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1. La dématérialisation de document : qu’est-ce que c’est ?
Dématérialisation : définition
La dématérialisation de document consiste très simplement à supprimer le document papier et le remplacer par un fichier numérique, stocké sur un support informatique ou dans le cloud.Les sociétés disposent de nombreux outils à leur disposition permettant de créer, éditer, stocker, partager et signer des documents de toute sorte.
Les documents concernés
En pratique, cela concerne tous les services d’une entreprise :
• Les documents commerciaux : contrats, devis, bons de commande… ;
• La gestion comptable : optimisation des factures clients et fournisseurs.
• Les ressources humaines : contrat de travail, fiche de paie, notes de frais…
☝️ À noter : Depuis le 1er janvier 2020, la facturation électronique s’impose aux entreprises qui répondent à des marchés publics. Cette obligation s’appliquera aux grandes entreprises et ETI à partir du 1er septembre 2026, puis aux PME et micro-entreprises en 2027.
Ne pas confondre avec la numérisation
La numérisation correspond à la transformation des dossiers papier en documentsnumériques. Même si c’est souvent le cas, elle ne s’inclut pas nécessairement dans un processus de dématérialisation. Elle peut être un soutien à la gestion de document, sans pour autant que l’entreprise soit passée au tout digital.
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2. Pourquoi passer au document dématérialisé ?
La dématérialisation : une mise en conformité légale
En transposant la directive communautaire 1999/93/CE sur le droit de la preuve, la loi du 13 mars 2000 donne force probante à la signature électronique et l'acte authentique électronique. Il convient néanmoins de respecter les conditions précisées à l’article 1316-1 du Code civil, à savoir que son auteur soit dûment identifié et que l’intégrité du document soit garantie.
La dématérialisation : un avantage économique pour l’entreprise
La réduction des échanges papier permet de réaliser une économie financière liée à :
- L’allègement des frais d’impression : papier, encre, équipement de machines dédiées ;
- La suppression des frais d’envoi (la poste et autre transporteur) grâce à l’utilisation de la messagerie électronique.
Par ailleurs, la dématérialisation s’accompagne d’une véritable mutation concernant l’archivage des documents papiers :
- Gain de temps et gain de productivité ;
- Gain de place et libération des espaces de stockage sur la surface de bureaux ;
- Réduction des coûts.
La dématérialisation : un enjeu écologie
La politique RSE des entreprises n’a jamais été autant tournée vers la protection de l’environnement. Or, la dématérialisation est une réponse concrète au développement durable, car elle permet une réduction massive des déchets. En France, un salarié utilise en moyenne 70 kg de papier par an et cela fait autant de déchets à gérer et à recycler. Par ailleurs, on sait que la production de papier génère de la pollution, en plus des problèmes dedéforestation et de consommation d’eau. Le zéro papier constitue donc une démarche d’avenir pour les sociétés, même si le stockage numérique soulève un nouvel enjeu de pollution.
Le coffre-fort numérique : le stockage dématérialisé de vos documents !
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3. Comment passer au document dématérialisé ?
La transformation de documents existants en fichiers électroniques
La première étape consiste à numériser l’ensemble des documents existants dans l’entreprise. Une tâche fastidieuse qu’il vaut mieux confier à une société spécialisée. Elle s’occupe de la numérisation, de l’indexation des documents, du stockage et de l'archivage des données. Une étape importante dans une démarche de dématérialisation de l’entreprise, qui doit être complétée par une digitalisation automatique des documents à venir.
L’automatisation du flux de travail de documents électroniques
La plateforme de gestion de flux documentaires vise à définir le protocole de gestion des fichiers dans votre entreprise. Elle automatise les tâches répétitives ou collaboratives qui génèrent un enchaînement d’actions entre différents acteurs :
• Suivi quotidien des étapes du workflow ;
• Notifications automatiques des étapes et des échéances ;
• Routage automatique des documents vers la personne accréditée pour validation et signature ;
• Automatisation des décisions.
La dématérialisation des processus permet d’optimiser le cycle de vie des documents, deréduire les délais et de limiter les erreurs humaines.
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4. La GED : étape indispensable de la dématérialisation
La gestion électronique des documents permet d’accélérer la transformation digitale d’une société en numérisant et organisant tous les documents d’entreprise. Le logiciel de GED a vocation à simplifier et à optimiser la gestion documentaire : numériser, stocker, organiser, partager et archiver.
Tout est centralisé et sécurisé :
• Classement automatisé dans une arborescence de dossiers ;
• Horodatage des documents ;
• Transmission facilitée ;
• Sécurisation du contenu et de son intégrité ;
• Archivage à valeur probatoire.
☝️ À noter : Quelle est la différence entre l’automatisation du flux de travail et la GED ?
• L’Automatisation concerne les workflows, soit le traitement des documents dans le cadre des processus métier.
• La GED concerne le stockage et l’organisation des documents électroniques.
☝️ À noter : Le coffre-fort numérique permet de compléter le dispositif de sécurité en garantissant un stockage pérenne et certifié pour les documents sensibles.
En savoir plus sur la GED !
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5. Les avantages de la dématérialisation des documents en entreprise
1. Mise en conformité légale
Il s’agit de répondre aux différentes normes : droit européen, droit français, RGPD, réforme à venir de la facturation en France.
2. Centraliser le stockage des données
Un des avantages les plus considérables est en effet la simplification de gestion qui en résulte, le gain d’espace et le gain de temps au quotidien ! Le traitement automatisé réduit les tâches répétitives et chronophages. Elle évite ainsi le temps perdu à chercher ou classer un document. Cela permet par ailleurs de réduire les coûts de gestion documentaire
3. Optimiser les process
La gestion et la transmission permettent d’accroître la productivité de l’entreprise :
- Travail collaboratif favorisant les initiatives des salariés ;
- Traçabilité des documents dématérialisés ;
- Réduction des coûts opérationnels sur l’activité globale.
4. Améliorer la sécurité de l’entreprise
L’archivage électronique protège contre la perte de documents et les dommages physiques liés aux incendie et inondation par exemple. Il garantit l’entreprise contre les fuites de données sensibles par un système de cryptage. Cela concerne par exemple l’accès aux données du service RH ou la consultation de contrats critiques qui doivent être strictementautorisés. Il faut en revanche être intraitable sur la sécurité des serveurs informatiques !
5. Réduire son empreinte sur l’environnement
La réduction de consommation du papier est au cœur des réflexions environnementales de l’entreprise. C’est une mutation évidente pour l’avenir à très court terme, dans l’objectif de réduire ses déchets et son empreinte carbone.
Vous souhaitez passer à la dématérialisation ? Consultez les outils Axiocap, une filiale d’Infogreffe.
