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1. Quel est le rôle du comité de direction ?
Le CODIR concerne aussi bien les grandes entreprises que les TPE et PME. Selon les structures, on parle de réunion de direction, conseil d'administration, comité d’exécution, ou encore réunion stratégique collaborative. Si elles prennent des formes différentes selon le secteur d'activité de l'entreprise, elles ont toutes en commun la recherche d’une réflexion sur la stratégie commerciale, la performance financière de l’entreprise et sa politique salariale. Ces réunions reposent sur un principe de management horizontal. Elles consistent pour les membres du comité de direction à échanger, afin de se concerter sur la ligne de conduite de l’entreprise et les actions de pilotage à mener.
Le comité de direction favorise la bonne santé de l’entreprise, aussi du point de vue interne et managérial, que du point de vue de la croissance externe.
- En interne, c’est une façon de faire participer les directeurs des services aux prises de décisions et de valoriser les compétences de chacun. Le CODIR renforce ainsi l'esprit d'équipe, facilite la diffusion de l'information et améliorer la confiance au sein de l'équipe de direction.
- À l’extérieur de l’entreprise, le comité de direction permet d’appréhender les enjeux de l’entreprise sur son marché et favorise son développement pérenne.
Attention toutefois, le CODIR doit impérativement être organisé et structuré pour pouvoir répondre pleinement à sa mission stratégique. Faute de préparation, il tombe souvent dans la routine de réunions répétitives sans réel contenu. Voici quelques conseils pour parvenir à la conduite d’un comité de direction efficace !
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2. Le choix pertinent des membres du CODIR
Le comité de direction se compose de personnes embrassant un rôle clé dans le pilotage de l’entreprise. Dans le cas d'un groupe de société, il réunit les directeurs généraux de chaque filiale. Au cœur de la société, il réunit le dirigeant, ainsi que les cadres et managers de différents services :
- Les ressources humaines ;
- La direction financière ;
- Le responsable des ventes ;
- La direction du marketing ;
- Le chef de production ;
- Le service de recherche et développement ;
- Le responsable du service client.
Attention : Pour permettre un travail efficace, il convient de trouver le juste compromis entre la volonté de représenter les grands pôles de l’entreprise et celle de maintenir une taille de CODIR raisonnable. Un nombre excessif de membres peut conduire à une paralysie des décisions ! Au-delà de 8 membres, on considère en effet que cela impacte l'avancement du projet : perte de temps, communication troublée, manque de réactivité. En revanche, il est possible d’inviter ponctuellement une personne extérieure au comité pour qu’elle partage son expertise.
Autre point d’attention : Luttez contre l’effet de groupe ! Votre composition du CODIR, est-elle assez hétérogène et diversifiée ? Veillez à impliquer les collaborateurs dans la prise de décision, surtout lorsque la question concerne les salariés. Les représentants du personnel peuvent ainsi être amenés à participer au CODIR. On peut aussi se baser sur un sondage ou le résultat de discussions menées en amont en interne. Il est important de permettre aux personnalités influentes dans la société et aux éléments moteurs de projet de prendre part à ces échanges.
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3. La définition du temps de parole en CODIR
Pour que tous les membres du comité de direction puissent s'exprimer, il convient de définir un temps d'intervention des participants et d’équilibrer le temps de parole. Le CODIR peut ainsi se dérouler en deux périodes :
- Un temps alloué à chaque participant pour exposer ses arguments à tour de rôle ;
- Un temps de discussion.
L’objectif est d’éviter la frustration parmi les parties prenantes du projet, qui pourrait générer des tensions et affecter la productivité du CODIR et de l’entreprise en général.
Il est important de désigner un animateur de réunion dont la fonction de time-keeper permet d’assurer un échange collectif. La planification en amont pourra d’ailleurs permettre d’optimiser ce temps de parole en répartissant à chacun un travail de recherche sur un point de projet spécifique.
Notre astuce : Pensez à aborder la discussion de façon ludique ! Certaines techniques issues du management permettent d’insuffler une dynamique positive, et ainsi de booster la créativité et l’engagement des participants.
- Le brainstorming est une technique collaborative qui favorise la participation de tous les membres aux discussions. Elle consiste en la recherche spontanée et libre d’idées originales sur un sujet donné. D’un joyeux feu d’artifice d’idées, se construit une solution inédite et sur-mesure pour votre projet.
- Le brainwriting est la version écrite du brainstorming. Plus silencieuse, elle permet de faire émerger des idées sans être influencé par celles des autres. Il convient ensuite de classer ces pistes de solution en fonction de leur pertinence.
- Le vote indicatif est une technique rapide et visuelle qui permet de prendre la température sur la conduite de projets. Elle consiste à proposer plusieurs idées sur un tableau blanc et à faire intervenir chacun des membres du CODIR pour les hiérarchiser par ordre d’importance à l’aide de post-it de différentes couleurs.
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4. La planification des réunions
Pour parvenir à un travail efficace, le premier commandement à respecter est d’établir un calendrier prévisionnel afin de :
- Planifier les dates des réunions à l’avance ;
- S’assurer de la disponibilité de chacun des participants ;
- Définir des objectifs précis de travail entre les réunions.
Attention à prendre en compte l’agenda de l’entreprise, en visant notamment les dates de conseil d’administration, les périodes d’élaboration du budget ou de clôture des comptes, celles consacrées aux entretiens individuels des salariés, les réunions avec les représentations du personnel, ou les AG. Mieux vaut éviter de surcharger ces périodes pour gagner en efficacité.
La fréquence des réunions de CODIR est variable en fonction de la taille de l'entreprise et de l'ampleur de son activité. On recommande au moins une réunion mensuelle, mais une réunion par semaine est idéale pour la conduite de projets d’envergure.
La planification passe également par la définition d’un ordre du jour précis pour chaque rencontre : questions et sujets principaux à traiter. Ce cadre structure les échanges et de favorise la prise de décisions. Diffusé en amont, l’ordre du jour du CODIR permet à chacun de préparer la séance de travail :
- Identifier les sujets prioritaires et stratégiques ;
- Créer un espace de discussion ;
- Réunir les éléments d’analyse chiffrés, reporting et données indispensables à la conduite de projets.
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5. La rédaction d’un compte-rendu de CODIR
Le compte-rendu de CODIR est un outil de synthèse indispensable pour assurer le suivi des engagements pris au cours de la réunion. Il permet de lister les actions en cours, les actions à mener et les responsables de chacune de ces actions. Il constitue un engagement écrit et très clairs des décisions prises collectivement.
Ce compte-rendu est donc un élément mémoire auquel chacun peut se référer entre deux réunions du comité pour s’assurer de l’avancement de sa mission. Il est également indispensable au début de la réunion suivante, pour faire un focus sur les plans d’action déjà discutés. Il permet d’ailleurs de faire un point sur le succès ou l’inefficacité de certaines mesures mises en œuvre.
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6. Le choix d’un plan d’action concret
La mission du CODIR est bien d’identifier les sujets à traiter et d’y apporter la bonne réponse dans un calendrier raisonnable. Chaque réunion du comité de direction doit donc aboutir à un plan d’action cohérent par rapport aux objectifs à atteindre. Pour ce faire, la discussion se base sur des éléments concrets :
- Des données chiffrées fiables comme des indicateurs de performance, des études statistiques, un bilan comptable ;
- Un retour concret du climat social en interne, qui est utilisé comme un levier de performance de l’entreprise ;
- Une vision du terrain comme le retour d’informations sur l’expérience client qui permet de cerner concrètement les attentes des équipes pour répondre aux besoins de la clientèle (embauche à prévoir, développement d’interfaces numériques de discussion, personnalisation de la conversation).
Le plan d’action est d’autant plus indispensable qu’il participe à la construction d’un programme de travail sur l’année, voire une stratégie à élaborer sur le long terme. À chaque sujet son format de réponse : séminaire de réflexion, suivi de chantier, pilotage d’innovation, revue détaillée sur un point particulier, analyse d’un expert, formation. Autant d’alternatives qui apportent de la variété dans le cycle de travail des membres du comité de direction et assurent son efficacité.
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