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1. Qu’est-ce qu’un état de rapprochement bancaire en comptabilité ?
La définition du rapprochement bancaire met en lumière les différences et les liens qu’il entretient avec d’autres procédés comptables comme le lettrage.
Rapprochement bancaire : définition
Le rapprochement bancaire est un processus comptable qui consiste à comparer les opérations figurant sur le relevé bancaire avec celles enregistrées dans le compte 512 banque, conformément aux règles établies par le Plan Comptable Général (PCG). L’objectif est de vérifier la concordance entre les deux soldes.
Ce contrôle permet de détecter des erreurs, des omissions ou des écarts qui pourraient affecter la trésorerie de l'entreprise. Lorsque tout est en ordre, les deux soldes sont identiques.
Lettrage comptable : quelles différences ?
Le lettrage comptable diffère du rapprochement bancaire bien que ces deux techniques comptables soient complémentaires.
Le lettrage consiste à associer des écritures de débit et de crédit ayant trait à une même opération, comme une facture réglée en plusieurs fois. Il permet ainsi de suivre les créances et de savoir si une facture est entièrement payée ou partiellement.
En revanche, le rapprochement bancaire compare les opérations bancaires réelles avec celles enregistrées dans la comptabilité pour assurer la cohérence des flux financiers. Ces deux méthodes sont donc complémentaires mais ont des objectifs différents.
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2. Quel est l’intérêt de ce procédé comptable de contrôle ?
Le rapprochement bancaire offre plusieurs avantages clés pour la gestion financière d'une entreprise. Il a vocation à atteindre plusieurs objectifs.
- Détecter les erreurs : en comparant les écritures comptables avec les relevés bancaires, il est possible de repérer rapidement les erreurs de saisie ou des opérations manquantes.
- Contrôler les frais bancaires : ce procédé permet de vérifier que les frais bancaires (agios, commissions) sont correctement pris en compte dans la comptabilité.
- Suivre les mouvements de trésorerie : le rapprochement bancaire donne une vision claire des flux de trésorerie en ce qu’il distingue les flux entrants et sortants.
- Vérifier les justificatifs des mouvements : il garantit que chaque opération bancaire a une justification, comme des factures ou des remises de chèques.
- Fiabiliser le solde comptable : ce contrôle assure que le solde comptable correspond à la réalité du compte bancaire.
En outre, un rapprochement bancaire régulier et rigoureux contribue à l’élaboration d’un rapport de gestion. Ce document, indispensable dans la présentation des comptes annuels, reflète fidèlement la situation financière de l’entreprise et aide à justifier les décisions stratégiques prises par les dirigeants.
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3. Comment effectuer un rapprochement bancaire étape par étape ?
Le rapprochement bancaire est un contrôle indispensable pour garantir la cohérence entre les flux financiers enregistrés dans vos comptes et ceux mentionnés par la banque. Axiocap vous indique comment faire un rapprochement bancaire.Rassembler les documents nécessairesPour commencer, vous devrez réunir tous les documents utiles pour établir un état de rapprochement.
- Relevés de compte bancaire : ils sont fournis par la banque et listent toutes les transactions effectuées sur une période donnée (en général, la durée est d’un mois).
- Extraits du compte 512 banque : ce compte comptable enregistre toutes les écritures liées aux décaissements et encaissements effectués par l’entreprise. Vous devrez le comparer avec le relevé bancaire pour assurer la concordance entre les opérations comptables.
- Justificatifs des mouvements : rassemblez les preuves de chaque transaction, comme les factures, les remises de chèques, les virements bancaires, les dépôts d’espèces et les autres justificatifs. Cela vous aidera à vérifier que chaque opération bancaire a bien un fondement comptable.
Si c’est la première fois que vous faites ce rapprochement pour la période, vous n’aurez pas d’ancien état de rapprochement. En revanche, si vous avez déjà procédé à cette vérification par le passé, munissez-vous du dernier état de rapprochement validé pour suivre les opérations déjà vérifiées.
Lettrer les soldes de départ
Avant de commencer à vérifier les transactions une par une, il faut s’assurer que les soldes de départ sont corrects. Cela signifie que le solde du compte 512 (dans votre comptabilité) doit correspondre au solde de départ figurant sur le relevé bancaire.
- Prenez le solde d’ouverture de votre relevé bancaire à la date de début de la période que vous vérifiez.
- Comparez-le au solde d’ouverture du compte 512 banque.
Si ces soldes sont identiques, vous pouvez passer à la suite. Si tel n’est pas le cas, il faudra investiguer pour comprendre d’où provient cet écart (cela pourra être dû à des écritures non actualisées ou à des erreurs de saisie).Pointer les opérationsCette étape est la plus minutieuse du rapprochement bancaire en ce qu’elle consiste à pointer chaque transaction sur le relevé bancaire et à la faire correspondre à une écriture comptable.
- Comparer les opérations : pour chaque ligne de votre relevé bancaire, identifiez en comptabilité la transaction correspondante dans le compte 512 banque. À titre d’exemple, si vous voyez un virement bancaire de 1 000 €, assurez-vous qu’un enregistrement équivalent existe dans votre comptabilité.
- Remises de chèques : si votre entreprise a déposé des chèques durant la période, assurez-vous que la remise de chèque est bien enregistrée à la bonne date et au bon montant dans vos comptes.
- Prélèvements et paiements par carte : ces opérations peuvent parfois être oubliées ou mal enregistrées. Assurez-vous que tous les paiements effectués via carte ou prélèvement automatique figurent correctement dans vos écritures.
- Délais de traitement : il est possible que des décalages existent. Un chèque encaissé, par exemple, peut apparaître dans les comptes comptables à la date où il a été émis mais il ne figurera sur le relevé bancaire qu’une fois réellement encaissé.
Identifier et corriger les écartsUne fois que vous avez pointé chaque transaction, il est possible que des écarts apparaissent entre le solde du relevé bancaire et celui du compte 512 banque.
- Établir un état de rapprochement pour consigner toutes les transactions non rapprochées. Cela inclut les opérations qui apparaissent uniquement dans l’un ou l’autre des comptes.
- Corriger les erreurs de saisie : si un montant incorrect ou une date erronée a été enregistrée dans vos écritures, ajustez-le. Si des paiements manquent dans la comptabilité (par exemple, un virement bancaire non enregistré), ajoutez-les.
- Justification des écarts : certains sont normaux et dus à des délais de traitement bancaire (ex : un chèque encaissé après la date de clôture du mois). Ils doivent être répertoriés dans l’état de rapprochement comme des éléments en suspens.
Vérifier la concordance des soldesUne fois toutes les transactions vérifiées et rapprochées, vous devez calculer le solde final du compte bancaire et celui du compte 512 dans vos écritures comptables. Si les deux soldes sont égaux, cela signifie que toutes les opérations ont été correctement rapprochées. Si un écart subsiste, vous devrez vérifier à nouveau les transactions non pointées.Le solde du compte 512 doit être mis à jour pour refléter la réalité du relevé bancaire. S'il existe encore des paiements en attente, ces éléments doivent être signalés dans votre état de rapprochement final.Valider et archiver l’état de rapprochementUne fois que vous avez terminé le processus, vous pouvez finaliser le rapprochement.
- Valider l’état de rapprochement en le signant ou en l'enregistrant dans votre logiciel comptable.
- Archiver cet état pour pouvoir le consulter lors de futures vérifications ou audits. Il s’agit là d’une étape importante pour assurer la transparence comptable et avoir une trace des vérifications effectuées.
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4. Quels conseils pour réussir un rapprochement bancaire ?
Pour réussir un rapprochement bancaire, il importe de suivre une approche méthodique tout en utilisant des outils adaptés. Un bon départ consiste à utiliser un modèle de rapprochement bancaire. Ce modèle vous permet de structurer vos opérations et de suivre les différences entre les écritures comptables et les relevés bancaires. Il sert également de guide pour organiser les données et corriger les différences détectées.
Un logiciel de comptabilité vous sera également d’une aide précieuse. Contrairement à Excel, qui présente des limites liées à la saisie manuelle et au risque d'erreurs, un logiciel comptable synchronise automatiquement les relevés bancaires avec vos écritures. De quoi gagner du temps et réduire considérablement les erreurs.
Il est aussi important de vérifier systématiquement les justificatifs des mouvements financiers. Chaque transaction doit être justifiée par une facture, une remise de chèque ou un virement et ces documents doivent être vérifiés pour assurer que chaque flux a été correctement enregistré dans les comptes. Cette vigilance permet d'éviter les anomalies et garantit la fiabilité des données.
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