{{1}}
1. La dématérialisation du vote en assemblée générale
L’impact du numérique n’est pas le même selon qu’il s’agisse du vote en assemblée générale pour les sociétés cotées (1) et non cotées (2).
Pour les sociétés cotées
S’agissant des sociétés cotées, le recours au numérique a été largement encouragé par le Parlement européen qui a imposé aux Etats membres de prévoir des dispositions permettant aux actionnaires de ce type de société de participer aux assemblées générales de façon dématérialisée (Directive n°2007/36/CE dite “Droits des actionnaires”).
L'objectif premier de cette directive est de permettre à tous les actionnaires souvent éloignés géographiquement dans les sociétés cotées, de pouvoir participer aux assemblées et exprimer leurs droits de vote sans avoir à se déplacer physiquement.
L'article R.225-61 du Code de commerce fait suite à cette directive en prévoyant que le vote dématérialisé est possible dans les sociétés cotées à la condition que les statuts l’autorisent, et qu’un site soit spécialement aménagé à cette fin. Aussi il est nécessaire que l’actionnaire accède à l’assemblée au moyen d’un code d’identification préalablement fourni (article R.225-98 du Code de commerce).
Cependant, en pratique, le recours au vote dématérialisé est à relativiser au sein des sociétés cotées car il est source de plusieurs difficultés.
La première difficulté réside dans l’identification du véritable actionnaire. Très souvent dans les sociétés cotées, il existe un nombre important d’intermédiaires financiers entre l’actionnaire et la société émettrice. Or, l’une des conditions posées par l’article R.225-61 est précisément l’authentification suffisante de l’actionnaire sur le site dédiée à la tenue de l’assemblée en dématérialisé.
Une autre difficulté peut être relevée du côté de l’actionnaire quant à l’usage des moyens de télécommunication et de vote en ligne. En effet, les procédures pour faire valoir son vote dématérialisé ne sont pas toujours évidentes à suivre pour les actionnaires.
L’Autorité des Marchés Financiers (AMF), dans plusieurs rapports de recommandations quant au vote dématérialisé, a suggéré aux sociétés organisatrices de ce type d’assemblée de rendre les modalités de participation et de vote dématérialisé plus lisibles.
Aussi le Conseil européen a élaboré une nouvelle version de la directive dite “Droit des actionnaires” en date du 4 avril 2017. Cette directive encourage la circulation des informations à travers la chaîne d’intermédiaires financiers en imposant à ces derniers de communiquer l’identité de l’actionnaire. La transposition de cette directive en France est prévue pour la fin de l’année 2020.
Dans l’attente de cette transposition, l’AMF a suggéré l’élaboration d’un “Guide méthodologique de traitement des votes en assemblée générale”. Ce guide a été rédigé par l’association française des professionnels de titres (AFTI), notamment dans le but de diffuser des bonnes pratiques en matière de vote dématérialisé aux assemblées de sociétés cotées.
Pour les sociétés non cotées
S'agissant des sociétés non cotées, la participation aux assemblées par des moyens de télécommunication et le vote dématérialisé sont plus facilement envisageables. En effet, contrairement aux sociétés dont les titres sont admis aux négociations sur un marché réglementé, la propriété des titres dans les sociétés non cotées résulte de leur inscription dans un registre des mouvements de titres ou dans les statuts. Ainsi, l’identification des actionnaires est beaucoup plus aisée dans ces sociétés. Par conséquent, l’authentification de chaque participant aux assemblées est moins contraignante que dans les sociétés cotées.
Il est à noter que dans tous les cas, que ce soit pour les sociétés cotées ou pour les sociétés non cotées, l’admission du vote dématérialisé facilite l’expression des droits politiques de tous les actionnaires.
{{2}}
2. La prééminence des statuts en matière de vote en assemblée générale
En principe, la possibilité de participer et de voter de façon dématérialisée ne peut être mise en place que si les statuts le prévoient expressément (articles L.223-27 al. 3 et L.225-107, II du Code de commerce). Ainsi, en principe, à défaut de prévision statutaire, le recours à des moyens de visioconférence pour la tenue des assemblées ne sera pas possible. Aussi les statuts peuvent expressément exclure la dématérialisation de leurs assemblées, ou bien en limiter l’utilisation à certain type de décisions.
Au fil de l’évolution du numérique, de nombreuses sociétés ont progressivement modifié leurs statuts afin de permettre la dématérialisation de la tenue de leurs assemblées. Grâce à des moyens de visioconférence, les actionnaires n’ont pas à se déplacer physiquement pour la tenue de l’assemblée et peuvent procéder au vote de façon dématérialisée.
Cette possibilité de dématérialisation du processus d’assemblées est offerte :
- Aux sociétés à responsabilité limitée (SARL, article L.223-27 alinéa 3 Code de commerce) ;
- Aux sociétés anonymes (SA, article L.225-107, II du Code de commerce) ;
- Aux sociétés par actions simplifiées (SAS, article L.227-1 du Code de commerce qui laisse une large liberté statutaire dans l’organisation des assemblées) ;
- Aux associations ;
- Aux groupements d’intérêts économiques.
Dans les sociétés anonymes (SA) non cotées, l’Ordonnance du 4 mai 2017 (n°2017-747) en modifiant l’article L.225-103-1 du Code de commerce est allée plus loin en prévoyant que les statuts de ces SA peuvent prévoir que les assemblées générales se tiendront exclusivement par des moyens de télécommunication. Cette disposition réserve le cas de certaines assemblées générales extraordinaires (notamment en vue d’une modification des statuts), pour lesquelles un ou plusieurs actionnaires représentant au moins 5% du capital social peut s’opposer à ce que l’assemblée se tienne en dématérialisée. Dans ce cas, l’assemblée devra obligatoirement être réunie physiquement.
Toutefois, la crise sanitaire provoquée par la COVID-19 a mis à mal la tenue des assemblées. Le législateur français est donc intervenu afin de généraliser la tenue des assemblées et le vote en dématérialisé pour toutes les sociétés (cotées et non cotées).
{{3}}
3. Une généralisation du vote dématérialisé limitée à la durée de l’état de crise sanitaire
L’Ordonnance du 25 mars 2020 (n°2020-321) portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées, prévoit que durant la période d’urgence sanitaire, les assemblées et l’exercice du droit de vote peut être fait de façon dématérialisée même si les statuts ne prévoient pas expressément cette possibilité.
La généralisation du vote dématérialisé prévu par l’Ordonnance du 25 mars 2020 et confirmée par le Décret du 10 avril 2020 n’a vocation à s’appliquer que jusqu’au 30 novembre 2020. Cette application limitée dans le temps démontre la réticence du pouvoir législatif à généraliser cette dématérialisation du processus d’assemblée.
Cependant, aucun élément ne permet d’affirmer que ces dispositions ne seront pas définitivement consacrées en droit commun, ou a minima, prorogées jusqu’en 2021 compte tenu de l’évolution de la situation sanitaire en France.
{{4}}
4. Les conjectures envisageables pour le vote dématérialisé après le 30 novembre 2020
Il convient de s’interroger sur l’évolution du vote dématérialisé après le 30 novembre 2020. Après cette expérimentation du vote dématérialisé et en raison des avantages qu’il présente pour l’ensemble des acteurs, la question de sa consécration dans le Code de commerce mérite d’être posée.
A défaut de consécration après le 30 novembre 2020, le vote dématérialisé redeviendra l’exception et devra expressément être prévu par les statuts de la société. Or, il semble que la généralisation du vote dématérialisé pour les sociétés non cotées aurait pour effet d’améliorer la participation des associés aux décisions sociales. Aussi l’intégration des dispositions du Décret du 10 avril 2020 dans le droit commun des sociétés non cotées permettrait de véritablement consacrer la dématérialisation du processus d’assemblée.
En cas de consécration du vote dématérialisé pour les sociétés non cotées, il convient de s’interroger sur les répercussions qu’elle pourrait avoir quant à l’affectio societatis. Cet affectio societatis est essentiel au sein des sociétés non cotées dans lequel la volonté de s’associer doit avoir des manifestations aussi bien à la constitution de la société, qu’en cours de vie sociale. L’affectio societatis est en quelque sorte le pilier de l’organisation sociale.
De prime abord, l’affectio societatis et la gestion des assemblées de façon totalement dématérialisée semblent difficilement conciliables dès lors que l’affectio societatis est intrinsèquement lié à la rencontre physique des actionnaires. Cependant, tous deux ne sont pas incompatibles dès lors que le droit positif fait évoluer la notion d’affectio societatis en admettant de nouvelles expressions de ce concept permises par les progrès techniques (notamment la visioconférence).
{{5}}
5. Dématérialisez l’intégralité du processus d’assemblée avec Axiocap
Axiocap a développé divers outils permettant de gérer l’intégralité du processus d’assemblée : de la convocation électronique, en passant par le vote dématérialisé jusqu’à l’édition de procès-verbaux.
D’abord, il vous est possible de convoquer les actionnaires par l’envoi de la convocation et des documents annexes sous forme d’une lettre recommandée électronique. Vous pouvez suivre, en temps réel, l’ouverture de la lettre par chaque actionnaire et personne externe à la société qui a été convoqué.
Ensuite dès la fin du mois de septembre, Axiocap va proposer un outil de vote en ligne. Grâce à cette fonctionnalité, il sera possible pour les actionnaires d’accéder à un espace personnel sécurisé sur lequel ils pourront procéder aux votes de toutes les résolutions, les unes après les autres. Cette dématérialisation du vote a vocation à se développer et donc à se généraliser dans les statuts des sociétés en ce qu’elle facilite grandement l’exercice des droits politiques dont sont titulaires les actionnaires.
Une fois que l’ensemble des actionnaires présents ou représentés ont voté, les résultats des votes sont compatibilisés et automatiquement renseignés dans un modèle de procès-verbal (d’AGO ou AGE). Ce procès-verbal peut être modifié directement depuis l’outil, avant d’être envoyé aux actionnaires pour qu’ils le signent électroniquement.
Cette signature électronique répond aux conditions posées à l’article 26 du Règlement (UE) n°910/2014 du 23 juillet 2014 (eIDAS) pour la signature électronique avancée. A ce titre, ce type de signature permet de garantir l’authenticité de l’expéditeur et de vérifier l’intégrité du ou des documents reçus.
Enfin, Axiocap propose déjà une solution qui s’adapte à tous type procès-verbaux, qu’ils aient déjà été signés par les actionnaires ou non.
Vous pouvez téléverser vos anciens procès-verbaux qui ont été signés à la main, afin de les compiler dans un registre d’assemblée qui sera horodaté.
Également, vous pouvez d’ores et déjà téléverser un procès-verbal réalisé par vos soins afin de l’envoyer pour signature électronique aux différents actionnaires.
Ainsi le vote en ligne et l’édition de procès-verbal vient enrichir les fonctionnalités proposées par Axiocap pour la gestion dématérialisée de vos assemblées.
N’hésitez plus et dématérialisez vos assemblées dès aujourd’hui avec Axiocap ! Ouvrez un compte ici.
