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1. Quand peut-on convoquer une assemblée générale ?
Sur cette question, aucune disposition du Code civil n’impose une périodicité de réunion de l’assemblée des associés, c’est aux fondateurs d’édicter des règles spécifiques dans les statuts.
La convocation à l’assemblée générale peut avoir plusieurs motifs :
- Elle doit être réalisée à chaque fois qu’une modification statutaire s’impose et nécessite pour cela, la réunion d’une assemblée générale extraordinaire (AGE).
En effet, l’AGE concerne généralement les décisions les plus importantes qui supposent une modification des dispositions statutaires, comme une augmentation des engagements des associés ou du capital de la société, la modification de la raison sociale etc.
- La convocation de l’assemblée générale peut être également demandée chaque fois qu’une résolution doit être discutée en collectivité par tous les associés dans le cadre d’une assemblée générale ordinaire (AGO).
- Une convocation à l’AGO est attendue de manière impérative dans les 6 mois qui suivent la clôture de l’exercice comptable de la société.
Elle a notamment pour objet l’approbation des comptes annuels, l’entrée d’un nouvel associé ou encore l’approbation des conventions réglementées. Elle peut aussi servir à consentir à l’affectation des résultats (distribution des dividendes, mises en réserve etc.), ou encore à la nomination d’un dirigeant ou d’un commissaire aux comptes.
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2. Qui peut convoquer une assemblée générale ?
En règle générale, il convient toujours de se référer aux statuts ou à un éventuel règlement intérieur (pour les associations soumises à la loi de 1901) qui vont permettre de connaître l’organe chargé de la préparation et de l’envoi de la convocation aux participants de l’assemblée générale.
Dans le silence des statuts, il appartient au dirigeant ou au gérant, selon la forme sociale de l’entité juridique en question, de se charger de la convocation.
Ainsi, la convocation à l’assemblée générale en SARL est effectuée par le ou les gérant(s), de manière individuelle ou collective (article L.223-27 al.2 du Code de commerce). De même, en SAS, c’est au président qu’il appartient d’effectuer cette tache.
Il faut faire une distinction entre la personne ou l’organe qui a le pouvoir de décider de l’assemblée générale et celui qui procède à la convocation matérielle des participants.
A titre d’exemple, la forme sociale de la SAS suppose une grande liberté statutaire qui permet d’autoriser d’autres personnes (cas du mandat) à convoquer l’assemblée générale.
La personne qui procède à la convocation peut aussi être un autre organe, tel que le commissaire aux comptes.
Dans les SA, il peut s’agir également du conseil d’administration, du conseil de surveillance ou encore du directoire, s’il y en a un (article L.225-103 du Code de commerce).
En ce qui concerne les associations, au même titre que le président ou le conseil d’administration, le secrétaire général, un bureau ou un adhérent peut très bien convoquer l’assemblée générale si les membres de l’organisme justifient d’un intérêt, d’une urgence ou de la présence de clauses statutaires spécifiques qui le prévoient.
Cependant, il convient de souligner que la décision d’une personne détenant le pouvoir d’autoriser d'autres personnes à convoquer l’AG implique une modification des statuts qui devra être décidée en AGE.
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3. Qui sont les destinataires de la convocation à l’assemblée générale ?
En principe, l’ensemble des associés, actionnaires, membres de la copropriété ou de l’association, doit être convié à participer à l’assemblée générale, y compris les membres ne disposant pas de voix délibérative, car le droit d’assister à l’assemblée participe d’un droit minimal attaché à la qualité de membre.
De surcroît, la présence du commissaire aux comptes est indispensable lors de l’assemblée générale, donc celui-ci doit être également convié dans tous les cas.
Ce droit d’être convié à l’assemblée générale peut toutefois se retrouver restreint à travers des dispositions statutaires ou réglementaires prévoyant un pré requis particulier. Par exemple, l’accès à l’assemblée générale peut être conditionné au paiement d’une cotisation, à l’ancienneté de la personne ou encore à une limite d’âge.
Il est cependant exclu de faire une discrimination entre les participants d’une même catégorie.
Quid des personnes qui ne sont pas membres ?
En principe, l’assemblée générale n’étant pas publique, le bureau a le droit de refuser la présence d’autres personnes non prévues dans les statuts.
Cependant, l’organisme peut décider de donner l’accès à des non-membres à l’AG. Il peut s’agir de partenaires, de salariés ou anciens salariés, de représentants de porteurs de parts ou de représentants des obligataires, d’amis, etc. Ces derniers peuvent être convoqués sans pour autant prendre part au vote, car ils ne possèdent qu’une voix consultative et non-délibérative.
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4. Quelles sont les modalités à respecter pour convoquer une assemblée générale ?
La convocation des participants à l’assemblée générale suppose de respecter les dispositions légales et statutaires relatives aux modes de convocation (a) et aux différents délais de convocation (b).
a. Quels sont les modes de convocation ?
L’invitation à participer à l’AG peut être transmise à travers différents moyens en fonction de ce qui est prévu dans les dispositions statutaires et réglementaires et, en fonction du type d’entité juridique, de sa taille ou encore, en fonction de ce que prévoient les participants eux-mêmes :
- En principe, la LRAR (lettre recommandée avec accusé de réception) est utilisée pour les SARL qui sont soumises à une obligation légale imposée à l’article L.223-27 du Code de commerce. Toutefois, la convocation peut désormais également se faire par courrier électronique depuis le décret du 18 mai 2015 n° 2015-545 qui a assoupli le mode de convocation pour les SARL, en ouvrant la possibilité d’envoi par mail de la convocation après l'avoir préalablement proposé aux associés par voie postale ou électronique.
- Il peut aussi s’agir d’une lettre simple ou remise en mains propres contre signature dans les SAS, sociétés en commandite simple (SCS) ou sociétés en nom collectif (SNC) avec une grande liberté statutaire.
- L’affichage dans les locaux de l’organisme (pour les associations) est aussi une possibilité ou encore la publication dans les journaux d’annonces légales ( pour les SA et les SCA).
En définitive, sur ce point, plusieurs supports sont autorisés pour procéder à la convocation.
Cependant, il est important de s’assurer que le mode de convocation va permettre d’informer effectivement l’ensemble des participants concernés par la tenue de l’AG.
A ce titre, il est donc fortement recommandé de recourir à la lettre recommandée qui a une valeur probatoire importante en cas de survenance d’un litige ultérieur avec un associé.
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Remarque : L’envoi électronique a un intérêt particulier de nos jours et cela s’est fait ressentir d’autant plus durant la crise du Covid-19, car il permet de procéder rapidement à l’envoi de la convocation à distance. Cette technique facilite la convocation des participants absents, en cas de télétravail ou encore si le participant en question se trouve à l’étranger.
b. Quels sont les délais de convocation ?
Il est possible d’estimer la date à laquelle la convocation doit être adressée après avoir préalablement fixé la date de l’AG, afin de laisser un délai raisonnable aux participants pour s’y préparer et faire valoir le droit de communication des associés.
L’envoi de la convocation à l’assemblée générale doit respecter les différentes dispositions légales et statutaires.
Il ne s’agit pas de mentions obligatoires dans les statuts, mais il est fortement conseillé d’y prévoir le délai de convocation à l’AG.
Pour les SARL ou les SCI, il faut respecter le délai de convocation légal de 15 jours pour les assemblées ordinaires et de 21 jours pour les assemblées extraordinaires.
De manière exceptionnelle, ce délai peut être réduit à 8 jours si l’AG a pour objet le remplacement d’un gérant décédé d’une SARL.
En ce qui concerne les SAS ou les SNC, il faut se référer aux statuts pour connaître les délais d’envoi de la convocation, d’où l’intérêt de prévoir des délais en amont dans les statuts.
Le délai de la convocation court à partir de la date d’expédition du courrier et non de sa date de réception.
Intérêt du délai : Informer au préalable les associés sur le contenu de l'ordre du jour et les documents relatifs à l’AG joints à la convocation afin qu’ils puissent s’y préparer convenablement.
De cette manière, ils peuvent exercer leur droit pleinement, en ayant connaissance des différentes pièces qui vont leur permettre de se positionner sur les résolutions qui vont être abordées.
De cette façon, les destinataires de la convocation auront la possibilité de demander la communication de certains documents qui auraient été omis.
Bon à savoir : L’absence d’information est susceptible d’entraîner l’annulation de l’assemblée générale.
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5. Quelles mentions doivent figurer sur la convocation ?
La convocation à l’assemblée générale doit contenir tous les documents nécessaires au bon déroulement de l’AG et à l’information des participants.
Elle constitue une obligation légale qui doit suivre certaines règles et pour cela, il est important de bien rédiger les dispositions statutaires.
La convocation doit comprendre un certain nombre de mentions obligatoires :
- Identité de l’organisme : Dénomination sociale, siège social, etc ;
- Identité de l’auteur de la convocation : L’organe ou la personne étant à l’initiative de la convocation et sa signature ;
- Indication sur le type d’assemblée ;
- Date de la convocation ;
- Précisions sur la tenue de l’assemblée générale : Date, heure, lieu ;
- Le contenu de l’ordre du jour : Précisions quant aux résolutions qui seront traitées, pour la compréhension de la portée des décisions sur les différentes thématiques sur lesquelles il faudra délibérer lors de l’AG ;
- Précisions sur les modalités de vote : En présentiel/ à distance, par voie électronique en cas d’absence, etc ;
- Pouvoir de représentation à l’AG en cas d’absence : Si un associé ne peut pas être présent, il peut être représenté sous certaines conditions (délégation de pouvoir et mandat) ; Retrouvez notre modèle personnalisable de pouvoirs pour un conseil d'administration ou une assemblée à télécharger gratuitement ici.
- Les comptes annuels (compte de résultat, bilan et annexes) ;
- Autres documents informatifs (rapport de gestion, inventaire, etc) ;
- Formulaire de vote par correspondance ou par moyen électronique.
Remarque : De manière exceptionnelle, certaines questions peuvent être abordées en fin de séance lorsqu’il s’agit de sujets mineurs ne nécessitant aucune délibération importante. L’oubli de ces derniers n’aura pas d’impact sur la régularité de la procédure.
Convocation spontanée possible ?
Une convocation spontanée est possible dans les associations à condition que ce ne soit pas expressément interdit dans les statuts ou le règlement intérieur et que l’effectif des membres corresponde au quorum requis.
Si les conditions ne sont pas remplies, une nouvelle convocation à une seconde AG devra être faite dans un délai de 15 jours minimum avant la date de la réunion.
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6. Quels sont les risques encourus en cas de non conformité de la convocation à l’assemblée générale ?
La convocation peut être annulée en cas d’irrégularités de procédure. Dans ce cas, il convient de rédiger et d’envoyer une nouvelle convocation en veillant à ce qu’elle soit conforme.
Le non-respect de la procédure peut avoir plusieurs causes :
- La désinformation à travers l’absence de transmission des documents informatifs nécessaires
- Le non-respect des délais
- L’absence de pouvoir : lorsque la personne ou l’organe ayant procédé à la convocation n’est pas compétent ou non habilité
- La non-conformité des documents.
Pour éviter une éventuelle annulation, consultez notre modèle de convocation d’assemblée générale.
Les conséquences découlant d’une irrégularité ou d’une omission dans la convocation d’un ou plusieurs participants sont régies par les règles du droit général qui trouvent application.
Attention ! La non-convocation des associés ou actionnaires à une assemblée générale peut être sanctionnée d’une peine pouvant aller jusqu’à 2 ans d’emprisonnement et d’une amende pouvant atteindre 9 000 euros en fonction du type de sociétés dont il s’agit.
Vous pouvez retrouver ces sanctions dans les dispositions du Code de commerce : l’article L.241-5 applicable aux SARL, l’article L.244-2 pour les SAS et les articles L.242-9 et L.242-10 concernant les SA.
En ce qui concerne les associations, la méconnaissance des règles de convocation peut entraîner l’annulation des délibérations s’il est prévu expressément dans les statuts que ces irrégularités sont sanctionnées de nullité ou si cela a eu une incidence sur le bon déroulement et la sincérité des délibérations (1e Civ, 20 mars 2019, n° 18-11.652).
Enfin, le défaut de convocation du commissaire aux comptes n’entraîne pas la nullité des délibérations de l’assemblée mais la responsabilité du ou des dirigeant(s) de la société qui ne l’auraient pas convoqué. Ils s’exposent à des sanctions pénales importantes correspondant à 2 ans d’emprisonnement et une amende de 30 000 euros (Com, 10 février 2021, n° 18-24-302).
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