AG ordinaire : définition, rôle et déroulement

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1. Une assemblée générale ordinaire, c’est quoi ?

Une assemblée générale est la réunion des associés ou des actionnaires d’une entreprise. Elle prend deux formes différentes selon son ordre du jour. À savoir :

• une assemblée générale ordinaire (AGO) ;  

• une assemblée générale extraordinaire (AGE).

L’AG ordinaire doit être tenue au minimum une fois par an, au plus tard dans les six mois suivant la clôture de l’exercice comptable. Elle permet aux associés de voter l’approbation des comptes annuels de la société et l’affectation du résultat. C’est également à ce moment que les associés valident la gestion du dirigeant.

Le dirigeant peut également convoquer des AG ordinaires au cours de l’année pour prendre des décisions qui ne rentrent ni dans ses attributions ni dans le cadre d’une AGE. Par exemple, pour :

• la nomination du dirigeant ;

• l’approbation d’une convention réglementée ;

• la désignation d’un commissaire aux comptes.

En revanche, l’assemblée générale extraordinaire n’est pas obligatoire. Elle n’a lieu que lorsqu’une décision entraîne une modification des statuts de la société.  

Avec la plateforme collaborative tout-en-un d’Axiocap vous avez la possibilité d’organiser vos assemblées générales en ligne. Elles auront pleinement valeur légale.

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2. Comment convoquer les associés à une assemblée générale ordinaire ?

La convocation des associés ou des actionnaires à une assemblée générale ordinaire doit respecter un certain formalisme. En principe, c’est le dirigeant de l’entreprise qui est chargé de procéder aux convocations.  

À noter : En cas de non-respect des règles de convocation, vous risquez l’annulation des résolutions adoptées.

Selon la forme juridique de votre entreprise, les délais légaux pour envoyer la convocation ne sont pas les mêmes : 15 jours avant l’AG ordinaire pour une société à responsabilité limitée (SARL) et 21 jours pour une société anonyme (SA) par exemple. Vérifiez les modalités prévues dans les statuts de votre société.

Par ailleurs, la convocation doit contenir certaines mentions obligatoires. À savoir :

• le nom de l’entreprise ;

• la date, l’heure et le lieu de l’AG (ou un lien d’accès lorsqu’elle a lieu en ligne) ;

• l’ordre du jour et les projets de résolution ;

• les modalités de participation et de vote.

Pensez également à l’accompagner des documents utiles à la prise de décisions.  

S’il s’agit de l’AG ordinaire annuelle, il est important d’inclure la copie des comptes annuels et le rapport de gestion du représentant légal.

Enfin, il est important de choisir un mode d’envoi adapté si rien n’est prévu dans les statuts. Le plus courant est la lettre recommandée avec accusé de réception puisqu’elle permet d’obtenir une preuve de réception. Toutefois, il est également possible de procéder à l’envoi des convocations par e-mail.

Et si vous passiez par la plateforme ? La création du mail de convocation accompagné des documents à joindre sera réalisée en quelques clics. L’envoi se fera en recommandé électronique et vous pourrez suivre en temps réel l’ouverture du mail de convocation par chaque participant.

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3. Quel est le déroulement d’une assemblée générale ordinaire ?

Une assemblée générale ordinaire débute toujours par la signature d’une feuille de présence afin de pouvoir calculer le quorum et la majorité. Le quorum désigne le pourcentage de présence requis pour que l’assemblée puisse délibérer et la majorité, le nombre minimal de vote pour approuver une décision.

À noter : En passant par Axiocap, la génération de votre feuille de présence sera automatique.

À titre d’exemple, aucun quorum n’est prévu par le Code de commerce pour la SARL. En revanche, l’AG ordinaire requiert la présence d’un nombre d’actionnaires représentant au moins 1/5e des actions dans une SA cotée ou dans une société par actions simplifiée (SAS).

Ensuite, un président et un secrétaire de séance pourront être désignés. Le dirigeant prononcera alors un discours et un rappel de l’ordre du jour. Dans le cadre d’une AG ordinaire annuelle, des rapports seront également lus : le rapport moral, le rapport d’activité et le rapport financier.  

Chaque décision prévue à l’ordre de jour fera l’objet d’une délibération et d’un vote. La majorité demandée dépendra de la forme juridique de la société et des modalités prévues dans les statuts. La plupart du temps, la majorité absolue sera nécessaire, c’est-à-dire la majorité des voix (50 % des voix + 1 voix). Par ailleurs, le vote pourra être effectué par écrit ou à main levée.

Bon à savoir : Lorsque la majorité n’est pas obtenue, les associés sont convoqués à une seconde assemblée.

Dans le cadre de la tenue d’une assemblée générale en ligne avec Axiocap, chaque résolution fera l’objet d’un vote électronique intégrant le calcul automatique du nombre de voix.

Une fois l’AG ordinaire terminée, le dirigeant sera tenu de rédiger un procès-verbal d’assemblée générale ordinaire. Il devra comporter certaines informations obligatoires. Par exemple, pour une SARL :  

• la date et le lieu de l’AG ;

• les noms, prénoms et qualité du président ;

• les noms et prénoms des associés présents ou représentants avec l’indication du nombre de parts sociales détenus ;

• les documents soumis à l’AG ;

• un résumé des débats ;

• les différentes décisions prises ;

• le résultat des votes ;

• les éventuelles difficultés techniques ;

• la signature des participants.  

Bon à savoir : Le procès-verbal de l’AG ordinaire annuelle doit également contenir la proposition d’affectation du résultat et la résolution votée.

Le cas échéant, le procès-verbal de l’AG ordinaire annuelle sera à remettre au greffe du tribunal de commerce dans le mois suivant la réunion.

Certaines personnes devront parapher et signer le PV : le gérant associé dans les SARL (ou le gérant et l’associé ayant le plus de parts sociales) et les membres du bureau de l’assemblée dans les SA. Quand cela est possible, il est recommandé de le faire signer par tous les associés pour éviter toute contestation.

Vous devrez ensuite le conserver dans le registre des assemblées générales au siège social de l’entreprise.

Le non-respect des formalités relatives à la tenue d’une assemblée générale ordinaire peut entraîner la nullité des décisions prises.  

Bien plus qu’une simple formalité, l’assemblée générale ordinaire est un moment clé dans la vie d’une entreprise. Elle permet aux associés ou actionnaires de prendre des décisions stratégiques pour l’exercice à venir et de voter l’approbation des comptes. Il est primordial de veiller au respect des règles légales pour assurer son bon déroulement et garantir la transparence et la bonne gouvernance de l’entreprise.

Simplifiez la gestion de l’actionnariat de votre entreprise en recourant à la plateforme collaborative tout-en-un d’Axiocap. Toutes vos démarches juridiques pourront être dématérialisées, dont la tenue de vos assemblées générales et du registre des délibérations et des décisions. C’est simple, rapide et totalement sécurisé. Respecter vos obligations légales deviendra un jeu d’enfant.