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1. La GED : qu’est-ce que c’est ?
La GED concerne les documents et données associées qui sont quotidiennement manipulés dans une société. Elle permet d’en optimiser la gestion de documents et leur exploitation par des moyens électroniques spécialisés et performants.
La GED désigne les procédés digitaux, tels que les logiciels de gestion documentaire et les systèmes de gestion. Ces outils permettent d’organiser et de gérer des documents dématérialisés. En pratique, ils optimisent la gestion documentaire dans un passage au tout digital : capture, numérisation, validation, exploitation, transfert, diffusion, classement, archivage, etc.
Cette gestion automatisée est plus fiable. Elle permet au professionnel de se consacrer à son cœur de métier et réduit considérablement le risque d’erreur. Autre point non négligeable, elle joue un rôle important en matière d’environnement, conduisant à réduire considérablement l’utilisation du papier et la quantité de déchet qu’elle génère.
☝️ À noter : On parle aussi de document management system ou d’electronic document management.
Comment passer au zéro papier dans votre entreprise ?
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2. 6 fonctionnalités essentielles de la GED
La numérisation de vos documents de société
Votre outil de gestion électronique convertit les documents papiers historiques de votre société en données numériques. Selon le cas, les documents peuvent être scannés, codés ou saisis par OCR, reconnaissance optique de caractères. La GED représente une économie financière substantielle en diminuant très nettement le recours à l’archivage papier et en simplifiant la recherche des documents.
☝️ À noter : Prévoyez une période de transition au cours de laquelle les archives papier seront également numérisées pour être pleinement exploitables via la GED.
Le stockage sécurisé des données
Une fois numérisés, vos documents sont stockés en toute sécurité. La cybersécurité représente aujourd’hui un enjeu stratégique pour les entreprises face au risque croissant de cyber-attaques.
La gestion des droits d’accès aux documents
Le système de gestion électronique des documents propose en outre une fonctionnalité essentielle pour contrôler les droits d’accès des utilisateurs, et ainsi modifier ou diffuser des documents. L’entreprise garde donc la confidentialité de certaines données (RH, brevet, etc.), en ne les rendant accessibles qu’aux personnes autorisées.
L’indexation et la recherche facile de documents
Une fois le logiciel mis en place, la GED garantit l’indexation des données essentielles concernant les documents numérisés : titre, auteur, type de fichier, date, etc. Autant d’informations qui facilitent son classement et sa recherche ultérieure.
Le travail collaboratif
La GED simplifie votre processus métier aux différentes étapes de validation qui peuvent peser sur un document interne. Le workflow s’en trouve très nettement allégé grâce à une circulation fluide du document et au système de signature électronique. Cela permet de suivre facilement les modifications apportées aux documents au fil du temps.
L’interopérabilité avec les différents outils de l’entreprise
Votre outil de GED propose généralement une interopérabilité avec les autres outils utilisés au sein de votre société : logiciel de comptabilité, système de gestion de la relation client (CRM) ou des ressources humaines (RH). Une compatibilité qui fluidifie très nettement la gestion d’entreprise.
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3. Les étapes pour mettre en place la GED
La mise en place de la gestion électronique des documents dans une entreprise ne s'improvise pas. Elle nécessite une préparation rigoureuse. De la dématérialisation des informations à la diffusion des fichiers électroniques, chaque étape est importante et nécessite l’implication de tous pour gagner en productivité et en place.
Il faut donc :
- Intégrer l'ensemble des documents de l'entreprise dans le système de GED ;
- Choisir un système de classement pour indexer les fichiers : par date, numéro de référence, numéro de client et/ou mots-clés et autres métadonnées ;
- Opter pour un système de stockage et d’archivage des documents : avec un serveur sur site, un serveur externalisé ou une solution cloud selon le volume de stockage nécessaire et le niveau de sécurité exigé ;
- Définir le système de diffusion de l’information : internet, intranet, mail ou plateforme de partage ;
- Former les utilisateurs pour assurer une transition en douceur et une utilisation efficace de la nouvelle solution GED.
☝️ Bon à savoir : La migration des données consiste à enregistrer, classer et indexer les éléments pour enrichir votre bibliothèque numérique. Concrètement, les documents papier sont numérisés par l’homme ou la machine, selon le volume à traiter. Les fichiers numériques existants sont également collectés et intégrés. L’objectif est de réduire progressivement le « flux » de documents papier, au profit du numérique. Cette étape requiert un haut niveau de sécurité dans la manipulation des documents pour éviter une fuite des données.
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4. Comment choisir votre logiciel GED ?
Définir vos besoins
À chaque entreprise, des besoins spécifiques concernant la gestion documentaire. Le choix de votre solution dépend directement de l'analyse de vos besoins utilisateur. Le logiciel de GED doit répondre à votre système d’indexation et permettre une utilisation simple et sécurisée de vos documents avec une data room par exemple. Pensez à lister les fonctionnalités essentielles pour votre GED et anticipez vos besoins présents à court et moyen terme, afin de choisir une solution durable.
☝️ Bon à savoir : Le stockage des données, sur site ou externalisé, pose également la question de la conformité avec le RGPD, règlement général sur la protection des données. Lorsque votre entreprise est amenée à stocker des données concernant des particuliers, ces derniers doivent pouvoir exercer leurs droits de modification, de limitation ou de suppression dans des délais raisonnables.
Comparer les offres
Le coût d’un système de gestion électronique des documents varie en fonction de la taille et les besoins de l’entreprise. Il dépendra en effet de :
- Le choix d’une formule On-premise avec achat du logiciel, gestion de l’installation et de la maintenance en interne ;
- Le choix d’une solution Saas avec un abonnement annuel, hébergée et maintenue par un fournisseur ;
- Volume de documents à traiter ;
- Utilisation des outils comme la signature électronique, le bulletin de salaire électronique, etc. ;
- Le coût de la formation des employés à l'utilisation du système de Gestion électronique de documents.
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5. Les avantages de la GED
Optimisation de la productivité
Fini le temps perdu dans la gestion des documents papier ! La GED simplifie la validation et le partage des documents au sein des différentes équipes. On rationalise la manipulation et le coût des documents. On améliore également la sécurité avec un contrôle de l’accès aux informations sensibles. Et cela représente autant de gain sur la productivité de l’entreprise et son positionnement concurrentiel.
Amélioration de la qualité
La gestion électronique de document permet de construire un référentiel documentaire de qualité, qui facilite la centralisation au sein d’un espace partagé et collaboratif.
- La diffusion et la gestion des contenus permettent ainsi à toute personne de consulter rapidement un document important, en fonction de son niveau d’accès.
- L’entreprise améliore la qualité de son service client avec une plus grande réactivité et une meilleure remontée des besoins clients.
- Elle augmente aussi sa capacité d’adaptation face aux exigences réglementaires.
- En définitive, la GED permet à l’entreprise une adaptation rapide au marché et donc un avantage concurrentiel important.
Sécurisation des données
La GED offre à l’entreprise de nouvelles fonctionnalités avancées en matière de sécurité et de conformité. Le chiffrement des données, les sauvegardes automatiques, le stockage sécurisé permettent ainsi de protéger les documents contre les pertes et les situations de crise liées à une cyberattaque. On note ainsi une réduction significative du risque de perte de données. En organisant les fichiers et en traçant les modifications, les systèmes de GED facilitent la recherche et la récupération des fichiers perdus.
☝️ Bon à savoir : On accède également à l’historique des interventions réalisées sur le document, avec les dates et les personnes concernées. Un niveau d’information supplémentaire qui peut être très utile en cas de litige.
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