Le quorum en association : Guide complet

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1. Comment définir le “quorum” d’une association ?

En France, la création d'une association est régie par la loi du 1er juillet 1901 qui offre une grande liberté aux fondateurs dans la définition de son fonctionnement. En effet, la forme juridique de l’association n’obéit pas aux mêmes règles que les sociétés.

Les statuts de l'association revêtent une importance primordiale. Ils établissent les règles de son organisation et définissent le rôle de l'assemblée générale en tant qu'organe décisionnel principal. Au sein de l'assemblée générale, les membres peuvent modifier les statuts, changer d'objet social ou encore élire un nouveau président, ce qui en fait un élément essentiel de la vie associative.

Le terme "quorum" désigne un nombre minimum de personnes requis pour qu'une assemblée générale puisse valablement délibérer. Il est défini en pourcentage du nombre total de membres de l'association.

Rappelons cependant que le quorum diffère de la majorité, qui se base sur le nombre total de personnes ayant effectivement participé au vote. Alors que le quorum est calculé en fonction de l'ensemble des membres de l'association, la majorité est calculée sur la base des membres présents ou valablement représentés le jour de l'assemblée générale.

La mise en place d'un quorum est une pratique courante dans la gestion des associations, garantissant que les décisions importantes ne soient prises que lorsque suffisamment de membres sont présents pour délibérer. Cela assure le respect du quorum minimum et permet d'éviter des prises de décision non représentatives.

En cas de difficulté à réunir le nombre requis, il est parfois possible de convenir d'un quorum plus faible pour maintenir le fonctionnement de l'association.

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2. Association : qui fixe les règles de quorum ?

Le quorum, élément clé dans la gouvernance d'une association, représente un seuil de présence ou de représentation des membres nécessaire pour valider les délibérations en assemblée générale.

Précisé dans les statuts, le quorum aura un impact direct sur le déroulement de l'assemblée générale, étant donné qu'il est prévu par les statuts de l'association conformément aux contraintes statutaires et aux dispositions réglementaires établies par la loi du 1er juillet 1901 et son décret d'application.

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De quelles manières peut-on calculer le quorum ?

Le quorum, indispensable pour la validité des délibérations en assemblée générale, peut être calculé de deux manières distinctes.

• Une première méthode de calcul basée uniquement sur le nombre de membres présents physiquement lors de l'assemblée, tel que prévu par les statuts de l'association.

• La  seconde méthode de calcul tient à la fois compte du nombre de membres présents physiquement et du nombre de membres représentés par procuration, à condition que cette possibilité soit également prévue par les statuts de l'association.

Il est essentiel de noter que les membres participant à l’assemblée générale par visioconférence sont considérés comme présents, conformément aux dispositions réglementaires en vigueur.

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Quelles sont les règles de répartition du quorum d’une association ?

Les règles concernant le quorum sont définies dans les statuts de l’association, conformément aux contraintes statutaires et aux dispositions réglementaires en vigueur. Cette indication, claire et sans ambiguïté, peut être détaillée dans le règlement intérieur de l'association.

Plusieurs seuils peuvent être fixés en fonction des besoins spécifiques de l'association.

• La moitié des membres de l’association

• Un tiers des membres de l’association

• Un quart des membres de l’association

• Un dixième des membres de l’association

Ces seuils sont susceptibles de varier en fonction de la taille et de la nature de l'association. Par exemple, une association de petite taille pourra choisir un seuil plus bas, tandis qu'une grande association pourra exiger la présence d'une proportion plus importante de ses membres pour valider les délibérations lors d’une assemblée générale d’association.

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3. Pourquoi mettre en place un quorum dans une association ?

La mise en place d’un quorum revêt une importance cruciale dans le fonctionnement démocratique d'une association. Voici quelques raisons pour lesquelles il est essentiel de définir un quorum dans les statuts de l'association.

• Assurer une représentativité équilibrée : le quorum garantit que les prises de décision lors des assemblées générales reflètent véritablement la volonté de la majorité des membres. Cela évite qu'une minorité prenne des décisions qui pourraient ne pas être représentatives de l'ensemble de l'association. À ce titre, mettre en place le vote électronique pour vos assemblées est une solution plus que judicieuse.

• Renforcer la légitimité des décisions : en établissant un quorum, l'association confère une certaine légitimité aux décisions prises lors des assemblées générales. Les membres sont ainsi assurés que les décisions sont prises de manière démocratique et représentative de l'ensemble de l'association.

• Prévenir les blocages décisionnels : le quorum permet d'éviter les situations où un nombre insuffisant de membres participent à une assemblée, empêchant ainsi la prise de décisions importantes. En fixant un seuil minimum de participation, l'association s'assure que les délibérations peuvent aboutir à des décisions concrètes.

• Renforcer la cohésion et l'engagement des membres : en impliquant activement les membres dans les prises de décision de l'association, le quorum favorise un sentiment de responsabilité et d'engagement. Les membres sont davantage investis dans les activités de l'association et sont plus enclins à soutenir ses initiatives.

• Préserver la démocratie interne : en instaurant un quorum, l'association garantit le respect des règles de majorité et la participation de la moitié des membres lors des assemblées générales. Chaque membre a ainsi la possibilité de contribuer à l'orientation de l'association dans le respect du quorum et des valeurs démocratiques qui lui sont associées.

La mise en place d'un quorum dans les statuts d'une association est essentielle pour assurer un fonctionnement démocratique, légitime et représentatif. Cela contribue à renforcer la cohésion et l'engagement des membres, tout en préservant les valeurs démocratiques au cœur de l'association.

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4. Que faire si les règles de quorum ne sont pas satisfaites ?

Pour vérifier si le quorum est atteint, il est primordial dans un premier temps de consulter les modalités de calcul telles qu'énoncées dans les statuts fondateurs de l'association. Ensuite, il est essentiel de recenser les membres présents. Pour ce faire, il est recommandé de tenir une feuille de présence ou d'émargement sous forme de liste, par exemple. Les procurations doivent également être prises en compte lors de cette vérification.

Si les conditions de quorum ne sont pas remplies, il est nécessaire de se référer aux dispositions prévues par les statuts. La plupart des associations prévoient la tenue d'une seconde assemblée générale quelques jours plus tard. L'ordre du jour sera identique à celui de la première réunion ou ne pas être requis selon les statuts et les modalités de calcul du quorum de l’association.

Il arrive que les statuts de l’association n’incluent pas de disposition sur le quorum. Dans cette situation, ni la loi du 1er juillet 1901 ni son décret d’application ne définissent de quorum. Il est alors nécessaire de se référer aux dispositions réglementaires pouvant être stipulées dans le cadre d'un agrément, le cas échéant. Cette vérification est particulièrement importante pour les associations agréées. À défaut, aucun quorum minimum n'est requis.

Afin de simplifier la gestion de l’association et d'éviter tout blocage, il est courant d'établir une règle de double quorum. Ainsi, si le quorum n'est pas atteint lors de la première assemblée générale, la seconde assemblée générale convoquée bénéficiera de règles plus souples.

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5. Comment optimiser la gestion des assemblées générales pour une association ?

La solution Axiocap offre une approche innovante pour la gestion des assemblées générales d'association, facilitant ainsi la mise en place et le respect du quorum. Grâce à ses fonctionnalités avancées, telles que le vote électronique ou la dématérialisation des registres légaux, Axiocap favorise la participation des membres de l’association lors des assemblées.

En utilisant Axiocap, les associations peuvent automatiser de nombreuses tâches administratives liées à la tenue des assemblées générales, comme la tenue du procès-verbal, par exemple. Un gain de temps qui leur permet de se concentrer davantage sur les questions stratégiques et les décisions importantes de leur structure.

Axiocap offre un niveau élevé de sécurité et de confidentialité des données, garantissant ainsi le respect des règles de gouvernance et des obligations légales, notamment à travers son coffre-fort numérique.

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6. Finalement, que retenir du quorum d’une association ?

Le quorum, seuil minimum de membres requis pour la validité des décisions prises en assemblée, revêt une importance capitale dans le fonctionnement des associations.

Ce mécanisme est établi dès la création de l'association, habituellement défini dans ses statuts. Le calcul du quorum peut varier selon les dispositions statutaires, pouvant être exprimé en pourcentage du total des membres ou en nombre fixe.

Si le quorum n’est pas atteint, une seconde assemblée générale est convoquée, parfois avec des règles moins strictes pour faciliter la prise de décision. Consulter un avocat spécialisé peut s'avérer pertinent pour garantir la solidité des dispositions statutaires dès la création de l'association.

Pour résumer, le quorum est crucial pour garantir que les décisions prises lors des assemblées générales reflètent véritablement la volonté de la majorité des membres de l’association et que celles-ci soient prises en compte en fonction du nombre de voix attribuées à chaque membre.