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1. Qu’appelle-t-on « contract management » ?
Le contract management désigne les processus de gestion des contrats tout au long du cycle contractuel.
Ces étapes consistent à gérer chaque contrat de A à Z : de la négociation à la fin des engagements contractuels, en passant par la signature du contrat.
Le contract management peut concerner chaque type de contrats. Par exemple :
- les contrats de vente ou de prestation ;
- les contrats de sous-traitance ;
- les contrats de location ;
- les contrats de travail ;
- etc.
La mise en place d’un contract management efficace permet de réduire les coûts, d’avoir des contrats conformes aux normes en vigueur, de suivre le respect des obligations contractuelles et donc de diminuer les risques.
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2. Quel est le but du contract management ?
Le contract management consiste à suivre les étapes de la gestion contractuelle afin d’optimiser vos contrats d’entreprise. Il présente de nombreux avantages. À savoir :
- la conformité des contrats : chaque document (et chaque clause) est vérifié afin de s’assurer du respect des normes en vigueur ;
- maximiser la valeur des contrats : chaque partie peut préserver ses intérêts lors des négociations et vérifier tout au long de l’exécution du contrat que les clauses et les obligations contractuelles sont bien respectées ;
- améliorer la communication entre les parties : de la négociation à l’exécution des contrats, les parties échangent de nombreuses fois pour trouver les conditions qui leur conviennent et pour maintenir les relations d’affaires ;
- réduire les coûts : la vérification des contrats et le suivi des engagements contractuels permet d’éviter les réclamations, les retards, les pénalités et les sanctions associées en cas de manquements.
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3. Quelles sont les étapes du contract management ?
Le contract management peut être divisé en quatre étapes :
- la proposition contractuelle ;
- la validation du contrat ;
- le suivi des obligations contractuelles ;
- la clôture ou le renouvellement du contrat.
La proposition contractuelle
La vie d’un contrat commence lors de sa préparation (par exemple, pour un appel d’offre afin d’obtenir un marché public dans les travaux publics).
Chaque partie évalue ses besoins afin de définir les termes et les conditions du contrat, c’est-à-dire les droits et les obligations de chaque partie.
Généralement, une seule partie élabore une première proposition contractuelle afin d’avoir une base de négociations.
La validation du contrat
Une fois une proposition contractuelle émise, vous entrez dans la phase des négociations. Celle-ci consiste en un ou plusieurs échanges entre les parties pour trouver un accord commun sur les conditions commerciales et juridiques du contrat.
À cette étape, vous devez vérifier et valider chaque clause afin de passer à la signature du contrat. Pour cela, le contrat peut faire l’objet de nombreuses modifications avant d’arriver à sa forme finale.
Une fois la version définitive trouvée, il est temps de la faire approuver par vos services internes pour s’assurer de sa conformité à vos intérêts et aux lois en vigueur. C’est seulement après cette étape que vous pourrez apposer votre signature sur le contrat. Celle-ci marque votre accord avec les termes du contrat.
À noter : Tous les contrats doivent faire l’objet d’une vérification juridique plus ou moins approfondie selon son régime juridique. En effet, il est essentiel qu’il soit conforme aux normes en vigueur. En cas contraire, vous risquez diverses sanctions lourdes de conséquences telles que l’annulation du contrat ou la modification du contrat par le juge administratif ou le juge judiciaire. Par ailleurs, certaines clauses illicites peuvent être réputées non écrites. Dans ce cas, le contrat poursuivra son exécution, mais sans cette clause.
Afin de conclure le contrat, vous avez la possibilité de recourir à la signature électronique. Celle-ci a la même valeur juridique que la signature manuscrite et permet d’accélérer la conclusion des contrats.
Axiocap a mis en place une signature électronique avancée pour répondre aux normes de la dématérialisation des registres légaux et procès-verbaux. Vous pourrez envoyer vos documents en quelques clics depuis le coffre-fort pour obtenir une signature digitale de la part des autres parties.
Le suivi des obligations contractuelles
Une fois le contrat signé, il est nécessaire de suivre son exécution jusqu’à son échéance. Cela peut passer par :
- la gestion administrative du projet :
- la vérification de la tenue des engagements contractuels ;
- la gestion du risque ;
- la gestion des réclamations et des contentieux.
Bon à savoir : Il est également nécessaire d’archiver les contrats une fois votre signature apposée. Le plus simple est d’opter pour un coffre-fort numérique afin que tout le monde puisse y avoir accès dès que nécessaire. Les risques de perte sont diminués et la sécurité renforcées.
Par exemple, Axiocap vous propose un coffre-fort numérique sécurisé et collaboratif. Cet hébergement 100 % français vous permet :
- d’accéder à tout moment à vos documents ;
- de rédiger et de signer vos contrats en ligne ;
- de respecter les durées de conservation légale à l’aide d’un archivage à valeur probante.
La clôture ou le renouvellement du contrat
À la fin du contrat, vous avez deux choix : le clôturer ou le renouveler.
La clôture du contrat intervient à son échéance. Vous devez donc vérifier que toutes les obligations ont été respectées avant de mettre fin à la relation contractuelle.
À l’inverse, il est possible de renouveler un contrat, dans les mêmes termes ou avec de nouvelles conditions. Vous devrez reprendre toutes les étapes de la gestion des contrats. Toutefois, celles-ci sont plus simples et plus rapides.
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4. Comment optimiser le contract management ?
L’optimisation du contract management dans votre entreprise commence par la mise en œuvre de bonnes pratiques afin de gérer efficacement les contrats.
Le premier réflexe à avoir est de limiter les processus manuels pouvant engendrer des erreurs. À l’inverse, l’automatisation des tâches (génération des contrats, suivi des échéances, etc.) vous fera gagner en efficacité.
Par exemple, recourir à des modèles de contrats est un gain de temps et de productivité. Vos documents contractuels seront cohérents et leur rédaction/révision sera d’autant plus rapide. En effet, les négociations contractuelles portent généralement sur seulement 10 % des contrats. Il est donc possible d’avoir une bibliothèque de modèles de contrats et de clauses.
De plus, la mise en place d’un suivi de l’état d’avancement des contrats est essentielle pour avoir une vision fiable de la situation et détecter rapidement les problèmes (retards, blocages, etc.). Vous pourrez ainsi agir pour trouver des mesures correctives.
Afin de vous aider dans les divers processus du contract management, vous pouvez embaucher des contract managers et/ou utiliser des logiciels de gestion.
L’embauche de contract managers
Afin d’assurer la gestion de vos contrats, vous avez la possibilité de recruter un contract manager. Cet expert des contrats pilotera le contract management avec les équipes de votre entreprise.
Il aura pour rôle de les coordonner et de vérifier chaque étape pour la bonne réalisation du projet. Il commencera par établir un contrat préservant vos intérêts et dans le respect des normes contractuelles en vigueur.
Lors de l’exécution du contrat, il sera responsable de son suivi avec les chefs de projet. Il assurera donc la résolution des litiges et devra maîtriser les aspects juridiques et techniques des contrats.
L’utilisation d’un logiciel de contract management
Avec ou sans contract manager, votre entreprise peut s’aider d’un logiciel de contract management pour la gestion de ses contrats.
Ces logiciels proposent généralement divers services pour vous accompagner dans toutes les étapes du cycle de vie des contrats tels que :
- des modèles de contrats ;
- un module de modifications contractuelles ;
- le suivi en temps réel du cycle de vie des contrats ;
- l’archivage des contrats.
À noter : Il existe aussi des logiciels de contract management en ligne (SaaS).
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5. Pourquoi passer à la dématérialisation du contract management ?
La dématérialisation des étapes de la gestion des contrats peut être un avantage concurrentiel pour votre entreprise à travers :
L’accès aux informations 24 h / 24
Le recours à la dématérialisation permettra un accès facilité aux informations contractuelles de votre entreprise.
Chaque équipe pourra prendre connaissance des modalités des contrats dès qu’elle en aura besoin sans devoir réaliser de longues recherches.
Toutefois, la sécurité n’a pas été oubliée. Seules les personnes possédant les droits d’accès pourront accéder aux clauses contractuelles.
Par ailleurs, une fois les contrats archivés, ils ne pourront pas être modifiés unilatéralement.
La maîtrise des coûts
La dématérialisation du processus de contract management est moins onéreuse qu’un traitement manuel.
L’automatisation de certaines étapes pourrait faire gagner de nombreuses heures de travail à vos équipes sur des tâches chronophages.
Par ailleurs, certains logiciels disposent de data room permettant à chaque partie de s’y connecter afin d’effectuer les négociations en ligne. Les propositions de modification prennent alors la forme de commentaires sur le contrat que l’autre partie peut valider ou rectifier (créer une contreproposition). Les coûts de traitement et de déplacement sont ainsi diminués.
De plus, la digitalisation de la gestion des contrats réduit les risques d’erreurs et donc, les frais pour les corriger (modification du contrat, paiement de pénalités, etc.).
Le suivi en temps réel des contrats permet également de prendre les décisions stratégiques au bon moment.
Le contrôle des risques
Un contrat sert à encadrer les droits et les obligations de chaque partie.
Certains logiciels disposent de modules vérifiant la conformité des documents et leur validité juridique et financière. Ils vous alertent en cas de non-conformité contractuelle afin que vous puissiez revoir les clauses en question afin qu’elles respectent le régime juridique en vigueur et éviter une remise en question du contrat, ainsi que d’éventuelles poursuites judiciaires.
De plus, en entrant toutes les informations contractuelles en ligne, il est possible de mettre en place des rappels pour faciliter le suivi et le reporting (par exemple, rappel des échéances ou des préavis).
Un gain de temps
Comme nous l’avons vu, la dématérialisation permet de suivre rapidement les modifications et les commentaires apposés sur les contrats.
Bon à savoir : Des modules de workflow permettent d’automatiser la création et la validation des contrats, ainsi que la mise à jour automatique des clauses contractuelles.
De plus, vos équipes pourront accéder aux contrats à tout moment. Certains logiciels proposent des moteurs de recherche afin de trouver en quelques clics la clause dont vous avez besoin.
Enfin, les logiciels les plus poussés ont des modules assurant le suivi de l’état d’avancement des contrats. Ils peuvent notamment :
- avoir un dashboard de suivi personnalisable ;
- créer automatiquement des tableaux de bord et des rapports pour avoir une vue globale sur les informations essentielles des contrats de votre entreprise ;
- suivre l’évolution des contrats (le versioning).
Le contract management (ou gestion de contrats) est donc un processus clé pour les entreprises. Il vise à gérer chaque étape du cycle de vie des contrats. Il permet de réduire les coûts, d’assurer la conformité aux normes et d’optimiser la valeur des contrats. La digilatilisation de ces processus et l’embauche d’un contact manager, peut vous aider à améliorer l’efficacité et la sécurité de vos opérations contractuelles.
Pour aller plus loin dans la dématérialisation, la plateforme collaborative créée par Axiocap vous propose diverses fonctionnalités afin de vous assister dans la gestion de votre actionnariat, dont :
- la tenue de vos registres légaux en un clic ;
- la gestion de vos mouvements de titres et de parts sociales ;
- la réalisation de vos assemblées générales en ligne.
