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1. Qu’est-ce qu’un organigramme d’entreprise ?
Le document appelé organigramme est un schéma qui représente les liens hiérarchiques et la structure organisationnelle d’une entreprise. Quels sont les acteurs de votre entreprise ? Comment identifier les fonctions de chaque collaborateur ? Quels sont leurs liens et leurs responsabilités ? L’organigramme donne une représentation visuelle et synthétique des unités de travail et des fonctions occupées dans votre société, ainsi que des rapports entre elles. C’est un outil de visualisation de l’organisation très prisé des ressources humaines, y compris dans les petites entreprises.
En pratique, l’organigramme permet de mieux comprendre le fonctionnement de l’entreprise, de mettre en évidence les rapports de hiérarchie et de coopération entre les différents services. Il peut aussi bien s’utiliser en interne qu’en externe :
- Le collaborateur comprend mieux son rôle et la répartition des tâches au sein de l’entreprise ;
- La nouvelle recrue identifie rapidement sa position dans l’entreprise ;
- Les clients et partenaires sélectionnent facilement le bon interlocuteur grâce à une vision d’ensemble des services de l’entreprise.
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2. L’organigramme : un outil de planification stratégique de l’entreprise
Comprendre le fonctionnement organisationnel d’une entreprise
Bien qu’aucune obligation légale n’encadre la création d’un organigramme, c’est un outil pratique et fortement recommandé en entreprise. Il donne un cadre de référence de l’entreprise et une meilleure connaissance de ses interlocuteurs. Il permet d’identifier les rôles de chacun, les liens de subordination et les rapports existants entre chaque métier. C’est aussi un outil qui aide à l’intégration et à la cohésion au sein de l’entreprise.
Gagner en efficacité
L’organigramme favorise une meilleure communication interne, en mettant en évidence les différents services de l’entreprise. Les démarches gagnent en transparence et en efficacité. La prise de décision est plus rapide avec des collaborateurs qui s’adressent directement à la bonne personne. Une cartographie qui contribue largement à la croissance de l’entreprise et qui permet également de communiquer facilement sur son fonctionnement en externe.
Gérer les ressources humaines de l’entreprise
S’il est un outil de compréhension de l’entreprise, l’organigramme est aussi un outil d’optimisation de la masse salariale. Il permet d’identifier les éventuels dysfonctionnements au niveau de l’organisation des postes et de les corriger par une redéfinition des tâches attribuées aux salariés.
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3. Inconvénient de l’organigramme : la nécessité d’une mise à jour régulière
L’organigramme est une photo statique de l’organisation d’une structure en mouvement. Sans mises à jour régulières, il n’est qu’un outil figé et rapidement obsolète, surtout dans des environnements changeants comme une startup ! Par ailleurs, l’organigramme est un outil peu flexible. Dans les grandes entreprises, il est rapidement illisible, car noyé dans la multiplicité des départements et des postes. Il n’est pas facile de rendre compte de la polyvalence d’un poste ou de la transversalité de certains projets.
C’est un document évolutif qui doit intégrer chaque changement dans la structure pour éviter des confusions : promotion interne, recrutement, fusion de départements… Pensez à programmer une révision à fréquence trimestrielle par exemple pour garder l’organigramme à jour et utile. Il peut aussi évoluer dans le temps avec des outils plus modernes pour gagner en compréhension et en précision.
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4. Comment créer un organigramme pour son entreprise ?
Choisir un chef de projet pour concevoir l’organigramme
Le collaborateur en charge de faire un organigramme possède une certaine ancienneté dans l’entreprise, pour en comprendre le fonctionnement. Il convient alors de définir un objectif précis. L’organigramme pourra ainsi prendre différentes formes et faire figurer des mentions spécifiques en fonction des personnes destinées à utiliser ce document : diffusion interne, générale ou par services, ou diffusion auprès de personnes extérieures à la société.
☝️ À noter : L’organigramme doit permettre une compréhension de l’entreprise en un coup d’œil ! Il doit donc être simplifié à son maximum. Plus la structure est grande, moins l’organigramme sera détaillé pour faciliter sa lecture. Mais il peut être complété par un organigramme spécifique à chacun des services de l’entreprise.
Faire un inventaire des postes et des services de l’entreprise
Il s’agit ici d’identifier les fonctions et les collaborateurs dans l’entreprise. Mais aussi de caractériser les relations hiérarchiques et les relations transversales. L’ensemble donne une cartographie de toutes les connexions entre les départements et les membres de la société. Il permet de collecter les données pour répondre simplement aux questions suivantes : Qui fait quoi ? Quels sont les managers ? Et qui rend compte à qui ? On comprend mieux ainsi comment un chef de projet peut à la fois dépendre d’un département technique et du service markéting.
Mettre en forme l’organigramme
Une fois les données collectées, il convient de créer un schéma de l’entreprise. En pratique, l’organigramme met en évidence des cases correspondant aux noms et aux fonctions du personnel, souvent regroupés par département ou service, et des lignes de connexion correspondant aux liens hiérarchiques et organisationnels.
☝️ À noter : Les outils de la suite Microsoft Office permettent facilement de créer cette cartographie. Word propose notamment des formes, graphiques et autres smartarts pour représenter l’organigramme avec le niveau de détail souhaité. On peut aussi utiliser des outils comme Canva pour une représentation plus esthétique. Pensez à ajouter une photo de chaque collaborateur pour rendre l'organigramme plus convivial et pratique.
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5. Les différents types d’organigrammes d’entreprise
L’organigramme hiérarchique : une vision traditionnelle
L’organigramme en pyramide est souvent utilisé en entreprise, car il permet de mettre en évidence les liens de subordination et les rapports hiérarchiques. Il fait apparaître le plus haut niveau de hiérarchie au sommet de la pyramide, et les lignes horizontales présentent les métiers de même niveau hiérarchique.
L’organigramme en arbre se lit de gauche à droite. Le niveau de hiérarchie le plus élevé de l’entreprise est présenté sur la gauche. Il est suivi de branches qui se subdivisent en plusieurs niveaux, avec des postes de même niveau hiérarchique sur une ligne verticale. Il permet de visualiser clairement la chaîne des responsabilités et les interactions entre les collaborateurs.
L’organigramme replié est un mélange entre la pyramide et l’arbre. Sa lecture se fait donc simultanément de haut en bas et de gauche à droite. Il permet de donner une vue d’ensemble sans afficher tous les détails hiérarchiques. Un format particulièrement utile pour les grandes entreprises, car il facilite la compréhension rapide sans surcharge d’informations.
☝️ À noter : L’organigramme hiérarchique est une structure efficace, mais un peu rigide. Il peut freiner la communication et l’innovation.
L’organigramme fonctionnel : une gestion plus souple des projets
L’organigramme plat favorise une communication directe dans une structure organisationnelle ayant peu de niveaux hiérarchiques intermédiaires. Une formule très adaptée aux startups et aux entreprises innovantes. Il met en évidence un environnement collaboratif qui encourage l’autonomie des employés, la flexibilité et la transversalité des échanges.
⚠️ Attention au manque de clarté dans les responsabilités lorsque l’entreprise connaît une importante croissance.
L’organigramme matriciel combine deux types de relations hiérarchiques : la hiérarchie classique verticale et la hiérarchie horizontale basée sur les liens fonctionnels entre services ou projets. Chaque employé peut ainsi dépendre de plusieurs responsables : chef de projet et manager fonctionnel par exemple. Une formule flexible adaptée aux entreprises qui fonctionnent par projets, car elle favorise la réactivité d’une collaboration transversale interservices.
⚠️ Attention à la double hiérarchie peut engendrer des conflits de priorités.
Il existe d’autres organigrammes innovants et flexibles comme :
- L’organigramme en trèfle qui met en évidence des équipes parfaitement autonomes ;
- L’organigramme circulaire qui met le client au centre des décisions.
⚠️ Attention : L’utilisation de ce type d’organigramme nécessite une maturité organisationnelle !
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