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1. Qu’est-ce qu’un conseil d’administration d’association ?
Le conseil d’administration d’association est l’organe de décision d’une association. Ses membres décident de la stratégie et des grandes orientations de l’association. Attention à ne pas le confondre avec le bureau, souvent composé du président, du secrétaire et du trésorier. Le conseil d’administration n’est pas obligatoire dans une association, sauf si elle poursuit l’objectif d’obtenir un agrément ou d’être reconnue d’utilité publique.
Héritage des bonnes pratiques et d'une structure traditionnelle, le conseil d’administration permet néanmoins de structurer la gestion et la prise de décision. Il est particulièrement utile lorsque l’association atteint une certaine taille, avec un grand nombre de membres. Il est, en effet, plus facile de réunir les membres de l’organe restreint du conseil d’administration, surtout lorsqu’il y a une décision importante à prendre.
La mise en place d’un conseil d’administration dans une association permet d’ailleurs :
- La mise en place d’un suivi régulier ;
- Une implication des administrateurs pour un travail efficace ;
- Le maintien d’un certain dynamisme en invitant au débat ;
- Une bonne connaissance du but poursuivi par l’association ;
- La préparation du budget.
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2. La composition du conseil d'administration d’association
N’importe quel membre de l’association peut devenir un des membres du conseil d’administration. Il peut même s’agir d’une personne morale, représentée par une personne physique. En pratique, les membres du conseil d’administration sont souvent les mêmes que ceux du bureau de l’association.
Les statuts prévoient :
- Le nombre de membres ;
- Le mode de nomination : cooptation, élection, nomination statutaire, etc. ;
- La durée du mandat : généralement fixée à 3 ans pour assurer un certain dynamisme tout en garantissant la stabilité de la mission ;
- Les modalités de renouvellement du poste.
Certains cas particuliers justifient la révocation d’un membre du conseil d’administration avant la fin du mandat :
- L’administrateur ne respecte pas la limite d’âge ;
- L’administrateur représente une personne morale en liquidation judiciaire ;
- L’administrateur est privé de ses droits civiques, ou déclaré incapable.
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3. Quel est le rôle du conseil d’administration dans une association ?
Le pouvoir de gestion courante
Les statuts type définissent généralement les pouvoirs du conseil d’administration de l’association. En l’absence de mention spécifique, il est chargé de l'administration et de la gestion courante de l'association. L’assemblée générale est alors considérée comme l’organe souverain pour prendre les décisions fondamentales concernant l’association.
En pratique, les missions principales du conseil d’administration sont les suivantes :
- Convoquer l’assemblée générale (ordinaire et extraordinaire) ;
- Déterminer l’ordre du jour de l’assemblée générale ;
- Préparer le budget prévisionnel ;
- Arrêter les comptes annuels ;
- Valider les dépenses non prévues dans le prévisionnel ;
- Ouvrir un compte bancaire ;
- Entériner la délégation de signature aux personnes mandatées par l’association ;
- Décider de l’admission ou de l'exclusion des membres ;
- Engager une action en justice au nom de l’association ;
- Recruter les emplois salariés au sein de l’association ;
- Suivre l’exécution de la politique définie par l’assemblée générale de l’association.
Quid des pouvoirs élargis ?
Parce qu’il est simple à réunir, le conseil d’administration bénéficie souvent de pouvoirs étendus dans le fonctionnement de l’association. Il peut ainsi être précisé dans les statuts que le conseil bénéficie de pouvoirs spécifiques d’ordinaires réservés au vote en assemblée. Pourtant, de nombreux contentieux concernent les pouvoirs étendus du conseil.
En 2018, la chambre sociale de la Cour de cassation rappelait ainsi que la délégation de pouvoir de licencier un salarié de l’association doit être expresse. Il en va de même pour la question de la modification des statuts qui doit être acceptée par la majorité des membres réunis en assemblée générale. Par ailleurs, les actes de disposition (vente ou hypothèque d’un immeuble appartenant à l’association) relèvent de la compétence de l’assemblée parce qu’ils engagent le patrimoine de l’association.
Découvrez ici comment organiser votre assemblée générale.
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4. Comment se déroule un conseil d’administration d’association ?
Un formalisme simplifié
La réunion du conseil d'administration d’association respecte plusieurs étapes :
- La convocation du conseil d'administration, par courrier ou email mentionnant le lieu, la date et l’heure de la réunion ;
- La tenue du conseil d'administration, avec la signature d’une fiche de présence pour attester que le quorum est atteint avant de procéder au vote des décisions ;
- La rédaction du compte-rendu ou PV de conseil d’administration d’association, rédigé à l’issue de chaque réunion.
Les fondateurs de l’association ont la liberté de définir les modalités de convocation et de fonctionnement du conseil d’administration dans les statuts. Mais il est recommandé d’en simplifier le formalisme afin de gagner en efficacité.
À noter ! Pour plus d’agilité, on privilégie :
- Un délai de convocation assez court pour agir plus rapidement, voire opter pour une convocation simplifiée par téléphone ;
- La définition d’un ordre du jour précis et définitif au moment de l’ouverture de la séance ;
- Une répartition optimale des rôles (recherche de renseignements juridiques, rédaction de la lettre d’information, recrutement de personnel, renseignement pour un devis, etc.) entre les membres du conseil pour une réunion plus efficace.
La rédaction du PV de conseil d’administration d’association
Le PV de conseil d’administration est un élément indispensable attestant de la régularité des délibérations adoptées. Il est conservé au siège de l’association, accompagné de la feuille de présence signée par tous les dirigeants présents lors de la réunion.
Ce compte-rendu comporte notamment :
- L’identité et la signature du secrétaire de séance ;
- La signature du président de l’association ;
- Le nom de l’association ;
- La date, l’heure et le lieu de la réunion ;
- Le nombre de présents ;
- L’ordre du jour et le résumé des débats ;
- Le déroulement du vote : mode de scrutin, résultats ;
- Les décisions adoptées ;
- L’heure de clôture de la réunion.
Découvrez notre article sur la digitalisation des conseils d’administration.
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5. Bon à savoir : Les clés d’un conseil d’administration réussi et d’un fonctionnement efficace
- Simplifier le formalisme dans les statuts.
- Attribuer une mission spécifique aux différents membres du conseil pour que chacun se sente investi !
- Suivre l’ordre du jour en fil rouge de la réunion.
- Fixer une nouvelle date de réunion lorsqu’un nouveau sujet émerge, en fonction de l’urgence.
- Déterminer une date pour le conseil d’administration suivant tant que tous les membres du conseil sont réunis.
- Apporter de la convivialité à la réunion (apéritif ou café) pour la rendre plus attractive et fidéliser les participants.
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