atteindre 9000 euros dont peut s’ajouter l’engagement de leur responsabilité civile en cas de préjudice reconnu (article L242-10 du Code de commerce pour les SA, article L241-5 du Code de commerce pour les SARL.)
Par ailleurs, la loi donne la possibilité au ministère public ou à tout actionnaire de saisir le président du tribunal compétent statuant en référé afin d’enjoindre aux dirigeants de convoquer cette assemblée (article L225-100 du Code de commerce pour les SA.)
Toutefois, le risque de sanction reste faible dans cette hypothèse dans la mesure où, dans la majorité des cas, il n’existe pas de conflits entre les associés. En sus, l’intervention du Tribunal de commerce se limite le plus souvent à un rappel au respect de la procédure régissant les convocations à l’assemblée générale.
Retrouvez la synthèse juridique sur la convocation aux assemblées pour en savoir plus.
L’entrave ou l’exercice frauduleux du droit de vote
L’autorité des marchés financiers (AMF) rappelle que le vote en assemblée générale correspond à un droit fondamental.
Autrement dit, celui-ci doit s’exercer dans le respect du principe d’égalité entre les actionnaires, ce qui signifie qu’aucune pression dans le vote ne doit être tolérée.
Or, bien que l’assemblée se soit valablement tenue, il arrive parfois que des pressions s’effectuent sur les actionnaires au moment de l’exercice de leur droit de vote.
Dès lors, la loi sanctionne d’un emprisonnement de deux ans et d'une amende de 9000 euros le fait d'empêcher un actionnaire de participer à une assemblée d'actionnaires, ou le fait de se faire accorder, garantir ou promettre des avantages pour voter dans un certain sens ou pour ne pas participer au vote, ainsi que le fait d'accorder, garantir ou promettre ces avantages.
Encore une fois, les dirigeants se montrent dissuasifs dans la violation des règles afférentes au droit de vote des actionnaires, compte tenu des lourdes conséquences qui en résultent.
La mauvaise tenue du registre d’assemblée générale
Au-delà de l’aspect organisé et structuré dont est revêtu le registre d’assemblée générale, il est fréquent d’y retrouver quelques erreurs qui risquent de compromettre sa validité.
Par exemple, une page vierge entre différents procès-verbaux, l’absence de certaines pages dans le registre voire un procès-verbal imprimé sans cote ni paraphe collé directement sur le registre.
Dans ces hypothèses, il est conseillé de barrer la page non utilisée pour éviter tout ajout ultérieur, de veiller à ce que les procès-verbaux soient les originaux et non des photocopies etc. Autant de précautions que les dirigeants finissent par s’y perdre !
Néanmoins, aucune sanction spécifique n’est prévue en cas de mauvaise tenue du registre d’assemblée. Or, il est toujours possible pour un actionnaire de saisir le tribunal afin qu’il constate l’irrégularité du procès-verbal litigieux conservé au sein du registre.
La non-tenue de l’assemblée générale et l’établissement fictif d’un procès-verbal
Bien que formellement interdit par la loi, il est d’usage dans une société de convenir de la simple signature par les associés d’un procès-verbal pour une assemblée qui ne s’est tenue ni physiquement, ni à distance.
Or, cette pratique n’est pas sans conséquence sur le plan civil dans la mesure où un associé a la faculté de demander l’annulation de l'assemblée pour défaut de constatation des décisions prises dans un procès-verbal.
Toutefois, l’action en nullité doit nécessairement s’exercer dans un délai de trois ans, sous peine de voir sa prescription acquise (article L235 du Code de commerce.)
Par exemple, a été annulée une décision au motif que le procès-verbal était antidaté et ne reflétait en rien la réalité d’une quelconque assemblée générale. Ainsi, l’absence de réunion physique des associés constitue une cause de nullité de la décision (Cour d’appel, Montpellier, 2ème chambre, 14 mai 2013, n°12/01729.)
Le dirigeant peut également voir sa responsabilité civile engagée pour faute de gestion, à condition que l’actionnaire démontre l’existence d’un préjudice.
À l’instar du défaut de convocation, l’actionnaire peut demander au président du tribunal de commerce, statuant en référé, d’enjoindre le dirigeant de communiquer les procès-verbaux.
Aussi, la sanction pénale de l'article L242-10 du Code de commerce (supra) trouve également à s’appliquer en cas d'absence de tenue de l’assemblée générale pour faire approuver les comptes de la société.
Enfin, en cas de rédaction d’un procès-verbal fictif, le dirigeant s’expose à la sanction du délit de faux en écritures privées. Son auteur risque une peine d’emprisonnement de trois ans et d’une amende de 45 000 euros à la condition que soit démontré le caractère intentionnel du délit (article 441-1 du Code pénal, Ch. Crim, 6 septembre 2000, n° 00-80.327.)
L’ensemble de ces sanctions peut être évité en cas de bonne gestion des assemblées générales. Dans ce contexte, la dématérialisation des assemblées semble être une solution judicieuse.
Retrouvez notre synthèse juridique sur la rédaction du procès-verbal d'assemblée.
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4. La dématérialisation des assemblées générales : limitation des risques !
La tenue des assemblées générales sous format papier représente un risque plus élevé en cas de perte ou de gestion irrégulière de celles-ci.
L’exigence d’une gestion rigoureuse de ces assemblées décourage les dirigeants qui, volontairement ou par négligence, vont se soustraire à un certain nombre de règles impératives.
En premier lieu, l’organisation physique d’une assemblée générale oblige les participants à se déplacer au lieu de la réunion et consacrer du temps à celle-ci qu’ils ne peuvent pas dédier à leurs taches en cours.
Or, la tenue à distance de l’assemblée par un système de visioconférence et du vote en ligne permet une gestion facilitée en raison du gain de temps octroyé aux participants.
Cette nouvelle organisation, qui constituait de prime abord l’exception au sein des sociétés, semble être devenu un usage de plus en plus récurrent depuis les mesures de confinement mises en place par le gouvernement depuis l’adoption de l’ordonnance du 25 mars 2020, n°2020-321 et du décret du 10 avril 2020, n°2020-418.
L’ordonnance prévoit en effet que les actionnaires qui participent à l’assemblée par un système audiovisuel qui permet leur identification seront réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité.
En sus, le décret d’application privilégie le recours à la voie électronique notamment pour le vote par correspondance où il suffit simplement que l’organe compétent adresse les instructions à l’adresse e-mail de l’actionnaire ou à son mandataire.
Mais l’innovation ne s’arrête pas là ! Conscient du besoin des sociétés quant à une solution simplifiée de la gestion des assemblées générales, le législateur a permis la dématérialisation des registres des procès-verbaux depuis l’entrée en vigueur du décret du 31 octobre 2019 n°2019-1118.
Grâce aux nouvelles technologies, il est désormais possible de tenir un registre d’assemblée directement en ligne, celui-ci étant revêtu de la même valeur légale qu’un registre papier classique.
Cette évolution limite considérablement le risque de perte et de mauvaise tenue des procès-verbaux.
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5. Axiocap, la solution numérique de gestion des assemblées générales !
Désireux d’accompagner les entreprises ou les mandataires (experts comptables, avocats) dans leur projet de dématérialisation, Axiocap propose une gestion simple et rapide des assemblées générales.
Les convocations sont directement envoyées dans la boite mail du destinataire depuis la plateforme numérique et sont revêtues de la valeur de lettre recommandée électronique.
En sus d'une simplicité d’organisation, les dirigeants peuvent s’assurer du respect du délai minimum obligatoire (le plus souvent 15 jours) avant la tenue de la réunion puisque la réception de la convocation est immédiate, contrairement à la lettre recommandée classique.
À l’issue de la réunion, les participants ont la possibilité de voter directement en ligne pour chacune des résolutions proposées à proportion de leur droit de vote respectif.
Plus encore ! Axiocap propose la signature électronique des procès-verbaux d’assemblée ainsi que la génération facilitée du registre des décisions depuis la plateforme.
