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1. Le Digital Asset Management (DAM), c’est quoi ?
Le Digital Asset Management (DAM), également appelé Gestion des données numériques fait référence à un logiciel spécialisé permettant de stocker et de partager les ressources numériques de votre entreprise. Grâce à cette solution, ses contenus multimédias peuvent être facilement être adaptés et déclinés pour différents canaux de communication (site internet, réseaux sociaux, etc.).
En pratique, le contenu numérique est stocké au sein de la plateforme DAM ce qui permet aux différentes équipes de votre société d’y accéder et de l’utiliser pour l’adapter à chaque réseau exploité. Les équipes marketing élaborent ainsi une communication et une expérience client de qualité. La facilité d’accès et de manipulation des contenus digitaux réduit le risque de dispersion du message de l’entreprise.
Ce sont de véritables plateformes collaboratrives de gestion des contenus digitaux. Elles sont principalement plébiscitées par les équipes marketing et commerciales afin de présenter une image de marque cohérente et professionnelle.
De plus, de nombreuses entreprises recourent à des experts externes à l’entreprise ce qui entraîne une multiplicité de personnes impliquées dans la création et la gestion des contenus. Diverses personnes vont donc manipuler les contenus d’où la nécessité de mettre en place un DAM dans la société pour centraliser et sécuriser les ressources numériques. D’ailleurs, celui-ci peut s’intégrer à votre Content Management System (CMS). Il s’agit du logiciel de gestion de contenu de l’entreprise.
En somme, le DAM s’adresse à toutes les entreprises qui partagent des contenus puisque cette solution centralise et sécurise toutes vos ressources digitales. Il allège ainsi la peine du DAM manuel et chronophage offrant ainsi un cadre de travail efficace.
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2. Quelles sont les principales fonctionnalités d’un DAM ?
Une solution de Digital Asset Management comprend diverses fonctionnalités conçues pour optimiser la gestion de vos actifs numériques dont :
- la centralisation sécurisée des contenus numériques de l’entreprise (photos, vidéos, textes, audios, pdf, etc.) afin d’éviter la dispersion des fichiers pouvant conduire à des dommages significatifs tels que la perte d’informations ;
- le partage des médias en interne et en externe à partir d’un cloud pour une collaboration plus fluide ;
- l’extraction automatique des métadonnées pour le référencement SEO ;
- le tri des fichiers en double ;
- la présence d’une barre de recherche pour trouver facilement un document ;
- la localisation des ressources numériques ;
- l’archivage numérique des fichiers ;
- la gestion des droits d’accès par utilisateur ou par profil d’utilisateur ;
- la modification des contenus existants ;
- la gestion des droits d’auteur ;
- un historique d’utilisation des médias ;
- l’intégration avec d’autres solutions (PIM, ERP, etc.).
Bon à savoir : Le DAM est une composante du Master Data Management (MDM).
Le choix de votre plateforme collaborative DAM dépend donc des besoins et des problématiques de votre entreprise, ainsi que des fonctionnalités attendues.
- La convention par recommandé électronique.
- Le vote électronique de la résolution avec calcul automatique des voix et intégration dans le procès-verbal.
- La signature électronique de la feuille de présence et des documents clés.
- L’archivage des documents dans le coffre-fort.
- L’export PDF des PV d’assemblées générales.
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3. Quel est l’intérêt d’avoir un DAM ?
Les contenus numériques ont de plus en plus d’importance pour les entreprises. Celles-ci doivent apprendre à les gérer afin de les exploiter correctement. C’est là que le Digital Asset Management intervient.
Il permet de traiter et de partager plus facilement la bonne information au public cible surtout à l’heure où les canaux de diffusion deviennent plus nombreux et plus variés.
Une solution DAM vous fait profiter de ses nombreux atouts pour la croissance de votre entreprise. À savoir :
- bénéficier d’un gain de temps ;
- créer une image de marque cohérente ;
- profiter d’une sécurité renforcée ;
- avoir une diffusion des contenus améliorée.
Un gain de temps
La première fonction d’un DAM est de centraliser tous vos contenus numériques au même endroit. Vos spécialistes du marketing et votre équipe commerciale auront ainsi un accès rapide aux fichiers dont ils ont besoin sans de longues minutes de recherche causant un véritable préjudice à leur productivité. En effet, il n’y a ni recherche fastidieuse ni demande de partage de fichiers avec un DAM.
Avec un système DAM, tous les fichiers sont classés selon des critères définis (mots-clés, nature, format, etc.).
Par ailleurs, le marketing peut insérer les métadonnées correspondantes à chaque média pour faciliter et accélérer la production de contenus digitaux. En ajoutant des informations pertinentes, le référencement SEO est amélioré.
Une image de marque cohérente
L’utilisation des contenus stockés dans le DAM permet d’avoir une certaine cohérence et pertinence dans la diffusion de vos informations et dans tous vos projets marketing et commerciaux. C’est notamment le cas pour vos campagnes de communication où chaque élément doit s’aligner avec l’identité de votre marque.
En effet, vous pouvez travailler avec de nombreux partenaires (agences de communication et freelances). En recourant au DAM, ils vous créeront des contenus digitaux en accord avec vos directives de marque.
Le DAM facilite aussi l’étape de vérification et le partage des fichiers, notamment si vos prestataires sont à distance. Ils pourront accéder aux contenus requis, effectuer des modifications et soumettre leurs créations pour validation dans un environnement collaboratif.
De plus, certains Digital Asset Management vont plus loin et vous permettent de diffuser directement vos contenus marketing et de les personnaliser. Ces derniers proposent généralement des rapports d’analyse sur les informations partagées afin d’évaluer la performance des contenus diffusés. Vous pourrez ainsi contrôler et adapter votre stratégie digitale en fonction des résultats obtenus.
Une sécurité renforcée
La centralisation des contenus numériques dans un système de Digital Asset Management limite les doublons et les risques de perte des fichiers. Chaque équipe utilise la dernière version du document.
Par ailleurs, une solution DAM permet de tracer chaque utilisation des contenus numériques afin de contrôler et de vérifier leur usage. Cette transparence est cruciale pour s’assurer que les contenus sont utilisés conformément aux directives et aux droits d’auteur.
La possibilité de suivre l’utilisation des actifs numériques donne également la capacité d’identifier les fichiers les plus consultés.
Une diffusion des ressources digitales améliorée
À l’heure actuelle, les canaux digitaux se diversifient et demandent plus de temps aux équipes marketing.
Le DAM facilitera la diffusion de vos contenus que ce soit sur votre site internet ou sur les réseaux sociaux. Les fichiers seront aisément convertibles dans le format nécessaire afin de procéder à une publication rapide sur votre site, sur les applications et sur les réseaux sociaux.
Une campagne publicitaire menée à bien plus rapidement et plus efficacement offre des lancements de produits et/ou de services accélérés et rentables.
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4. Quelles sont les différences entre un DAM et un PIM ?
Le DAM et le PIM, pour Product Information Management (ou gestion de l’information produit) sont souvent opposés alors qu’ils peuvent être complémentaires.
Lors de la commercialisation d’un produit, une fiche produit doit être créée que ce soit pour le catalogue produit, le site internet, les marketplaces ou autres. Celle-ci doit comprendre :
- le descriptif du produit et des visuels ;
- ses données techniques ;
- son usage ;
- les informations logistiques (transport et réception).
Toutes ses informations sont fournies par différentes équipes de l’entreprise : le bureau d’étude, le service logistique, le marketing, etc.
C’est pourquoi il est essentiel de mettre en place la centralisation des données produits (marketing, technique, normatif, logistique, économique, etc). C’est le rôle d’une solution PIM.
À noter : Le PIM concerne les données produits et le DAM, les contenus médias.
Le PIM est davantage utilisé par les responsables produits, le data manager et le marketing opérationnel. Ils vont enrichir la base de données du produit et les contrôler. Quant au DAM, il va être la plateforme collaborative du service marketing et communication.
Pour une meilleure efficacité, les deux solutions doivent être utilisées de manière complémentaire afin que la fiche produit contienne toutes les informations utiles aux consommateurs. On parle alors du Master Data Management (MDM). C’est la meilleure optimisation de la data marketing.
Le PIM et le DAM doivent également s’intégrer aux autres outils de votre entreprise tels que l’ERP (Enterprise Resource Planning) pour les données techniques, logistiques et tarifaires. L’ERP est un logiciel de gestion des activités de l’entreprise (gestion de projets, supply chain, achats, gestion des risques, comptabilité, etc.). L’alliance de ces solutions permet d’enrichir les fiches produits et de les adapter aux divers contenus digitaux.
En somme, le Digital Asset Management (DAM) est un atout indispensable pour les entreprises qui souhaitent optimiser la gestion de leurs contenus numériques. En centralisant toutes les ressources au mème endroit, le DAM améliore l’efficacité opérationnelle, la cohérence de l’image de marque et l’intégrité des informations. Les entreprises peuvent donc s’adapter aux exigences du marché dans un paysage numérique en constante évolution.
D’ailleurs, certains DAM intègrent dorénavant l’IA (intelligence artificielle). Ils offrent ainsi des fonctionnalités d’automatisation telles que le détourage automatique des visuels et l’extraction automatique des mots-clés.
Et si vous passiez également à l’actionnariat dématérialisé avec la plateforme collaborative tout-en-un d’Axiocap ? Vous pourrez ainsi profiter de :
- la gestion des titres et du registre de mouvements de titres en ligne ;
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- la tenue du registre unique du personnel et du registre des délibérations et des décisions 100 % en ligne ;
- un environnement intégralement sécurisé avec un coffre fort numérique et une signature électronique avancée.
